Список документов для ЭЦП — электронной цифровой подписи — зависит от того, какую именно подпись хочет получить заявитель, а также от того, на чье имя выпускают сертификат. Разберемся, какие документы нужны для получения ЭЦП в разных ситуациях.
ЭЦП — это устаревшее понятие. Расшифровывается как электронная цифровая подпись. В настоящее время законодательством закреплено название ЭП, которое расшифровывается как электронная подпись.
Важно знать перед сбором документов
Согласно Федеральному закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи», выделяют три вида подписей: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.
Простая и неквалифицированная подписи требуют дополнительных соглашений сторон для признания. КЭП — самый функциональный вариант: она безоговорочно придает документам юридическую силу, равную собственноручной подписи.
Из-за высоких рисков получить сертификат КЭП можно только в аккредитованных удостоверяющих центрах после строгой идентификации личности заявителя. Физлица обращаются в коммерческие АУЦ, а ИП и юрлица в АУЦ ФНС.
Для начала работы с КЭП получения сертификата и документов недостаточно, дополнительно потребуются:
1. Защищенный носитель (токен): специальное USB-устройство, такие как Рутокен или JaCarta, для безопасного хранения ключей электронной подписи.
2. Настройка рабочего места: установка криптографического ПО, например, КриптоПро CSP, и драйверов, чтобы компьютер мог распознать подпись и работать с ней.
Директор и ИП смогут получить ключи электронной подписи только при наличии сертифицированного токена. В противном случае сотрудники АУЦ ФНС откажут заявителю в оформлении.
Какие документы нужны для выпуска ЭЦП физическому лицу
Актуальный реестр аккредитованных удостоверяющих центров доступен на сайте Минцифры. Важное условие выпуска сертификата — личное присутствие заявителя. Оформить подпись через представителя, даже при наличии доверенности, невозможно.
Пакет документов для физических лиц и самозанятых:
- Паспорт РФ. Потребуется оригинал для снятия копии с разворота с фото и пропиской.
- СНИЛС. Обычно достаточно знать сам страховой номер, но в спорных случаях сотрудник может запросить оригинал карточки или уведомления.
- ИНН. Также необходим номер налогоплательщика (оригинал свидетельства иметь при себе желательно, но не обязательно, если данные подтвердятся в системе).
- Заявление на получение сертификата электронной подписи. Его можно заполнить в офисе или заранее скачать бланк с сайта УЦ.
В редких случаях могут потребоваться дополнительные бумаги, поэтому рекомендуем уточнить полный список непосредственно в выбранном аккредитованном удостоверяющем центре.
Что такое КЭП – квалифицированная электронная подпись
Сергей Феоктистов
Какие документы нужны для получения электронной подписи ИП
Индивидуальные предприниматели могут получить КЭП одним из двух способов:
1. В АУЦ ФНС России. Список отделений, в которых выдают УКЭП, размещен на сайте налоговой.
2. В офисах доверенных лиц АУЦ ФНС. Перечень ДЛ УЦ ФНС приведен в специальном разделе на сайте ведомства.
Как правило, чтобы выпустить сертификат подписи, ИП необходимо представить в удостоверяющий центр следующий пакет документов:
- заявление на получение сертификата электронной подписи;
- оригинал паспорта предпринимателя;
- данные ИНН, СНИЛС и ОГРНИП — оригиналы не требуются.
Как выглядит электронная подпись
Кирилл Мещеряков
Какие документы требуются для получения ЭЦП руководителю юридического лица
Сертификат электронной подписи для общества с ограниченной ответственностью или другого юрлица, например, АО, выпускается на имя руководителя компании. Именно он должен обратиться в удостоверяющий центр и предоставить свои данные. Руководители организаций так же, как и индивидуальные предприниматели, получают сертификат КЭП в АУЦ ФНС или в офисах доверенных лиц УЦ ФНС.
Для выпуска сертификата электронной подписи для юридических лиц нужны следующие документы:
- заявление на получение электронной подписи;
- оригинал паспорта, данные ИНН и СНИЛС заявителя;
- ОГРН и ИНН юрлица.
Руководителям компаний, которые работают со спиртосодержащей или табачной продукцией, потребуется токен со встроенной криптографией. Например, Рутокен ЭЦП 3.0 или JaCarta-2 SE.
