УСН с объектом «доходы минус расходы» — это режим, где налоговую базу формируют ваши доходы за вычетом подтверждённых затрат. Главное — расходы должны иметь корректную первичную документацию, соотносимую с операцией и контрагентом; без этого их просто не примут. Эта статья объясняет, какие документы нужны в 2026 году и как построить учёт так, чтобы не ждать претензий от проверяющих.
Многие считают, что для УСН «доходы минус расходы» достаточно чеков — что на самом деле важно
Документальная проверка расходов у налоговиков давно перестала быть формальностью: сейчас важно не только само платежное подтверждение, но и его связь с договором, актом и корректной первичной документацией.
Здравствуйте, я Маргарита Кирилловна Бескровная, эксперт по налоговому учёту и бухгалтерскому сопровождению бизнеса.
Ошибка номер один — отсутствие связки «договор → акт/УПД → платёж». Налоговая смотрит не на отдельный чек, а на документальный контур операции: есть ли договор, соответствует ли акт условиям договора, подтверждён ли платёж по выписке или платёжному поручению. Без этой цепочки риск доначислений растёт.
Обратите внимание: с переходом в электронный формат важна корректная КЭП. Электронный договор или акт без аккредитованной подписи рискует быть признан недействительным, а расход — непризнанным.
Типичная ситуация в малом бизнесе: подрядчик выдал акт в свободной форме, данные в нём не соответствуют договору, даты расхода и платежа не совпадают — и инспекция требует уточнений. Чтобы избежать этого, оформляйте первичку по установленным формам и следите за датами.
Для примера — разбор из практики: мы исправили учёт в компании общепита, где расходы на поставки не имели соответствующих ТОРГ-12 и УПД. После приведения документов в порядок клиент избежал доначислений на полмиллиона рублей. Подробнее о похожих кейсах — как мы работаем с курсовыми разницами.
Можно ли учитывать всё подряд как расход при УСН «доходы минус расходы» — заблуждения и реальность
Коротко: нельзя. Налоговая база уменьшается только на те суммы, которые подтверждены корректными документами и экономически обоснованы для деятельности компании.
Неправильные операции — оплата подрядчику без договора, аванс за неопределённые услуги, расход на «общие нужды» без обоснования — становятся камнем преткновения при проверке. Налоговая оценивает, есть ли экономический смысл операции и соответствует ли она профилю деятельности.
Что проверяют в первую очередь
Сверка данных контрагента, наличие выписки, даты, соответствие сумм в счёте-фактуре и платеже. Теперь многое автоматизировано: счет-фактуры сверяются через сервисы, и расхождения сразу становятся заметными.
Электронный документооборот и КЭП — что важно учитывать
Электронные счета-фактуры, договоры и акты принимаются только с корректной квалифицированной подписью. Если подпись выдана неаккредитованным центром — документ рискует быть недействительным. Это стало жёстким требованием с переходом в электронный формат.
Ещё один важный момент — кассовая дисциплина. Неправильное использование наличных операций и отсутствие привязки к первичке — частая причина претензий. Под «кассовой дисциплиной» мы понимаем правила ведения кассы, отчётности по приёмам денег и соответствие кассовых чеков договорным операциям.
NaN
Как мы рекомендуем подтверждать типичные расходы — практические шаги
Ниже — 5 конкретных приёмов, которые помогают сделать расходы «чистыми» и безопасными для учёта на УСН «доходы минус расходы».
- Договор на каждую значимую операцию. Договор должен описывать предмет, стоимость и сроки, и быть подписан КЭП. Без этого большинство расходов трудно связать с бизнес-операцией.
- Акты и УПД по факту исполнения. Акт должен соответствовать условиям договора и содержать подписи уполномоченных лиц. УПД в электронном виде с КЭП — стандарт для поставок и услуг.
- Привязка платежа к договору. В платёжном поручении проставляйте назначение платежа, указывайте номер договора или счёта — это сразу снижает риск вопросов при камеральной проверке.
- Торговые документы для товаров: ТОРГ-12 и счёт-фактура. Для закупок товаров ТОРГ-12 остаётся ключевым документом; указывайте наименование, количество и цену.
- Документы по зарплате и ГПХ. Трудовые договоры, платёжные ведомости, расчётные листки и больничные — всё это нужно хранить и уметь показать при проверке.
Термины, которые стоит держать в голове: первичная документация — это все первичные бумаги (договоры, акты, ТОРГ-12); налоговая нагрузка — суммарные платежи в бюджет; налоговое планирование — заранее продуманная стратегия, как легально снизить налоги. Все эти вещи должны быть связаны между собой и подтверждены документами.
Что ещё важно: ошибки, которых можно избежать
Частые ошибки — расхождение дат в документах, отсутствие подписей уполномоченных лиц, бумажный формат вместо электронного. Это простые вещи, но они стоят дорого при проверке.
Ошибки по датам и суммам
Даты в договоре, акте и платеже должны совпадать логично: услуга оказана — акт подписан — платёж проведён. Если даты расходятся без объяснения, инспектор усомнится в реальности операции.
Неправильная КЭП
КЭП должна быть выдана аккредитованным удостоверяющим центром. Проверяйте это заранее, а не когда приходит требование от ФНС.
Риски по зарплате и ГПХ
Если трудовое отношение формально оформлено как ГПХ, но фактически человек работает как штатный сотрудник — это риск доначислений. Чёткое кадровое оформление и табель учёта рабочего времени помогают снизить этот риск.
Часто задаваемые вопросы
Какие документы нужны, чтобы подтвердить расходы при УСН «доходы минус расходы»? Договор, акт/УПД, платёжное подтверждение (выписка или поручение), товарные накладные — все документы должны быть связаны между собой и подписаны уполномоченными лицами.
Можно ли использовать бумажные документы? В большинстве случаев сейчас требуется электронный формат с КЭП; бумажные документы принимаются только в исключительных случаях, прямо указанных в законе.
Что делать, если подпись контрагента не аккредитована? Пересогласуйте документооборот, запросите корректный электронный документ или оформляйте дополнительные подтверждения — лучше устранить проблему до проверки.
План действий: сделайте это за неделю
- Проверьте ключевые договора: есть ли предмет, стоимость, сроки и корректная подпись.
- Соотнесите последние 6 платёжных поручений с актами и ТОРГ-12; устраните несоответствия.
- Переведите критичные контракты в электронный формат с аккредитованной КЭП.
- Настройте процедуру: «договор → акт → платёж» как обязательную цепочку для каждой операции.
Бухгалтерский Форсаж: Автоматизируйте учет на 80% за 48 часов. Записывайтесь на бесплатный вводный урок!
Завершая, отмечу: документ — это не только бумага или файл, это история операции. Когда история понятна и связана, вы спокойно спите; когда её нет — платите лишние налоги и боретесь с доначислениями. Ваша задача — собрать документальный контур и удерживать его в чистоте. Это не магия, это дисциплина и система.