Вся правда о кадровых документах, которую нужно знать каждому владельцу бизнеса, чтобы избежать неприятностей от надзорных органов.
Кого касается вопрос о кадровых документах?
- Кадровые документы должны быть у каждой компании, если в ней есть хотя бы один сотрудник.
- Если у индивидуального предпринимателя есть сотрудники по трудовому договору – кадровые документы тоже обязательны.
Кадровые документы бывают 3-х видов:
индивидуальные кадровые документы – они касаются только одного отдельного работника,
локальные нормативные акты – они регулируют вопросы, связанные с отношениями работодателя со всеми сотрудниками,
другие кадровые документы – это информационно-справочные документы, связанные с кадрами.
Индивидуальные кадровые документы: трудовой договор, согласие работника на обработку персональных данных, приказы по отдельным работниками, карточки воинского учета, трудовая книжка, сведения о трудовой деятельности, расчетные листки.
Обязательные локальные нормативные акты: правила внутреннего трудового распорядка, положение об обработке и защите персональных данных, положение о системе управления охраной труда, инструкция по охране труда, положение о порядке рассмотрения и учета микроповреждений (микротравм) работников, график отпусков.
Необязательные локальные нормативные акты: должностные инструкции, положение о дистанционной работе, положение о введении режима коммерческой тайны, положение об оплате труда и премировании, положение о направлении в командировки, положение по кадровому делопроизводству, положение об электронном документообороте.
Другие кадровые документы: штатное расписание, табель учета рабочего времени, книга по учету движения трудовых книжек и их вкладышей, книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, документы по спец. оценке условий труда.
Существует миф о том, что маленьким компаниям и ИП не нужно оформлять кадровые документы. Это не правда.
В соответствии со статьей 309.2 Трудового кодекса РФ, микропредприятия (годовая выручка до 120 млн. руб. и не более 15 работников) и некоммерческие организации вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, но от оформления индивидуальных и других кадровых документов не освобождены и эти работодатели.
Работодатель обязан ознакомить под подпись работника с каждым индивидуальным кадровым документом и со всеми локальными нормативными актами. А трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, по одному для работника и работодателя.
Проверить наличие кадровых документов у бизнеса может инспектор по труду, прокуратура, налоговая служба, а ещё эти документы нужно представить в суд по любому трудовому спору.
За отсутствие кадровых документов бизнес могут привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Наказание возможно в виде штрафа от 1 тыс. руб. до 200 тыс. руб., либо при повторном нарушении должностное лицо работодателя может быть дисквалифицировано на срок от 1-го до 3-х лет.
С уважением, автор журнала «Бизнес-стратегии: аналитика и практика», Макаровская Наталья, юрист для бизнеса, прокурор по надзору за бизнесом в отставке, руководитель Юридической компании «Правовая система».