Какие документы необходимы сотруднику юридического лица
Сотрудники не получают «сертификат сотрудника юридического лица», в котором были бы указаны реквизиты компании. Вместо этого они оформляют КЭП физлица. Документы компании, такие как устав, приказ о приеме на работу, доверенность на бумаге, в АУЦ не требуются.
После того как сотрудник оформил личный сертификат КЭП, он еще не может подписывать документы компании. Ему потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД).
1. В доверенности указываются паспортные данные сотрудника и перечень его полномочий.
2. МЧД подписывается КЭП директора.
3. Файл МЧД регистрируется в распределенном реестре ФНС через оператора ЭДО или сервис налоговой.
4. Сотрудник подписывает документы своей личной КЭП и прикладывает файл или уникальный идентификатор (GUID) доверенности.
Без доверенности может действовать только директор, он подписывает свои документы КЭП юридического лица.
Правила безопасности ЭЦП: защита от мошенничества
Сергей Феоктистов
Какие документы нужны для ЭП нотариуса
В отличие от бизнеса, нотариусы получают сертификат подписи не в ФНС и не в коммерческих АУЦ, а в Фонде «Центр инноваций и информационных технологий» при Федеральной нотариальной палате. Это доверенное лицо УЦ ФНС, наделенное полномочиями проводить идентификацию нотариусов и выдавать им ключи ЭП. Из документов потребуется:
- оригинал паспорта;
- СНИЛС;
- ИНН;
- заявление на изготовление сертификата.
Необходимый пакет документов для получения ЭЦП адвокатом
Адвокаты не являются индивидуальными предпринимателями, а адвокатские кабинеты не являются юридическими лицами. Поэтому, согласно текущему законодательству, адвокат коммерческой организации получает КЭП физического лица. Обращаться нужно в коммерческий АУЦ и иметь при себе соответствующие документы.
Что делать, если украли электронную подпись
Елена Янова
Документы, необходимые для оформления электронной подписи юристу
Юристы, работающие в штате ООО или АО, работают по правилам для обычных сотрудников. Получают сертификат КЭП физического лица в любом аккредитованном коммерческом АУЦ. А для работы от имени компании потребуется МЧД.
Юристы, состоящие в штате государственных органов, органов местного самоуправления или бюджетных учреждений, получают сертификат должностного лица в Удостоверяющем центре Федерального казначейства. В таком сертификате сразу указаны данные организации, поэтому для работы от имени учреждения МЧД не требуется. Документы нужны такие же, как и для получения сертификата КЭП физлица.
Если юрист не в штате, а оказывает услуги госоргану по договору или является адвокатом, то он не относится к этой категории. Он должен получить подпись как физическое лицо в коммерческом АУЦ и работать с МЧД.
Какие документы нужны для оформления ЭЦП иностранному гражданину
Для получения КЭП физлица иностранный гражданин может обратиться в любой коммерческий АУЦ. При себе необходимо иметь следующий пакет документов:
- заявление на получение ЭП;
- оригинал основного документа, удостоверяющего личность, то есть паспорт иностранного гражданина;
- перевод всех страниц паспорта, заверенный нотариусом;
- сведения о СНИЛС;
- данные об ИНН;
- информация о регистрации по месту пребывания.
Какие документы требуются для представительства иностранной компании
Руководитель аккредитованного филиала или представительства иностранной организации получает сертификат подписи в АУЦ ФНС. Помимо личных документов, необходимо представить:
- Регистрационные данные организации: ИНН и ОГРН.
- Сведения об аккредитации: КПП и номер записи (НЗА) из РАФП.
- Нотариальную доверенность, подтверждающую полномочия руководителя управлять представительством на территории России.
