С 2026 года вступают в силу важные изменения в оформлении электронных счетов-фактур (ЭСФ) и в правилах электронного документооборота (ЭДО). В статье от команды проекта 42Clouds рассказано, что именно изменится, как правильно оформить ЭСФ и использовать новые универсальные сообщения.
Изменения в оформлении счета-фактуры
С 1 января 2026 года вступают в силу новые требования, отраженные в статье 169 Налогового кодекса РФ. Основные изменения следующие:
1. Дополнение информации при предоплате. Если товар, работы или услуги были оплачены заранее частично или полностью, то с 2026 года в счете-фактуре указываются:
- номер и дата платежного поручения;
- номер и дата счета-фактуры, выставленного поставщиком на предоплату.
В 2025 году поставщик указывал только реквизиты платежного документа.
2. Изменения для ИП. Теперь ИП, подписывающий счет-фактуру, должен указывать свой ОГРН, так как с 2026 года упраздняется свидетельство о государственной регистрации ИП.
Подтверждение статуса ИП
С 1 января 2026 года единственным документом, подтверждающим статус ИП, станет выписка из Единого государственного реестра налогоплательщиков (ЕГРН). Ранее выданные свидетельства остаются действительными, но с 2026 года они больше не будут выдаваться. Для юридических лиц также предусмотрены аналогичные изменения.
Изменения в электронном документообороте с 1 января 2026 года
С 2026 года ЭДО претерпит значительные изменения. Вместо отдельных электронных актов и товарных накладных, поставщик будет использовать только универсальный передаточный документ (УПД). УПД объединяет как акт, так и счет-фактуру в один документ, что упрощает документооборот.
Что меняется:
- Переход на УПД. Поставщики и исполнители, работающие в системе ЭДО, обязаны использовать только УПД для отправки документов своим контрагентам.
- Простой документооборот. Вместо различных счетов-фактур и накладных, теперь будет отправляться единый документ. Это уменьшает объем работы и ускоряет процесс.
Для тех компаний, которые продолжают использовать смешанный документооборот, изменения не требуются. Товарные накладные, оформленные на бумаге, и электронные счета-фактуры будут продолжать использоваться как раньше.
Кого затронут изменения в ЭДО
Новые правила коснутся организаций, которые обмениваются исключительно электронными документами. До 31 декабря 2025 года организации могли выбирать, какие документы отправлять: товарную накладную и счет-фактуру или УПД. С 1 января 2026 года выбор остается только за УПД.
Организации, использующие смешанный документооборот, продолжат работать по прежним правилам, без изменений. Это касается тех, кто отправляет бумажные накладные и счет-фактуры по ЭДО.
Проверка документации
Поскольку многие организации уже прописывают порядок документооборота в договорах, важно в январе 2026 года проверить эти разделы. При необходимости стоит заключить дополнительное соглашение с контрагентами, чтобы они были в курсе новых правил ЭДО.
Оформление электронных счетов-фактур (ЭСФ)
На данный момент ЭСФ может содержать как 11, так и 14 граф. Компании, работающие с маркированными товарами, обязаны заполнять графы 12–14. Остальные организации используют форму с 11 графами.
Для исключения ошибок при оформлении ЭСФ рекомендуется автоматизировать этот процесс, используя решения, такие как 1С, так как они своевременно обновляются с учетом всех изменений в законодательстве.
Универсальное сообщение
С 1 октября 2025 года вступает в силу новый порядок обмена ЭСФ, который предусматривает замену уведомлений и извещений на универсальное сообщение (УМС). Эти изменения начнут действовать с 2026 года, и для этого нужно быть готовым к корректировке внутреннего документооборота.
Особенности оформления УПД для плательщиков УСН
УПД может быть оформлен с двумя статусами:
- Статус 1 — счет-фактура и первичный документ.
- Статус 2 — только первичный (передаточный) документ.
Плательщики УСН, не применяющие НДС, должны использовать статус 2. Если ошибочно выбран статус 1, и в документе указан НДС, организация обязана подать декларацию по НДС и уплатить налог в бюджет.
Сроки оформления УПД
УПД должен быть выставлен в день совершения хозяйственной операции, что соответствует срокам для товарных накладных и актов. В этом плане никаких изменений не предусмотрено.
Новый формат ЭСФ и УПД в 2026 году
Формат для УПД и ЭСФ в 2026 году остается прежним, и ФНС разъяснила особенности заполнения этих документов с 1 августа 2025 года. Плательщики НДС в 2026 году должны учитывать новые критерии для освобождения от НДС на УСН, которые вступят в силу с 1 января 2026 года.
Итоги
С 2026 года существенные изменения вступают в силу для электронного документооборота. Формализованные формы накладных и актов ТОРГ-12 исключаются из системы ЭДО, а УПД становится обязательным. При этом те компании, которые продолжают работать с бумажными накладными, смогут продолжать их использование.
Рекомендуется внимательно следить за изменениями и корректировать внутренние процессы для соблюдения новых требований.