С бумажного документооборота на электронный: внедрение Directum RX в транспортном холдинге

С бумажного документооборота на электронный: внедрение Directum RX в транспортном холдинге

2 дня

на согласование документов

>140 000

документов создано в системе

>300

сотрудников работают в системе

ООО АльянсАвтоГрупп крупный транспортный холдинг, предоставляющий комплекс коммерческих услуг в нефтегазовом секторе. География присутствия компании охватывает ключевые нефтегазоносные регионы России. В составе холдинга работает шесть предприятий, численность сотрудников превышает 2500 человек.

Подробнее

Предпосылки проекта

Цели и задачи

Ход проекта

Итоги и планы

Исполнитель

Предпосылки

Сотрудники холдинга АльянсАвтоГрупп ежедневно работают с большим количеством входящих, исходящих и внутренних документов, среди которых отчеты, договоры, счета на оплату и пр. Раньше их согласование проходило в бумажном формате, но такой подход приводил сразу к нескольким проблемам:

• задержки из-за отсутствия контроля исполнения;
• замедление рабочих процессов;
• увеличение нагрузки на сотрудников.

В результате руководство компании приняло решение перевести процессы документооборота в цифровой вид.

Цели и задачи

Основная цель переход на электронный документооборот для повышения прозрачности, оперативности и эффективности бизнес-процессов .

Компании АльянсАвтоГрупп была важна простая настройка и возможность адаптировать систему без сложного программирования. Также требовались высокая скорость внедрения, гибкая подстройка под бизнес-процессы , а также мобильное приложение, чтобы у сотрудников был доступ к документам и задачам в любое время. Еще один важный критерий единое хранилище для удобного управления архивом.

Руководство холдинга остановило свой выбор на решениях экосистемы Directum, потому что они полностью отвечают всем перечисленным требованиям.

Ход проекта

Внедрялось сразу несколько решений:

1. Делопроизводство. Для полного цикла работы с документами.
2. Договоры. Для их автоматизированного согласования и контроля исполнения.
3. Финансовый архив. Для централизованного хранения финансово-хозяйственных документов.
4. Мобильные приложения Solo и Jazz. Для оперативного взаимодействия сотрудников и руководителей.
5. База знаний. Для хранения и быстрого доступа к корпоративным знаниям, нормативным документам и регламентам.

Проектом занимался квалифицированный партнер компании Directum MaxSoft. На первом этапе команда установила и настроила платформу Directum RX с учетом особенностей внутренних процессов и оргструктуры АльянсАвтоГрупп . Для удобной и быстрой адаптации использовалась low-code-среда разработки. Следующим шагом стало обучение сотрудников по работе с новыми решениями, после чего систему ввели в промышленную эксплуатацию.

Также команда внедрения настроила интеграции с 1С, чтобы автоматизировать финансовые операции, и с Диадок, чтобы обмениваться юридически значимыми документами с другими организациями.

Итоги и планы

С внедрением решений Directum удалось повысить эффективность процессов, взаимодействие сотрудников, усилить контроль исполнения задач теперь можно оперативно отслеживать статус документов и их изменения.

Сегодня с платформой Directum RX работают больше 300 сотрудников компании, создано более 140 тыс. документов, а процессы согласования занимают 2 дня вместо 10.

В дальнейшем АльянсАвтоГрупп планирует развивать и масштабировать систему, увеличивать число ее пользователей.

Внедрение Directum RX позволило оптимизировать рабочие процессы и повысить эффективность взаимодействия сотрудников в организации.

Мы достигли значительного сокращения времени на обработку документов и минимизировали количество ошибок. Обозначенные эффекты от внедрения свидетельствуют о высокой результативности системы и ее соответствии поставленным задачам.

Владислав Николаев, ведущий системный администратор АльянсАвтоГрупп

Исполнитель

ООО Макссофт-24 российская компания, которая оказывает профессиональные услуги в области IT-сопровождения . Обеспечивает клиентов надежными инновационными решениями и сервисами благодаря сотрудничеству с ведущими отечественными разработчиками высоких технологий.