Ранее мы обсуждали процесс организации деловых путешествий, а сейчас рассмотрим документацию, необходимую для подготовки служебной поездки.
Необходимые документы для оформления командировки
По состоянию на 2019 год список необходимых бумаг для организации командировки включает следующее:
- Распоряжение — подтверждает факт служебной поездки;
- Служебная записка — утверждается непосредственным начальником, содержит цели и задачи сотрудника (можно включить в приказ, отдельный документ не обязателен);
- Кассовый ордер на выдачу средств — оформляется для выдачи предоплаты на транспортные и прочие расходы;
- Разрешение на труд в нерабочие дни — требуется только при планировании деятельности в выходные или праздники (в стандартные рабочие дни не нужно);
- Отчёт по выданным средствам — сотрудник представляет его после возвращения, прилагая подтверждающие расходы чеки.
Разберём каждую позицию детальнее.
Распоряжение о служебной поездке
До 2015 года организации должны были оформлять отдельно служебное поручение и командировочное удостоверение. Сейчас достаточно подготовить распоряжение. Компании могут разработать собственный бланк или использовать стандартную форму Т-9.
Основные элементы этого документа:
- юридическое название предприятия;
- ФИО, должность и код отдела сотрудника;
- пункт назначения;
- сроки поездки;
- основания и задачи командировки (служебная записка).
Служебное поручение
В настоящий момент отдельное оформление этого документа не регламентировано. Информацию можно указать в приказе, но на практике кадровые службы часто используют бланк Т-10а для упрощения отчётности.
Заполнение осуществляется в два этапа. До отъезда в документ вписывают реквизиты организации, порядковый номер, данные работника и параметры поездки. Обычно эти поля заполняет сам командируемый сотрудник.
После завершения командировки руководитель фиксирует выполненные задачи и подводит итоги в соответствующем разделе.
Предоплата и кассовый ордер
Работодатель сохраняет за сотрудником должность, выплачивает среднюю зарплату и компенсирует расходы. Для этого выдаётся аванс. Выплата оформляется через расходный кассовый ордер.
Документ содержит:
- наименование операции («Основание»);
- перечень приложений («Приложение»);
- код предприятия по ОКПО;
- дату составления;
- подписи бухгалтера и получателя средств.
Согласие на работу в выходные (дополнительно)
При планировании деятельности в нерабочие дни требуется письменное согласие работника. Утверждённой формы нет – допустим свободный формат.
Важно помнить о категориях сотрудников, которых запрещено привлекать в выходные:
- несовершеннолетние;
- беременные сотрудницы;
- родители детей до трёх лет;
- лица с инвалидностью.
Отчёт по авансу
После возвращения работник заполняет авансовый отчёт по форме АО-1 для подтверждения расходов. В документе указывают:
- название компании;
- номер и дату документа;
- должность и отдел сотрудника;
- цель командировки;
- сумму полученного аванса.
К отчёту прикрепляются платёжные подтверждения.
Итоги
Сегодня подготовка командировочных документов максимально упрощена. Основной пакет включает приказ, служебное задание, кассовый ордер и авансовый отчёт. Дополнительные документы (например, согласие на работу в нерабочие дни) оформляются при необходимости.