Введение.
Таблицы Google, в отличие от Excel, дают широкий спектр инструментов, позволяющий к однотипным задачам находить различные подходы. В этой статье я хочу разобрать такую задачу, как фильтрация данных в таблице, и продемонстрирую четыре способа ее решить.
При этом в каждом способе есть свои уникальные преимущества, о которых я расскажу, а в конце статьи оставлю ссылку на таблицу, где у вас будет возможность самостоятельно ознакомиться с данными инструментами.
1. Фильтрация через формулу.
Ранее я уже писал о стандартной функции в таблицах Google - "FILTER", она позволяет обработать диапазон данных, задавая одно или несколько условий фильтрации.
На скриншоте выше я выполняю фильтрацию по строгому условию соответствия столбца «D» значением «Изм. 1».
При этом можно сделать формулу более интерактивной, заменив строгое значение данными, ссылаясь на ячейку.
В ячейку F10 я добавлю выпадающий список на основе данных из столбца D.
А в формулу подставлю ссылку на содержимое ячейки.
Теперь, меняя значение в ячейке, правая таблица, созданная через фильтр, автоматически обновляется.
Значение, по которому выполнена фильтрация, отображается на экране, что делает настройку фильтра наглядной. Это полезно, если в таблице работает несколько участников и всем нужно понимать, по какому условию происходит фильтрация.
При необходимости мы можем сделать логику сложнее. Проверять по диапазону дат (больше или меньше нужного значения), включать или отключать фильтры по галочкам.
2. Инструмент "Срез"
Второй инструмент будет настроить проще, при этом визуально он тоже выглядит как отдельная кнопка.
Данный инструмент позволяет выполнять фильтрацию нескольким пользователям таблицы независимо друг от друга.
Для создания среза нам нужно выделить диапазон для фильтрации, после на вкладке «Данные» нажать кнопку «Добавить срез».
На экране у нас появится ячейка среза, ее можно переместить в любое подходящее место.
Справа от нее в панели настройки среза нужно выбрать, по какому столбцу будет выполняться фильтрация. Я выставляю столбец «Примечание».
На этом настройка закончена, можно пользоваться срезом.
- Открываем фильтрацию по круглой кнопке слева.
- Выбираем, какие значения хотим скрыть/оставить.
- Нажимаем «ОК».
- Фильтр сразу же применяется к виду.
По сути, срез работает как стандартный фильтр в таблице, но визуально выглядит как отдельная кнопка. При необходимости можно создать несколько срезов для разных столбцов, но важно, что они все могут работать только на одном диапазоне.
Есть еще нюанс, что срезом могут пользоваться только юзеры, имеющие доступ к указанному в настройках среза столбцу. При необходимости это ограничение можно обойти, создав дубликат столбца с ссылкой на заблокированный.
Также еще раз скажу, что главной особенностью является возможность всех участников таблицы выполнять срез независимо друг от друга, что очень удобно при совместной работе.
3. Стандартный фильтр
Тут много писать не буду. Стандартный фильтр работает по аналогии с Excel.
Выделяем диапазон и на панели ищем кнопку в форме воронки:
Во время работы на шапке появляются значки фильтрации, нажимаем на них и задаем настройки.
Как и у других фильтров, кроме включения и отключения галочек, выше на панели есть различные условия фильтрации по цвету, различным формулам и пр.
Это лучший вариант, если вы работаете в таблице один и нужно что-то быстро отфильтровать и проанализировать.
4. Временный фильтр
Последний в списке, но не последний по своему значению — это временные фильтры. До появления «Срезов» в таблицах Google это был единственный инструмент, позволяющий фильтровать данные независимо для нескольких пользователей.
Лично я теперь предпочитаю пользоваться «Срезами», но в некоторых случаях временные фильтры тоже полезны.
Для создания также выбираем диапазон, кнопка с табличками правее стандартного фильтра, в выпадающем меню нажимаем «Создать фильтр» (ниже под этой кнопкой можно увидеть ранее созданные).
После создания можно работать с фильтром точно так же, как со стандартным. Если временный фильтр включен, выше будет панель с его названием.
После настройки можем его сохранить для дальнейшего использования, нажав «Сохранить фильтр» и указав его имя.
Чтобы его закрыть, нажимаем на крестик на панели фильтра справа.
Данным фильтром удобно пользоваться, если кроме вас есть другие люди, работающие в таблице, и вы хотите быстро отфильтровать данные, а после вернуть всё на место.
Поскольку фильтры можно сохранять, то сложные настройки фильтрации, к которым вы хотите периодически возвращаться, желательно выполнять именно с его помощью.
Еще можно заранее создавать временные фильтры для других пользователей, если вы хотите подготовить для них конкретные настройки и после иметь к ним доступ.
Заключение
Несмотря на то что все описанные инструменты выполняют одну и ту же задачу, я в своей работе пользуюсь ими всеми, исходя из специфики задачи. У каждого есть своя практическая польза и уникальные сценарии применения. Надеюсь данная информация была вам полезна и раскрыла новые неизвестные возможности либо углубила вещи которые вы уже знали.
В дополнение приложу небольшое дерево выбора фильтра:
Если вам понравились материалы в данной статье, то можете оставить лайк.
Как обещал, оставляю ссылку на таблицу с примерами описанных инструментов:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/14cmVitD6uG94Ruos418J5BLbSBraEkZKnBBvXdRaO_Y/edit?usp=sharing