Отчёт по НДФЛ, пожалуй, один из самых сложных отчётов с точки зрения бухгалтеров. К составлению годового 6-НДФЛ нужно подойти основательно и учесть разъяснения налоговиков в неоднозначных ситуациях.
Предоставить 6-НДФЛ за 2025 год нужно не позднее 25 февраля 2026 года по форме, утверждённой приказом ФНС России N ЕД-7-11/649@ от 19.09.2023 (ред. от 09.01.2024). Не забывайте, что строки 6-НДФЛ нужно заполнить отдельно по каждой ставке налога, если в течение года выплачивались доходы, облагаемые по разным ставкам НДФЛ и с разными КБК. При заполнении отчёта округляйте налог так, как это прописано в пункте 6 статьи 52 НК РФ, т.е. сумму налога менее 50 коп. нужно отбрасывать, а сумму от 50 коп. округлять до полного рубля. Сведения, указанные в справках о доходах, должны соответствовать суммам, отраженным в годовом 6-НДФЛ.
Зарплата за декабрь в 6-НДФЛ
В части зарплаты и отпускных датой получения дохода для НДФЛ является день его выплаты. В этот день происходит удержание налога. Соответственно, зарплата и отпускные, выданные в декабре, являются доходами 2025 года.
Таким образом, отражение зарплаты за декабрь в отчётности зависит от того, когда вы выплатили зарплату. Разберём несколько вариантов.
🟦Аванс за декабрь выдан до 23 декабря
В Расчёте за год покажите аванс и НДФЛ с него следующим образом:
- НДФЛ - в строках 020 и 025 Раздела 1;
- доход - в строках 120 и 131 Раздела 2;
- исчисленный и удержанный НДФЛ - в строках 140, 160 и 165 Раздела 2 .
🟦Аванс за декабрь выдан после 22 декабря
В Расчёте за год покажите аванс и НДФЛ с него следующим образом:
- НДФЛ - в строках 020 и 026 Раздела 1;
- доход - в строках 120 и 131 Раздела 2;
- исчисленный и удержанный НДФЛ - в строках 140, 160 и 166 Раздела 2.
🟦 Зарплата за вторую половину месяца выдана в декабре
Если вы рассчитались с работниками в конце года и выдали зарплату 30 декабря или ранее, то указать эту выплату в отчёте нужно следующим образом:
- НДФЛ - в строках 020 и 026 Раздела 1;
- доход - в строках 120 и 131 Раздела 2;
- исчисленный и удержанный НДФЛ - в строках 140, 160 и 166 Раздела 2.
🟦Зарплата за вторую половину месяца выдана в январе
В этом случае данную выплату нужно будет показать при составлении 6-НДФЛ за 1 квартал 2026 года:
- НДФЛ в строках 020 и 021 Раздела 1;
- доход в строках 120 и 131 Раздела 2;
- исчисленный и удержанный НДФЛ в строках 140, 160 и 161 Раздела 2.
Выходное пособие
Согласно пункту 1 статьи 217 НК РФ, с 2025 года необлагаемый лимит выходного пособия считается по правилам для декретных и детских выплат. С суммы превышения потребуется удержать НДФЛ. Это распространяется на ситуации при увольнении в связи с сокращением штата, ликвидацией организации, призывом в армию или увольнением по медицинским показаниям, а также при выплате пособия по соглашению сторон.
❗В отчете нужно будет отразить сумму выходного пособия, облагаемую НДФЛ.
Расчёт лимита приведен в письме ФНС N БС-4-11/4601 от 12.05.2025. Для этого используется коэффициент 30,4. Заработок за два года с учётом применения максимальных лимитов делится на число календарных дней и умножается на 3 и на 30,4.
Даты исчисления и удержания НДФЛ не совпадают
Дата исчисления НДФЛ не всегда совпадает с днем удержания налога. Есть виды доходов, по которым датой исчисления НДФЛ является последний день месяца, а налог удерживается в день ближайшей денежной выплаты работнику дохода. Поэтому в 6-НДФЛ сумма может быть включена в разные периоды.
Так отличаются даты НДФЛ по подаркам (подп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ). Доход в натуральной форме признаётся в день его получения (день оплаты работ/услуг, прощения долга, передачи ТМЦ), а НДФЛ будет удержан при выплате дохода. Допустим, работнику вручили подарок 30 декабря стоимостью более 4000 руб. НДФЛ с него будет удержан 12 января при выплате зарплаты.
Согласно подпункту 6 пункта 1 статьи 223 НК РФ, если работник не подтвердил командировочные расходы документами, то такой доход признаётся в последний день месяца, в котором утверждён авансовый отчёт. Аналогично следует поступать и со сверхнормативными суточными.
Доход в виде матвыгоды по займам признаётся на последнее число каждого месяца в течение срока, на который выдан заем (подп.7 п. 1 ст. 223 НК РФ).
Северные выплаты
Для районных коэффициентов и процентных надбавок при работе в местностях с особыми климатическими условиями применяется отдельная шкала. Кроме того, такой налог идёт на отдельный КБК.
Налоговый статус получателя
При заполнении 6-НДФЛ по северным выплатам нужно учесть налогового статус получателя. Если работник является резидентом РФ, то вам нужно сформировать отдельные разделы 1 и 2 с КБК и ставками НДФЛ для такой выплаты:
- 182 1 01 02210 01 1000 110 - КБК для северных выплат, облагаемых по ставке 13 %, если их сумма не более 5 млн руб.,
- 182 1 01 02230 01 1000 110 - КБК для северных выплат, облагаемых по ставке 15 % с сумм свыше 5 млн руб.
📍В отчёте указывается код территории, на которой находится головная компания или ее подразделение. Если организация находится в Москве и не имеет подразделений на Севере, а работник трудится дистанционно на Крайнем Севере, то нужно указать ОКТМО по месту нахождения организации в Москве. Такие разъяснения давали налоговики в своём письме N БС-4-11/4136 от 23.04.2025.
Если работник не является резидентом РФ:
- 182 1 01 02010 01 1000 110 - КБК для северных выплат, облагаемых по ставке 30 %. В этом случае бухгалтеру нужно заполнить на нерезидента отдельный раздел 2 со ставкой 30 %, отразив в нём зарплату с северными выплатами и общий исчисленный налог. А т.к. указанный КБК совпадает с КБК для выплат резидентам по ставке 13%, то в разделе 1 налог с северных выплат нерезидентам отражается вместе с налогом по ставке 13 %, удержанным у резидентов.
При смене налогового статуса в течение налогового периода с нерезидента на резидента нужно пересчитать НДФЛ по общим ставкам с начала года. В этом случае уже нужно применять к северным доплатам двухступенчатую шкалу НДФЛ (13 и 15%).
В разделе 2 необходимо указывать доходы резидента по районному коэффициенту и процентной надбавке следующим образом:
- по КБК 182 1 01 02210 01 1000 110 - до 5 млн руб.
- по КБК 182 1 01 02230 01 1000 110 - суммы сверх 5 млн руб.
В справке о доходах для северной выплаты - код 2006.
В поле 140 - НДФЛ по ставке 13 % (15 %, 18 %, 20 % и 22 %).
В поле 160 - фактически удержанный НДФЛ.
В поле 180 - излишне удержанный НДФЛ.
📍Согласно мнению налоговиков (письмо ФНС N БС-4-11/5967 от 19.06.2025), в расчёте 6-НДФЛ за 2025 год не надо выделять доли районного коэффициента и процентной надбавки в каждой выплате по среднему заработку. А также, соответственно, не нужно включать их в отдельную базу по ставкам 13% и 15%.