Персональные данные сотрудников — одна из самых чувствительных зон для работодателей. В 2026 году Роскомнадзор уделяет кадровым процессам особое внимание, поскольку именно здесь чаще всего фиксируются нарушения: отсутствие согласий, неправильное хранение личных дел, свободный доступ к информации, устаревшие формы документов.Для бизнеса и медицинских организаций это означает одно: кадровый блок должен быть полностью приведен в соответствие требованиям ФЗ-152, иначе риск штрафов и предписаний резко возрастает.
В этой статье разберем:
- какие данные сотрудников считаются персональными;
- какие требования предъявляет ФЗ-152 работодателю;
- какие документы обязаны быть в кадровом блоке;
- когда требуется согласие работника;
- какие ошибки чаще всего выявляет Роскомнадзор;
- как выстроить безопасную систему обработки ПДн сотрудников.
Какие данные сотрудников относятся к персональным
Персональными данными работников считаются любые сведения, позволяющие идентифицировать сотрудника.
К ним относятся:
- ФИО;
- паспортные данные;
- СНИЛС, ИНН;
- адрес регистрации и проживания;
- телефон, e-mail;
- сведения о заработной плате;
- медицинские справки;
- данные о семье;
- банковские реквизиты;
- кадровые документы.
Особую категорию составляют:
- сведения о здоровье;
- данные медицинских осмотров;
- информация о больничных листах.
Эти данные относятся к специальным категориям персональных данных и требуют усиленной защиты.
Кто является оператором персональных данных сотрудников
Оператором является работодатель:
- юридическое лицо;
- индивидуальный предприниматель с персоналом;
- медицинская организация;
- образовательная организация.
Работодатель несет полную ответственность за:
- законность обработки;
- безопасность хранения;
- соблюдение прав работников.
На каком основании работодатель обрабатывает данные сотрудников
ФЗ-152 допускает обработку персональных данных сотрудников на основании:
✔ Трудового законодательства
Большая часть кадровой обработки осуществляется без отдельного согласия, если она:
- необходима для исполнения трудового договора;
- предусмотрена ТК РФ;
- связана с кадровым учетом.
✔ Согласия работника
Согласие требуется, если:
- данные используются для маркетинга;
- передаются третьим лицам сверх требований закона;
- обрабатываются специальные категории данных;
- используются для публикации на сайте (фото, ФИО).
Какие документы по персональным данным сотрудников должны быть у работодателя
Роскомнадзор проверяет кадровую документацию особенно тщательно.
✅ 1. Политика обработки персональных данных
Должна включать:
- категорию «персональные данные работников»;
- цели кадровой обработки;
- сроки хранения;
- меры защиты.
✅ 2. Положение о защите персональных данных сотрудников
Отдельный внутренний регламент, который определяет:
- порядок работы с личными делами;
- доступ кадровиков;
- хранение бумажных и электронных документов;
- ответственность персонала.
✅ 3. Приказ о назначении ответственного за ПДн
Обязателен для любой организации.
✅ 4. Формы согласий сотрудников
Используются в случаях:
- публикации информации;
- передачи данных третьим лицам;
- обработки медицинских сведений.
✅ 5. Журналы учета доступа
Фиксируют:
- кто работал с персональными делами;
- кому предоставлялся доступ;
- когда производилась передача данных.
✅ 6. Инструкции для кадровых работников
Регламентируют:
- работу с личными делами;
- защиту информации;
- порядок хранения документов.
Особенности обработки медицинских данных сотрудников
Медицинские справки, данные медосмотров, больничные относятся к специальным категориям ПДн.
Работодатель обязан:
- ограничить круг лиц с доступом;
- обеспечить отдельное хранение;
- использовать усиленные меры защиты.
Особенно актуально для:
- медицинских организаций;
- промышленных предприятий;
- организаций с обязательными медосмотрами.
Требования к хранению персональных дел сотрудников
Работодатель обязан:
- хранить документы в закрытых шкафах;
- ограничивать доступ;
- защищать электронные базы;
- вести учет выдачи дел.
Хранение «в открытом доступе» — прямое нарушение.
Онлайн-системы и CRM в кадровом учете
В 2026 году многие работодатели используют:
- HRM-системы;
- облачные сервисы;
- электронные архивы.
При этом необходимо:
- заключать договоры с провайдерами;
- прописывать передачу данных;
- контролировать безопасность.
Типовые нарушения работодателей
Роскомнадзор чаще всего выявляет:
❌ Отсутствие локальных актов
Нет положения о ПДн сотрудников.
❌ Отсутствие согласий при публикациях
Размещение фото и данных сотрудников без разрешения.
❌ Свободный доступ к личным делам
Кадровые документы доступны посторонним.
❌ Отсутствие обучения кадровиков
Персонал не знает требований ФЗ-152.
❌ Устаревшие формы документов
Используются старые шаблоны.
Как работодателю привести кадровый блок в соответствие ФЗ-152
Шаг 1. Провести аудит кадровых процессов
Проверьте:
- какие данные собираются;
- кто имеет доступ;
- где хранятся документы.
Шаг 2. Внедрить корректные документы
Необходимо:
- актуализировать политику;
- внедрить положение о ПДн сотрудников;
- оформить согласия.
👉 Готовое решение:
Пакет документов по персональным данным для организаций и клиник
https://mediator-med.ru/dokument-dlya-klinik?tfc_charact:8999432%5B1392474511%5D=Персональные+данные&tfc_div=:::
Шаг 3. Назначить ответственного
Закрепить контроль за обработкой ПДн.
Шаг 4. Обучить кадровых специалистов
HR должны понимать:
- требования ФЗ-152;
- порядок получения согласий;
- правила хранения данных.
👉 Рекомендуемое обучение:
Курс повышения квалификации по персональным данным
https://mediator-med.ru/kurs-personal-dannie
Шаг 5. Настроить контроль доступа
Ограничить круг лиц, работающих с персональными делами.
Почему кадровый блок часто становится причиной штрафов
Причины:
- большой объем данных;
- высокая текучка персонала;
- человеческий фактор;
- формальный подход работодателей.
Особенности для медицинских организаций
Клиники одновременно обрабатывают:
- данные сотрудников;
- данные пациентов.
Это требует:
- двойного контроля;
- расширенного пакета документов;
- усиленного обучения персонала.
Вывод: обработка ПДн сотрудников — зона повышенного риска
В 2026 году:
✔ кадровые проверки усилились
✔ ошибки приводят к штрафам
✔ HR должны быть обучены
✔ документы должны быть актуальны