Только представьте: ваша компания инвестирует в цифровизацию, внедряет ERP, автоматизирует склад, согласования, закупки… Но где-то в углу офиса все еще стоит шкаф, который тихонько напоминает: «Вы не закончили». В нем — папки с договорами, сканы счетов, акты, старые архивы. Там же — несколько несчастных бухгалтеров, которые каждый день вручную вносят данные в систему.
Это тот самый парадокс — вы можете заплатить миллионы за внедрение ERP, но 3 человека продолжат переписывать цифры из PDF в Excel. Официально автоматизация как бы есть, но по факту — она закончилась на 80%, а оставшиеся 20% превращаются в самую дорогую и самую утомительную ручную работу.
И если вам кажется, что это редкость — увы, это норма. Большая часть российских компаний все еще живет среди бумаги, сканов и «вот тут подпись снизу плохо видно».
Немного практики:
Допустим, один бухгалтер тратит в среднем 5 минут на обработку одного документа:
открыть PDF → найти нужные строки → перепечатать → сверить → загрузить в ERP.
При зарплате в 100 000 рублей (~625 руб. в час) каждые 5 минут ручной работы стоят компании около 52 рублей.
Но важно понимать, что эти документы обрабатывает не один бухгалтер, а целый отдел, и поток у них обычно куда больше пары десятков. В компаниях среднего и крупного масштаба через бухгалтерию и смежные подразделения ежедневно проходит от 200–500 до нескольких тысяч документов: акты, счета, УПД, накладные, договора, дополнительные соглашения.
Возьмем консервативный пример — 500 документов в день (для нескольких сотрудников это вполне реальная норма):
500 × 52 руб. = 26 000 руб. в день — только на перепечатку данных.
26 000 × 20 рабочих дней = 520 000 руб. в месяц.
520 000 × 12 месяцев = 6 240 000 руб. в год.
Вот так ежедневные «просто открыть PDF и перебить цифры» незаметно превращаются в регулярные расходы больше 6 миллионов рублей в год, которые компания даже не воспринимает как затраты — хотя это прямые, измеримые потери.
К чему приводит ручная работа с документами?
- Опечатки и неточности (человеческий глаз не робот — пока что).
- Снижение скорости обработки документов.
- Отсутствие централизованного доступа к данным (когда нужный договор «лежит у коллеги»).
- Трудности синхронизации информации между системами.
- Большая нагрузка на сотрудников, чьи рабочие дни похожи один на другой.
Эти мелкие проблемы выглядят как фон, но именно они ежедневно съедают время, деньги и энергию сотрудников. И вот здесь появляется OCR-модуль от ТерраЛинк — не как волшебная палочка, а как способ наконец довести автоматизацию до конца.
OCR-модуль ТерраЛинк — антидепрессант отдела бухгалтерии
Решения «ТерраЛинк» покрывают весь путь данных в компании: от ERP до документооборота. Поэтому OCR-модуль — это не просто дополнение, а часть экосистемы.
Что умеет модуль?
- Понимает и классифицирует документы — JPG, PNG, PDF, сканы.
- Сам определяет тип документа.
- Извлекает нужные атрибуты.
- Предлагает удобный интерфейс для верификатора.
- Формирует метаданные и отправляет их в ERP, где запускаются автоматические проводки и обновления.
То есть документ больше не «картинка», а структурированный набор данных. И все — без ручного переноса цифр и полей. Если раньше сотрудник тратил 5 минут на документ, то теперь среднее время обработки документа с помощью OCR-модуля занимает ~3 секунды. Если раньше было «где договор?», теперь — «уже в системе».
Давайте проведем несложные расчеты:
3 секунды = 0, 000833 часа
0,000833 умножаем на 625 руб. и получаем примерно 0,52 руб. за обработку одного документа, то есть меньше рубля.
Теперь давайте представим не небольшой офис, а крупную компанию или федеральную сеть из десятков филиалов, где общий поток — 10 000 или 20 000 документов в месяц. Это абсолютно реальная цифра для дистрибьюторов, производственных холдингов, ритейла, логистики, банковской и сервисной отрасли. Вот что происходит при объеме 20 000 документов в месяц:
Без OCR-модуля:
20 000 × 52 руб. = 1 040 000 рублей в месяц на ручной ввод.
С OCR-модулем:
20 000 × 0,52 руб. = 10 400 рублей.
Экономия:
1 040 000 – 10 400 = 1 029 600 рублей в месяц, то есть — более 12 миллионов рублей в год.
И это только общий расчет, без учета косвенных потерь:
- ошибок;
- медленного закрытия периода;
- задержек в оплатах;
- проблем с налоговой отчетностью;
- переработок и текучки персонала.
Неплохо, правда?
Если вы все еще обрабатываете документы вручную — вот 5 причин перестать:
- OCR-модуль без задержек обрабатывает большое количество страниц — хоть тысячу в день.
- Снижает затраты на ручной труд и риск ошибок, которые могут привести к штрафам.
- Легко подключается к существующей инфраструктуре.
- Быстро сканирует и обрабатывает документы при поддержке ИИ.
- Полностью исключает человеческий фактор и автоматически сверяет данные с корпоративными системами.
OCR-модуль работает на базе искусственного интеллекта, который берет на себя самую утомительную часть — точную оцифровку данных. Он помогает верификатору замечать ошибки, пропуски и несостыковки еще до того, как они успевают превратиться в проблему. При этом сотрудникам компании не нужно дополнительно тратить время и переучиваться, потому что интерфейс модуля прост и интуитивно понятен, а вот процесс обработки документов становятся ощутимо проще и намного быстрее.
Единственное, что вам придется делать самостоятельно после внедрения OCR-модуля от ТерраЛинк — это удивляться тому, как вы вообще раньше без этого жили.