В прошлый раз мы говорили о том, с чего начинать автоматизацию и почему часто она не работает. Сегодня я покажу, как это выглядит на практике. Мы разберем конкретные сценарии для разных форматов бизнеса. Не общие слова, а реальные задачи, которые можно взять и сделать.
Я не буду советовать автоматизировать всё и сразу. Наоборот, мы посмотрим на точечные решения, которые дают быстрый результат. Потому что автоматизация — это не про масштаб, а про эффективность.
Автоматизация для бизнеса услуг (ремонт, клининг, консалтинг, фотосессии)
Здесь главная проблема — поток заявок и согласование деталей. Сотрудники тратят кучу времени на переписку, уточнение одного и того же и напоминания.
Что можно автоматизировать в первую очередь:
- Первичный прием заявок. Клиент оставляет заявку на сайте или в соцсетях. Бот сразу задает ему 3-4 ключевых вопроса (например, для ремонта: тип помещения, площадь, желаемые сроки). Ответы автоматически собираются в таблицу или в CRM. Мастер или менеджер получает уже готовую карточку с данными, а не просто номер телефона. Экономия — 10-15 минут на каждый первый звонок.
- Напоминание о визите. После записи клиент автоматически получает SMS или сообщение в мессенджере за день и за час до визита специалиста. Это снижает количество «ноу-шоу» на 20-30%. Система сама отмечает подтвердивших клиентов.
- Сбор отзывов. После закрытия заказа клиенту автоматически приходит ссылка на форму отзыва или на страницу в Яндекс.Картах. Не нужно каждый раз вручную писать и просить. Отзывы копятся сами.
Почему это работает: В услугах много рутины в коммуникации. Эти процессы повторяются изо дня в день, их легко описать по шагам. Автоматизация здесь не заменяет мастера или консультанта, а просто освобождает ему время, убирая техническую работу.
Автоматизация в сфере онлайн-образования и курсов
Тут своя специфика: потоки студентов, доступы к материалам, домашние задания, вебинары. Администраторы и кураторы могут просто захлебнуться в рутине.
С чего начать:
- Выдача доступа и приветствие. Сразу после оплаты студент автоматически получает письмо с логином и паролем, ссылкой на личный кабинет и первым уроком. Одновременно он добавляется в общий чат в Telegram. Всё это происходит без участия человека, даже ночью.
- Напоминание о вебинарах. Система сама рассылает напоминания за день и за 30 минут до начала эфира. Если вебинар записан, автоматически отправляется ссылка на запись тем, кто был зарегистрирован. Куратору не нужно бегать по чатам.
- Прием домашних заданий. Можно настроить бота в Telegram, который будет принимать файлы с ДЗ, ставить на них метку времени и складывать в определенную папку на Google Диске. Преподаватель проверяет всё в одном месте. Это проще, чем искать работы в общем чате.
Почему это работает: Образовательный процесс сам по себе структурирован. В нем много точек касания со студентом, которые можно прописать как сценарий. Автоматизация создает ощущение четкой работы системы и снимает с команды тонны однотипных задач.
Автоматизация для онлайн-проектов (инфобизнес, digital-продукты, медиа)
Здесь часто маленькая команда или один человек, который делает всё: продукт, маркетинг, поддержку. Время — самый ценный ресурс.
Практичные сценарии:
- Подготовка контента. ИИ-инструменты (типа ChatGPT или нейросетей для генерации изображений) — это не для замены творчества, а для ускорения черновой работы. Написание плана статьи, подбор тезисов, генерация идей для постов, создание простой картинки для шапки — это можно поручить нейросети. Вы потом только правите и дополняете.
- Работа с клиентской базой. Допустим, у вас вышла новая книга. Можно настроить автоматическую серию писем для тех, кто купил предыдущую. Или отправить персональную скидку тем, кто добавлял товар в корзину, но не купил. Делается один раз, а работает месяцами.
- Сбор обратной связи. После покупки цифрового продукта (чек-листа, шаблона, мини-курса) автоматически отправляется короткая форма с вопросом: «Что вам понравилось и что можно улучшить?». Это дает быструю обратную связь без лишних усилий.
Почему это работает: В онлайн-проектах критично важна скорость и возможность масштабироваться без роста команды в 10 раз. Точечная автоматизация рутинных этапов (как в контенте, так и в продажах) позволяет одному человеку делать работу за двоих-троих.
Автоматизация для небольших команд (стартапы, локальный бизнес, фриланс-группы)
Часто здесь нет айтишника или отдельного специалиста по процессам. Нужны максимально простые и дешевые решения.
Что реально сделать на старте:
- Синхронизация задач. Используйте простые связки типа Trello + Slack. Когда в Trello меняется статус задачи или назначается новый исполнитель, в общем чате Slack автоматически появляется уведомление. Все в курсе без лишних собраний.
- Ведение общего учета. Настроить Google Таблицу, которая через простые интеграции (через Make или n8n) собирает данные: новые заказы с сайта, траты с корпоративной карты, количество новых подписчиков. Все ключевые цифры стекаются в одну таблицу, которую не нужно заполнять вручную.
- Автоответчик на частые вопросы. Сделайте в Telegram-боте или в шапке рабочего чата простую инструкцию с ответами на 5 самых частых вопросов по проекту (где документы, как оформить отчет, график встреч). Это сократит количество отвлечений в разы.
Почему это работает: Маленькой команде не нужна сложная CRM или дорогая система. Им нужен порядок в коммуникации и прозрачность. Простые, почти бесплатные инструменты для автоматизации помогают навести этот порядок, не отвлекаясь от основной работы.
Общее правило для любого формата
Не пытайтесь автоматизировать процесс от начала до конца, особенно если вы делаете это впервые. Выберите одну точку боли. Например, не «автоматизацию продаж», а «автоматическое создание карточки клиента из заявки с сайта». Сделали, проверили, увидели результат — двигайтесь дальше.
Сложные процессы, где нужны человеческие отношения и принятие решений, лучше пока оставить в покое. Автоматизация должна быть как тихий помощник, который работает на фоне, а не как громоздкая система, которая всё усложняет.
Инструменты можно использовать простые: Make (бывший Integromat), n8n для связок сервисов; ChatGPT или его аналоги для работы с текстом; боты в Telegram или ВКонтакте для коммуникации. Главное — начать с задачи, а не с инструмента.
Итог простой. Вне зависимости от типа бизнеса, ищите места, где люди делают одно и то же много раз. Где теряется концентрация на пустяках. Где информация теряется между стульями. Это и есть точки для автоматизации. С них и начинайте.
В следующей статье мы разберем, как выбрать конкретный инструмент для автоматизации: на что смотреть, как тестировать и как не потратить бюджет впустую.