Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог бумажного документа, подтверждающего место работы, должность и стаж. Расскажем, в чём её удобство для сотрудников и каким способом можно узнать информацию из неё.
Что такое электронная трудовая книжка
Основные понятия и определение
Электронная трудовая книжка 2025 года — это документ со сведениями о трудовом стаже человека: где и в каком году он работал, какую должность занимал, с какой работы уволился, когда и по какой причине. Эти сведения заносятся в базу данных Социального фонда (СФР). Вот для чего они нужны:
- Правильно посчитать трудовой стаж и назначить гражданину пенсию.
- Подтвердить опыт, необходимый для новой работы. Потенциальный работодатель по сведениям из ЭТК может узнать, где работал соискатель, причём трудовую книжку, в отличие от резюме, нельзя подделать.
Официальное название цифровой трудовой книжки — СТД-СФР («Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Фонда пенсионного и социального страхования РФ»). Документ можно распечатать, отправить по электронной почте будущему работодателю или просто сохранить на компьютере.
История внедрения ЭТК в России
ЭТК завели в России с 2020 года для каждого, кто работает по трудовому договору. Отказаться от неё невозможно, но сотрудникам, у которых до начала реформы уже был традиционный документ, можно написать соответствующее заявление и сохранить его: переход на электронную трудовую добровольный.
Для тех же, кто получил первую официальную работу в 2021 году и позже, трудовые книжки существуют только в электронном формате, без исключений.
Юридический статус электронной книжки
ЭТК приравнена к бумажной трудовой книжке. Её можно и нужно предъявлять при трудоустройстве новому работодателю, по ней в СФР считают стаж для назначения пенсии и больничных выплат.
Как выглядит электронная трудовая книжка
Структура и содержание документа
Хотя ЭТК — полноценный аналог бумажного варианта, выглядит цифровой документ иначе.
Все сведения в СТД-СФР структурированы по блокам: сначала представлены персональные данные работника, затем в таблице указаны сведения о его трудовой деятельности. Хранящаяся в СФР трудовая книжка содержит следующую информацию:
- о работнике;
- даты приёма на работу, перевода на другую должность, увольнения, приостановления или возобновления трудового договора;
- место работы, включая наименование структурного подразделения, и должность (профессия, специальность, квалификация);
- вид работы;
- данные о документах, на основании которых работник принят, переведён или уволен (дата, номер и вид);
- основания для прекращения трудового договора.
Дополнительно в ЭТК представлена краткая справка о трудовой деятельности человека до 31 декабря 2019 года, когда цифровые книжки ещё не были обязательными.
Форматы представления данных
Электронные трудовые книжки должны быть у всех работников:
- тех, кто работает в офисе, на удалёнке или по совместительству;
- тех, кто не захотел отказываться от бумажной трудовой.
Задача по ведению кадровых документов, включая оформление ЭТК, лежит на работодателе. Он передаёт данные в СФР в составе отчётов по форме ЕФС-1 (единая форма сведений) по каждому работнику, с которым заключён трудовой договор, если в его работе произошли кадровые изменения: перевели на другую должность или уволили. Чтобы данные в системе СФР были актуальными, в большинстве случаев сроки сдачи отчётности по сотрудникам ограничены одним рабочим днём.
Формы и порядок сдачи отчётов в СФР одинаковы для всех — и для крупных корпораций и фирм, и для небольших ИП.
Отличия от бумажной трудовой
Те, кто успел получить бумажную трудовую книжку, помнят, что в ней был раздел для внесения сведений о награждениях. В цифровом документе полей для внесения такой информации нет. Но в отличие от бумажного аналога в ЭТК вписывают трудовую функцию и код выполняемой функции — это позволяет в дальнейшем не ошибиться при назначении пенсии льготным категориям работников, например тем, кто трудится в районах Крайнего Севера или на опасном и вредном производстве.
Преимущества электронной трудовой книжки
Плюсы для работников
- Удобный формат. Получить выписку с трудовыми данными можно всего за пару минут. Не нужно больше обращаться к работодателю и просить делать копии страниц из книжки.
- Данные не потеряются и не пропадут. Ни потоп, ни пожар, ни переезд в другой офис больше не страшны сведениям о трудовой деятельности.
- Оптимально для удалёнщиков. Тем, кто привык работать удалённо, не нужно при трудоустройстве делать копии трудовой и отправлять их почтой работодателю. Достаточно скачать выписку и переслать её по электронке или в мессенджере.
- Получать пособия и пенсии стало значительно проще. Теперь все ведомства могут сами уточнить данные о вашем трудоустройстве, а СФР может назначить пенсию без личного присутствия и кучи документов.
Преимущества для работодателей
- Меньше ошибок в данных. Форма ЕФС-1 одинакова для всех, поэтому не стоит беспокоиться, что кадровик перепутает или забудет внести нужную информацию в СФР.
- Снижение расходов на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.