Чек-лист по избежанию частых ошибок при сборе документов и получении ЭП
Как получить ЭП с первого раза
- Я правильно выбрал Удостоверяющий центр
- Я иду лично или у меня есть действующий сертификат КЭП для удаленной идентификации
- У меня на руках оригинал паспорта
- Паспорт действителен и не испорчен: нет детских рисунков, надорванных страниц, пятен, делающих текст нечитаемым
- Данные во всех документах совпадают
- У меня есть сертифицированный токен и токен со встроенной криптографией, если я буду работать в ЕГАИС
- Я знаю пин-код от токена (если токен не новый, убедитесь, что вы помните пароль)
Специфические проверки (для руководителей и юрлиц)
- Данные в ЕГРЮЛ актуальны. Если вы только что стали директором, убедитесь, что запись в Налоговой (ЕГРЮЛ) уже обновилась. УЦ проверяет полномочия по этой базе. Обычно это занимает 5 рабочих дней после подачи формы Р13014
- Организация действующая. Юрлицо не должно быть в стадии ликвидации или банкротства, а в ЕГРЮЛ не должно быть метки о недостоверности сведений о директоре или адресе
Для иностранных граждан
- Есть нотариальный перевод паспорта
- Данные перевода совпадают с СНИЛС и ИНН
Как оформить ЭЦП в УЦ «Калуга Астрал»
Подробная информация о том, как получить ЭЦП, есть в другой нашей статье. Сейчас расскажем о том, как происходит выпуск сертификата УКЭП физлица с помощью сервиса Астрал Подпись.
1. Физическое лицо оставляет заявку на странице продукта.
2. Наш менеджер звонит по указанному номеру, чтобы помочь заявителю подобрать тариф и объяснить, какие документы нужны для получения сертификата ЭЦП.
3. Заявитель собирает необходимые бумаги и проходит идентификацию в офисе УЦ.
4. Заявитель оплачивает счет и получает сертификат УКЭП.
Как правило, физлицо получает сертификат подписи в день обращения в удостоверяющий центр.
Если у вас есть действующий сертификат КЭП, то получить новый можно через личный кабинет сервиса без посещения АУЦ «Калуга Астрал».
Часто задаваемые вопросы
Как оформить сертификат подписи для сотрудников организации?
Сотрудник обращается в любой коммерческий аккредитованный УЦ как физическое лицо и получает КЭП физлица. В сертификате только его ФИО, данных компании нет. Для работы от имени организации выпускается МЧД на сотрудника, подписанная руководителем, для подтверждения полномочий. Простая электронная подпись оформляется работодателем путем выдачи логина и пароля при трудоустройстве, неквалифицированная — также работодателем, с хранением на токене или в облаке.
Можно ли получить ЭЦП без посещения УЦ?
Можно, если:
- У вас уже есть действующая КЭП.
- У вас есть сданная биометрия в Единой биометрической системе (ЕБС).
- Вы оформляете неквалифицированную подпись (НЭП) через «Госключ» (но ее функционал ограничен).
Нужно ли перевыпускать сертификат подписи, если ее владелец поменял документы?
Да, обязательно. Сертификат электронной подписи содержит ваши паспортные данные и ФИО. Если вы поменяли фамилию или получили новый паспорт, данные в сертификате перестают соответствовать действительности. При проверке через государственные сервисы такая подпись будет признана невалидной. Старый сертификат нужно отозвать и получить новый.
Можно ли получить ЭЦП без СНИЛС?
Нет. СНИЛС является обязательным атрибутом квалифицированного сертификата электронной подписи в РФ. Он служит уникальным идентификатором гражданина в системе межведомственного взаимодействия. Это требование касается и граждан РФ, и иностранных граждан. Вы можете не приносить оригинал документа, будет достаточно его данных.
Что будет, если в документах есть опечатка?
В выдаче сертификата будет отказано. Система Удостоверяющего центра автоматически сверяет введенные данные с базами МВД, ФНС и СФР. Проверка идет с точностью до символа. Если в паспорте «Артемий», а в заявлении «Артем» (или наоборот, не так, как в базе ИНН), система выдаст ошибку. Необходимо сначала исправить данные в документах/базах, чтобы они были идентичны, и только потом подавать заявление.
Кто должен подписывать заявление на получение ЭЦП для ООО?
Заявление подписывает лично тот человек, на чье имя выпускается сертификат. Это касается не только юридических лиц, но и всех заявителей.
Можно ли выпустить ЭЦП для директора — иностранного гражданина без паспорта РФ и СНИЛС?
- Без паспорта РФ — Да. Можно использовать паспорт иностранного гражданина с нотариально заверенным переводом.
- Без СНИЛС — Нет. Иностранный гражданин обязан сначала оформить российский СНИЛС и ИНН. Без этих номеров технически невозможно сформировать квалифицированный сертификат, соответствующий требованиям российского законодательства.