Этой статьёй я открываю серию своих публикаций на тему «Верстка КУДиР». И сразу оговорюсь, у меня установлена 1С Бухгалтерия предприятия (базовая), редакция 3.0.
Я веду учёт у ИП на УСН (доходы за вычетом расходов), и реальность такова, что предприниматели нередко оплачивают свои покупки, используя бизнес-карты, привязанные к их расчётному счёту в банке.
Это удобно, потому что такие операции можно осуществить здесь и сейчас, без потери времени на выставление счетов, ожидание исполнения платёжного поручения банком и т.д. По бизнес-карте можно купить что-то недостающее лично в розничном магазине в любой момент. И если есть основания для принятия таких покупок в расходы в налоговом учете, то неизбежно возникает вопрос: а как проводить подобные операции в 1С?
Итак, что я вижу в выписке банка после того, как ИП оплатил покупку, например материалов, бизнес-картой (на примере Сбербанка)?
После того, как покупатель (наш ИП) приложил бизнес-карту к платёжному терминалу в магазине, банк тут же списывает эти средства с расчётного счёта, который привязан к бизнес-карте. И в назначении платежа в самом начале значится: «Покупка PURCHASE_CB…», а далее идет информация о том, где произведена покупка, номер этой самой бизнес-карты, ФИО ее держателя, дата, номер чека онлайн.
А в качестве подтверждающего документа предприниматель мне приносит обычный бумажный кассовый чек. Таким образом, обе операции (и оплата и покупка) проведены в один день с разницей в несколько минут.
И вот тут возникает вопрос: как такие покупки проводить в программе 1С, чтобы автоматически эта запись правильно и без необходимости ручных корректировок отразилась в КУДиР (книге учета доходов и расходов)?
Ведь если я проведу в 1С операцию списания с расчётного счёта с видом «перечисление подотчетному лицу»,
то затем мне придётся формировать некорректный документ: авансовый отчет предпринимателя самому себе, который впоследствии попадет автоматически в КУДиР за своим порядковым номером, а номер кассового чека и дата покупки в Книге будут видны только в графе «содержание операции».
Почему я утверждаю, что авансовый отчет ИП самому себе – это некорректный документ? Потому что в соответствии с подп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций…» деньги выдаются под отчёт только в двух случаях:
- работникам организации, с которыми заключен трудовой договор;
- лицам, с которыми заключен договор гражданско-правового характера.
Поэтому, если ИП сам расплачивается за покупки при помощи бизнес-карты (или наличными, или с кредитки), он сам себе деньги под отчет не выдает, т.е. авансовый отчет не создается.
А раз такой документ не формируется, то и в КУДиР его быть не должно. В книге учёта доходов и расходов всё-таки должны быть указаны реквизиты именно самого кассового чека.
Как же быть? Неужели по всем таким покупкам придётся вносить ручные корректировки в Книгу учёта? Это же долго и неудобно!
Нет, не нужно!
В итоге я для себя нашла следующий выход: в бухгалтерском учёте, по каждой операции оплаты предпринимателем покупки бизнес-картой я всё-таки провела авансовые отчёты ИП самому себе, но только в программе 1С. И в документе «авансовый отчет» на вкладке «Товары» для каждой строчки в самом правом столбце (его становится видно, если ползунок внизу формы переместить до конца вправо) установила значение «Расходы УСН» - не принимаются.
И сразу же, не откладывая в долгий ящик, я делала на ту же сумму ручную операцию «Запись книги доходов и расходов УСН». В которой в графе «Дата и № первичного документа» указывала реквизиты кассовых чеков.
Кстати, каждый кассовый чек содержит QR-код. Если его отсканировать при помощи бесплатного приложения «Проверка чека» (устанавливается на смартфон, можно найти на Rustore), то тогда можно увидеть номер этого самого чека.
В результате проделанных манипуляций и бухгалтерский учёт в порядке, и КУДиР формируется самостоятельно даже по таким операциям, как покупки ИП по бизнес-карте. И никаких ручных правок не требуется.
По этой теме у меня всё, если возникли вопросы - пишите в комментариях!