- Сокращение административной нагрузки при ведении документации.
Общегосударственные выгоды
- Больше возможностей для статистической и аналитической обработки данных о трудовой деятельности граждан.
- Автоматизированное назначение государственных выплат.
- Перспективное планирование социальной политики.
- Снижение расходов на выпуск и проверку заполнения трудовых книжек на бумажном носителе.
Недостатки и риски ЭТК
Технические проблемы
За время существования ЭТК официально подтверждённой информации об утечке сведений из систем СФР не было.
Теоретически сбои в работе баз данных, отсутствие у вас связи и прочие технические проблемы могут ограничить возможность просматривать ЭТК и получать выписки из неё. Это общий риск для любой информации, которая хранится не локально, а в облаке.
Вопросы безопасности
Хотя власти обещают обеспечивать высокий уровень безопасности и сохранности данных, никто не застрахован от их потери, хакерских атак, взлома информационных систем. Поэтому эксперты рекомендуют раз в полгода-год распечатывать сведения, чтобы при необходимости с их помощью можно было подтвердить и стаж, и место работы, и право на пенсию.
Ограничения функциональности
В базе данных СФР не собирается информация о поощрениях работника, а также сведения об особенностях труда, например о том, что человек работал вахтами или участвовал в сезонных работах. Эта информация может потребоваться, чтобы оформить пенсию или получить звание ветерана труда. Значит, в будущем эти данные придётся подтверждать другими документами (приказами о награждении, грамотами, выписками и так далее).
Какие данные хранятся в ЭТК
Основная информация о работнике
Чтобы было понятно, чья ЭТК, в самом начале документа указывают:
- фамилию;
- имя;
- отчество застрахованного лица;
- дату рождения в формате ДД.ММ.ГГГГ;
- СНИЛС.
Совокупность этих данных позволяет идентифицировать гражданина. И даже если в РФ проживают десять Ивановых Иван-Иванычей, рождённых в один и тот же год и в один и тот день, СНИЛС поможет разобраться, кто есть кто.
Трудовая биография
Самый объёмный раздел ЭТК — о трудовой деятельности работника. В него включаются все подробности приёма, перевода и увольнения:
- даты трудоустройства, смены должности, расторжения, приостановления и возобновления трудового договора;
- наименование работодателя;
- занимаемая должность (профессия, специальность, квалификация);
- вид работы и код выполняемой функции;
- реквизиты документа, на основании которого работник принят, переведён или уволен;
- причины расторжения трудового договора.
Если в выписке из ЭТК вы видите, что данные неверны, вы можете обратиться к работодателю с просьбой их исправить. Если информацию вносил прежний работодатель, сведения смогут исправить только сотрудники СФР при наличии документов, подтверждающих ваши слова.
Исторические данные
Под табличной частью со сведениями о трудовой деятельности после 2020 года в ЭТК есть раздел с информацией о том, где и когда работал человек до 31 декабря 2019 года. Эти сведения могут быть неполными, поскольку до указанной даты электронные книжки практически не велись. Но вы вправе обратиться в СФР, предоставить документы о работе и потребовать внести недостающую информацию или исправить некорректную.
Как оформить электронную трудовую книжку
Автоматическое создание ЭТК
Те граждане, кто впервые устраивается на работу после 1 января 2021 года, никаких бумажных трудовых книжек не получают. Все сведения об их трудовой деятельности фиксируются только в электронных базах данных. Ничего дополнительно делать таким работникам не надо.
Добровольный переход с бумажной книжки
Если ранее вы не решились перейти только на электронный формат и оставили бумажную трудовую, но по каким-то причинам хотите отказаться от неё сейчас, вы можете в любой момент подать работодателю заявление о переходе на ЭТК. Форма обращения не установлена законом, у каждой организации может быть свой шаблон. Попросите его в отделе кадров или у бухгалтера, заполните заявление и передайте сотруднику, который отвечает за передачу данных в СФР.
В бумажной трудовой делается специальная пометка о переходе на ЭТК. Это должно быть сделано в день подачи заявления о переводе на электронный формат.
В течение следующих трёх рабочих дней бухгалтер или кадровик должен выдать вам на руки бумажный документ. Ни в коем случае не выбрасывайте его — трудовая может пригодиться в будущем для подтверждения данных о работе до 2020 года.
Особые случаи оформления
Добровольный переход на ЭТК длился в течение 2020 года, но заявить о намерении пользоваться цифровым аналогом трудовой книжки могли не все. Речь о тех, кто фактически не исполнял свои трудовые обязанности, но рабочее место за ним сохранялось. Это женщины в декрете, лица, находящиеся на длительных больничных, граждане, трудившиеся за пределами РФ. Такие работники могут в любой момент подать письменное заявление работодателю с просьбой оформить ЭТК.
Где и как посмотреть электронную трудовую
Через портал Госуслуги
Граждане, у которых имеется подтверждённая учётная запись, могут посмотреть трудовую через Госуслуги.
