Вопрос пользователя: «Наш сотрудник должен получить наличные деньги в банке по акту. Как оформить ему доверенность в 1С и как потом кассир оприходует эти деньги?»
Суть проблемы
Получение наличных денег сторонней организацией — ответственная операция. Бумажная доверенность может быть утеряна, не учтена в кассе, что создает риски для финансовой дисциплины и усложняет сверку.
Что может 1С ERP?
Для денежных доверенностей в системе выделен отдельный рабочий стол, а сама доверенность после выдачи становится прямым основанием для оформления приходного кассового ордера (ПКО), создавая замкнутый и контролируемый цикл.
Суть подхода:
- Специальное рабочее место: Доверенности на наличные оформляются в разделе: Казначейство – Подотчетники – Доверенности на получение наличных ДС.
- Разнообразные основания: Создать доверенность можно на основании многих документов: акта выполненных работ, реализации, договора, заказа клиента. Это автоматически определяет цель получения денег и сумму.
- Связь с кассой: После того как доверенность выдана сотруднику, она превращается в распоряжение на оформление ПКО. Когда сотрудник приносит деньги в кассу, кассир создает Приходный кассовый ордер и в его дополнительных реквизитах указывает данную доверенность.
Преимущества подхода:
- Контроль целевого использования: Четкая связь: деньги получены по доверенности на конкретный акт или договор.
- Автоматизация учета: Доверенность после выдачи сама «ждет» своего ПКО. Система контролирует, чтобы оприходование произошло именно по ней.
- Безопасность: Исключена ситуация, когда деньги приходуются без подтверждающего документа от уполномоченного лица.
- Прозрачность для аудита: Легко провести проверку: по каждому ПКО на получение наличных от контрагента можно найти доверенность и ее основание.
Решение и рекомендации
Для получения денег у контрагента всегда оформляйте доверенность в этом разделе. Используйте основание (например, «Акт выполненных работ»), чтобы сумма заполнилась автоматически. После выдачи документа сотруднику, обязательно проследите, чтобы кассир при оформлении ПКО ссылался на эту доверенность.
Итог простыми словами
Доверенность на деньги в 1С — это электронный талон. Выдавая его сотруднику, вы как бы резервируете в кассе будущую операцию: «Скоро придет Сидоров и принесет 50 000 рублей по акту №789, приготовьте ПКО». Когда Сидоров приходит, кассир не создает ордер с чистого листа, а «погашает» этот талон, создав ПКО и привязав его к доверенности. Все учтено, ничего не потерялось.
Типичные сценарии использования с примером:
Сценарий: Инкассация выручки из удаленной торговой точки.
Ситуация: Небольшой розничный киоск ежедневно передает выручку в головной офис. За деньгом приезжает инкассатор Петров.
Проблема: Нужно ежедневно оформлять доверенность и контролировать, чтобы приходный ордер в главной кассе был оформлен именно на эту сумму и этого сотрудника.
Решение: Бухгалтер каждый день в разделе «Доверенности на получение наличных ДС» создает документ. В качестве основания выбирается «Реализация товаров и услуг» за предыдущий день по этому киоску, сумма подставляется автоматически. Указывается сотрудник Петров. Доверенность распечатывается и выдается. Вечером Петров привозит деньги. Кассир создает ПКО, в поле «Основание» пишет «Выручка от киоска №5», а на закладке «Дополнительно» выбирает выданную сегодня доверенность на Петрова.
Результат: В учете создана четкая связка: сумма реализации из киоска -> доверенность на Петрова -> приходный ордер в кассе. Контроль полный.