💍Молодые отменили свадьбу за 24 часа до мероприятия, что делать организатору свадеб?
ЧАСТЬ 1
Это очень неприятная ситуация, но, к сожалению, не редкая. Главное для организатора - действовать профессионально, спокойно и по договору.
Вот пошаговый план, что делать:
1. Немедленные действия (Первый день)
•Сохраняйте спокойствие и профессионализм.
Ваша задача - быть опорой для клиентов даже в такой стрессовой ситуации. Не проявляйте негативных эмоций по отношению к ним.
•Свяжитесь с молодоженами.
Лучше всего по телефону, чтобы выразить соболезнования и поддержку (если причина печальная) или просто понять их настроение. Уточните, является ли отмена окончательной или речь идет о переносе. Это ключевой момент.
•Активьте свой договор.
Достаньте и внимательно перечитайте раздел, касающийся отмены или переноса мероприятия. В хорошо составленном договоре все должно быть прописано: штрафные санкции, условия возврата предоплаты, порядок действий.
2. Работа с договором и финансами
Это самый сложный и важный этап. Ваши действия зависят от условий договора и причины отмены.
Вариант А: Свадьба переносится на другую дату.
Это наилучший сценарий для вас.
•Подпишите дополнительное соглашение к договору, где будет указана новая дата.
•Обговорите условия:
Все авансовые платежи (депозиты), которые вы уже внесли подрядчикам, должны быть по возможности перенесены. Если новая дата не подходит какому-то подрядчику, и депозит сгорает, этот убыток должен нести заказчик (это тоже нужно прописать в доп. соглашении).
•Ваш гонорар:
Вы можете предложить сохранить ваш гонорар за проделанную работу по старой дате, а на новую дату заключить новый договор или дополнение. Часто организаторы идут навстречу и дробят оплату.
Вариант Б: Свадьба отменена окончательно.
•Составьте официальный акт об отмене мероприятия. Укажите дату отмены и причину (со слов клиентов). Это будет основанием для расчета неустойки.
•Рассчитайте понесенные убытки и фактически выполненные работы:
1. Ваш гонорар за проделанную работу.
Пропишите в акте все, что вы уже сделали: разработка концепции, проведение встреч, подготовка смет, переговоры с подрядчиками, бронирование и т.д. Эта работа оплачивается.
2. Невозвратные депозиты подрядчикам. Предоставьте молодым все подтверждающие документы: счета, чеки, переписку с подрядчиками о том, что депозит не возвращается. Вы выступаете как агент, и эти расходы клиент обязан возместить.
3. Штраф (неустойка) за отмену.
Смотрите условия вашего договора. Обычно это процент от общей стоимости свадьбы или вашего гонорара. Например, "При отмене мероприятия менее, чем за 3 месяца, взимается 100% гонорара организатора; за 3-6 месяцев - 50% и т.д.".
•Верните клиенту то, что можно вернуть. Если какие-то платежи еще не были внесены или их можно вернуть (полностью или частично), вы обязаны это сделать. Прозрачность - залог вашей репутации.
3. Работа с подрядчиками
•Немедленно проинформируйте всех привлеченных подрядчиков (фотограф, видеограф, банкет, ведущий, декор и т.д.).
•Узнайте условия отмены по их договорам. Какие депозиты сгорают, можно ли перенести дату.
•Запросите у них официальные письма/чеки о сумме невозвратного депозита для предоставления клиенту.
4. Юридические нюансы
Причина отмены.
•Если отмена связана с форс-мажором (болезнь, смерть близкого родственника), по закону о защите прав потребителей клиенты могут требовать полного возврата всех сумм, кроме фактически понесенных расходов (те самые невозвратные депозиты). Ваш гонорар за проделанную работу также является понесенным расходом.
•Если клиент отказывается платить по акту сверки, угрожает судом или черным пиаром, вам нужен юрист. Не вступайте в публичные перепалки.
5. Сохранение репутации и забота о себе
Продолжение читайте в следующем посте👇