Через сайт СФР
Ещё один онлайн-способ — авторизоваться в личном кабинете на сайте СФР, выбрать «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности» и следовать подсказкам на экране. Выписка через пару минут придёт на электронную почту.
Альтернативные способы
Вы можете обратиться за своей электронной трудовой книжкой к работодателю. По письменному заявлению он обязан её предоставить в течение трёх рабочих дней.
Помимо этого, запросить документ можно в отделении СФР или МФЦ. Нужно прийти в любое отделение с паспортом и СНИЛС и подать соответствующее заявление. Вам выдадут ЭТК, распечатанную на бумаге, с отметкой о цифровой подписи СФР. Этого достаточно, чтобы документ считался подлинным.
Как получить выписку из ЭТК
Электронная выписка через Госуслуги
Любая информация о сотрудниках, которую работодатели собирают и пересылают в СФР, отправляется в специальную электронную систему учёта. Из этой базы можно запросить данные о человеке и получить их в виде выписки. Она позволит подтвердить данные о трудовом стаже или проверить, не закралась ли где-то ошибка.
Пошагово разберём самый удобный способ получения выписки из трудовой книжки — онлайн на Госуслугах. Листайте галерею:
Бумажная выписка официального образца
Если у вас нет возможности распечатать выписку самостоятельно, вы можете получить документ на бумаге в МФЦ.
Необходимо иметь паспорт и номер заявления о запросе выписки через Госуслуги.
Документ будет таким же, как если бы вы распечатали его на принтере дома или в офисе.
Юридическая сила выписок
На всех выписках стоит цифровая подпись СФР — это гарантия подлинности документа. Его можно предоставлять работодателю, банку и другим организациям, которые запрашивают сведения о работе.
Часто задаваемые вопросы
Отказ от электронной трудовой книжки
В России нет ни одного официально работающего гражданина, на которого не была бы заведена электронная трудовая книжка. Те, кто впервые трудоустроился в 2021 году и позже, получают её автоматически. Остальные вправе отказаться от бумажного документа или оставить его, но работодатель всё равно обязан завести на них ЭТК.
Проверка наличия ЭТК
Если вы работаете по трудовому договору, то работодатель оформил на вас ЭТК, не сомневайтесь. Но если у вас ИП, вы работаете как самозанятый или не работаете совсем (например, вы студент, молодая мама в декрете, несовершеннолетний), такого документа у вас может не быть.
Если есть информация, которую СФР необходимо знать о вашем стаже, записывайтесь на приём в отделение фонда. Приносите паспорт, СНИЛС, документы о приёме на работу или увольнении. Все данные специалисты изучат, и, если это предусмотрено законом, заведут ЭТК, куда внесут положенные сведения.
Проверить наличие ЭТК можно через личный кабинет на Госуслугах, в отделении СФР и МФЦ (необходимы паспорт и СНИЛС).
Решение проблем и ошибок
Любой вопрос, который у вас появляется о ведении ЭТК, можно задать на горячей линии СФР по телефону 8 800 10 000 01. Специалисты подскажут, куда обратиться и с какими документами.
Обнаруженные вами ошибки в ЭТК можно исправить, обратившись к своему работодателю, если информация относится к текущему периоду вашей работы. Если неточности есть за время вашей работы ранее в другом месте, придётся обращаться в СФР с подтверждениями тех сведений, которые вы считаете корректными.
Перспективы развития ЭТК
Планы по совершенствованию системы
Власти пока ничего не говорят о намерении усовершенствовать систему ведения электронных трудовых книжек или каким-то образом устранить недостатки ЭТК. Если что-то и делается, то на уровне доработки бланков. Но на простых работниках это никак не отражается.
Международный опыт
Трудовая книжка — документ, который играет большую роль на территории стран постсоветского пространства, а в европейских странах и США его используют редко. Поэтому о международных практиках применения такого документа говорить сложно. Но в тех странах, где электронная трудовая есть, документом пользуются так же, как и в РФ: для учёта стажа и назначения пенсий.
Если же говорить об ЭТК как о способе подтвердить навыки, то наличие определённой записи не гарантирует новому работодателю, что вы станете его лучшим работником. Руководители обычно ориентируются не на записи в трудовой, а на навыки, которые демонстрирует сотрудник во время собеседования и испытательного срока.
Заключение
Электронная трудовая книжка — это современный цифровой инструмент, который упрощает учёт трудового стажа и предоставляет удобный доступ к информации о трудовой деятельности.
Подключите защиту от спам-звонков, чтобы свести к минимуму риск общения с мошенниками. Например, в МТС есть полезный сервис, с помощью которого вы сможете блокировать подозрительные вызовы. А ещё — узнавать о мошеннических попытках оформить на вас кредит, чтобы вовремя принять меры.
Переходите по ссылке, чтобы узнать больше
Подписывайтесь на наш канал. Рассказываем о гаджетах и технологиях.