ВСТУПЛЕНИЕ
Компания начинает утро с коллегиально заваренным кофе — и тут на крыльце появляются люди из ФНС с чемоданом документов. Впереди классическая выездная проверка: доначисление на 12 миллионов, нервы, вопросы — и хорошо, если вы успеваете спросить: «У нас всё в порядке с бумагами?» Но что именно считать порядком, а что легко разваливается в суде, знает далеко не каждый бухгалтер.
Внезапные гости: когда налоговая не стучится дважды
Недавно ФНС пришла в компанию с выездной проверкой и доначислила 12 млн рублей. Все уверены: «У нас документы железные — договоры, акты, счета-фактуры. Хоть в книгу рекордов заноси». Но потом начинается арбитраж, и эти самые документы начинают разваливаться почти без участия ФНС.
Почему так происходит? Чаще всего из-за семи документов, которые ломают даже самую продуманную позицию. Не из-за юридических тонкостей, а по реальным ошибкам в оформлении и подтверждении хозяйственных операций.
Бывает, бухгалтерия аккуратно хранит сканы, но при проверке выясняется: ноутбук утонул, первичка утеряна, а поставщик давно исчез. Даже если удалось найти оригиналы, почему половина «бетонных» документов в суде тает, как снег на солнце?
Документ №1: Договор — не талисман, а ловушка
Классика жанра: в арбитраже показывают договор, а судья спрашивает — почему условия так прописаны? Нет логистики, сроки не совпадают, вместо подписей — инициалы без расшифровки. Если договор оформлен не идеально, ФНС не будет разбираться в деталях — они укажут на формальные ошибки. Проверьте название предмета договора, сроки, адреса, подписи, печати. Убедитесь, что все изменения оформлены допсоглашениями и у вас есть подтверждения выполнения операций по договору (акты, счета-фактуры, переписка). Поверьте: один неаккуратно оформленный раздел договора — и начинается весёлая жизнь на допросах в суде.
Документ №2: Акты и накладные — доказательство движения, а не бумаги ради бумаг
Одна из любимых историй налоговых инспекторов — «акты подписаны, а товар или услуги не передавались». ФНС смотрит: есть ли расхождения между актом и фактической сделкой (например, акт на весь объём, а в реальности — только частичная поставка). Внимательно относитесь к датам, подписи должны быть живыми (если нет — проверьте доверенности!). Храните логистические документы, путевые листы, фотографии, чтобы подтвердить реальное движение товара.
Документ №3: Счета-фактуры — мелочи или миллионные проблемы?
В суде споры почти всегда возникают из-за деталей. Ошибка в ИНН, номере, неверная ставка НДС, отсутствие подписи, забытый штамп — и доказательная база рушится. Даже если операция реальна, ФНС заявляет: «Фактура оформлена с нарушениями — налог не принимается». Иногда компания утверждает, что ошибку допустил поставщик, но суды однозначны: кто оформляет — тот и отвечает. Проверьте хронологию, акты сверки — и самое главное, не относитесь к оформлению счетов-фактур формально.
Документ №4: Банковские выписки и платёжные поручения — остался ли след?
Бывает, в деле лежит договор и акт, а по выпискам денег не поступило. В арбитраже первая мысль: если деньги не прошли между счетами — договор фиктивный. Иногда по одной сделке проходят одинаковые суммы с разными контрагентами, и без пояснений это только на руку ФНС. Подготовьте пояснения по всем необычным движениям средств, не допускайте зависших платежей без привязки к конкретным договорам и актам.
Кейс. Компания поставляет стройматериалы, три платежа по сделке проходят через обособленный офис, потом деньги переводят в головное отделение. При проверке ФНС заявила: «Это схема для обналичивания, экономического смысла не видим». Помогло только восстановление цепочки оплат, приложенная переписка между контрагентами, логистические накладные. Суд внимательно отнёсся к этим деталям — если бы не эти документы, исход был бы совсем другим.
Документ №5: Переписка, доверенности и… реальность операций
Сегодня ФНС активно использует в материалах даже скриншоты переписок. Часто именно это спасает (или губит) позицию компании. Если у вас нет подтверждений переговоров, поручений, расчетов с контрагентом — сложно объяснить, зачем проводилась сделка. Переписка по электронной почте, смс, мессенджеры — всё пригодится. Доверенности на ответственных лиц проверьте на актуальность, полномочия, оформите копии. Суд запрашивает эти сведения в первую очередь.
Обычная ситуация: финансовый директор на допросах уверяет, что поставщик был реальным. ФНС предъявляет скрины переписок, где обсуждается подготовка документов задним числом. Такие детали решают исход даже при наличии всех остальных документов.
Документ №6: Первичка или фантики? Почему бухгалтерия — ваша броня
В арбитраже часто звучит фраза: «реальность хозяйственных операций». Это значит, что все расчёты, движения, отгрузки и работы должны быть подтверждены не только документами между компаниями, но и внутренним учётом: приходно-расходными ордерами, товарной номенклатурой, табелями рабочего времени, актами списания, путевыми листами. Иногда бухгалтер говорит: «У нас всё в 1С», но суд требует распечатку, а архив сгорел или уволенные сотрудники забрали документы. Если с первичкой проблемы — ко всем остальным бумагам появятся вопросы.
Документ №7: Кадровые документы и технические задания — неожиданная сила
Удивительно, но суды часто становятся на сторону ФНС, если выясняется, что у работников подрядчика нет подписанных табелей, приказов о допуске на объект или штатное расписание не соответствует условиям договора. Случай из практики: компания провела дорогостоящие земляные работы, а подрядчик нанял сезонных рабочих по устной договоренности. Акты есть, деньги прошли, результаты — очевидны. Но ФНС докопалась: где табели, допуски по безопасности, разрешения СРО? Итог: доначисление подтверждено, суд поддержал инспекцию. Поэтому не забывайте: даже технические задания, проекты, черновики смет могут оказаться ключом к подтверждению реальности сделки.
ФИНАЛЬНЫЙ БЛОК
Каждая налоговая проверка превращается в квест: гонку за документами, поиски утерянного, разбор архива. Те, кто забывает про мелочи — доверенности, табели, пояснительные записки, — потом долго судятся с доначислениями.
Хотите избежать чужих ошибок и быть готовы к визиту ФНС? Следите за реальностью хозяйственных операций, а за полезными кейсами, советами и анализом актуальных споров подписывайтесь на мой телеграм-канал Закон и точка, где я делюсь реальными историями, советами и трендами из мира налоговых проверок.