Идеальная бухгалтерия — это не просто когда цифры сходятся, а когда у вас есть полная уверенность в их правильности, и вы можете спокойно закрывать год. В этой статье от команды проекта 42Clouds расскажем о кейсе клиента, который добился финансовой прозрачности в отчетах и документах.
Описание ситуации
Наш заказчик — дистрибьютор строительных материалов с месячным оборотом 80 млн рублей. Перед сдачей годового отчета возникла стандартная задача: провести сверку взаиморасчетов со 120 контрагентами. Этот процесс был сложным по нескольким причинам:
- Много времени. Бухгалтер тратил 3-4 дня, чтобы вручную составить акты сверки в 1С:УНФ для каждого контрагента.
- Ошибки. Ручной выбор документов и расчет остатков приводили к опечаткам и пропускам.
- Скрытые риски. Не было уверенности, что все операции, в том числе старые авансы или корректировки, учтены. Финансовый директор заметил: «Мы подписываем акты, но все равно сомневаемся. А вдруг что-то не учли?»
Ранее сверка взаиморасчетов превращалась в трудоемкую задачу, которая проводилась каждый квартал. Бухгалтерия тратила 3-4 рабочих дня на проверку документов, и при этом было много ошибок. В итоге процесс оставался непрозрачным, и сомнения не исчезали.
Как автоматизация изменила ситуацию
После внедрения инструмента «Ассистент» все изменилось. Теперь процесс сверки занимает не более 15 минут. Система позволяет:
- Автоматически выбирать контрагентов.
- Пересчитывать остатки.
- Формировать акты для подписи и отправлять их по электронной почте.
Все эти действия теперь выполняются в несколько кликов в интерфейсе 1С.
Во время первой автоматической сверки система обнаружила расхождения с 9 контрагентами на общую сумму ~500 000 рублей. Причины этих расхождений:
- Неучтенный аванс от ключевого подрядчика на 150 000 рублей (документ был проведен с ошибкой в дате).
- Пересортица при возврате товара от клиента на 85 000 рублей.
- Незакрытые старые реализации 2023 года на 265 000 рублей, которые оставались в отчетах, но не были должным образом учтены у контрагента.
Действия и результаты
- За один день бухгалтер и юрист подготовили пакет документов по каждому случаю.
- В течение недели расхождения были устранены: где-то доплатили нам, где-то мы скорректировали документы.
Финансовый эффект: ~500 000 рублей вернулись в финансовую картину компании. Это не новая прибыль, а восстановление контроля над активами.
Нематериальный эффект: руководство компании получило уверенность в чистоте баланса перед сдачей отчетности.
Основные выводы
Этот кейс не просто об автоматизации процесса — он о управлении рисками. В ходе работы с финансовыми отчетами компании сталкиваются с важными моментами:
- Ошибки накапливаются. Вручную мелкие несоответствия легко теряются в объемах работы и могут всплыть в самый неподходящий момент, превращаясь в долгие разбирательства.
- Время — это не только деньги. Быстрое и профессиональное решение вопросов по расчетам укрепляет партнерские отношения.
- Автоматизация — это аудиторский процесс. Алгоритм доверяет точности расчетов, делая их не просто формальностью, а инструментом для финансовой диагностики.
Инструмент «Ассистент массового формирования актов сверки» не просто создает документы. Он запускает процесс финансовой прозрачности:
- Автоматический расчет.
- Выявление узких мест.
- Быстрое устранение проблем.
Закрывая год с использованием этого сервиса, вы не просто подписываете акты — вы подтверждаете уверенность в каждой цифре вашей отчетности.
Попробуйте сами
Попробуйте провести сверку взаиморасчетов в новом формате. Вы не только сэкономите время, но и возможно найдете скрытые резервы для вашего бизнеса. Этот сервис доступен для бесплатного тестирования в течение 7 дней.