Бывают такие случаи, когда документы на полученный товар либо отсутствуют, либо не имеют всех реквизитов первичного документа (и подпись поставщика — это обязательный реквизит). Поставки без документов обычно называются неотфактурованными поставками. В налоговом или гражданском кодексе это понятие не упоминается, хотя оно единственный раз встречается в инструкции к плану счетов, утвержденной минфином в 2000 году.
Но и не все поставки без документов можно считать неотфактурованными.
Если на складе обнаружился товар без документов, но точно идентифицировать поставщика нет возможности, можно принять решение считать этот товар собственностью компании как полученное безвозмездно. С безвозмездных товаров придется заплатить налог на прибыль, так как по сути это доход в натуральной форме. Если поставщик идентифицирован, но с ним нет договорных отношений, то можно оставить лежать товары на складе (не использовать, не продавать) и рассматривать их как товары на ответственном хранении до тех пор, пока с документами что-то не решиться.
Во всех остальных случаях имеет место быть неотфактурованная поставка. Для принятия такого товара в бухгалтерском учете необходимо созвать комиссию из сотрудников компании, изучить и пересчитать товары, составить акт о приемке материалов/товара/тары, передать один экземпляр поставщику, один – в бухгалтерию. Бухгалтерия оприходует этот товар по цене из договора/счета/спецификации/переписки с этим поставщиком, либо по цене предыдущей поставки от него же. Могут быть и другие методы определения цены неотфактурованной поставки: оценочный, биржевые и т.д. В дальнейшем, при получении первичный документов от поставщика, на их основании стоимость товаров будет скорректирована в учете.
Важно отметить, что в налоговом учете нет и не может быть неотфактурованных поставок. Расходы в налоговом учете должны быть документально подтверждены (то есть на основании первичных документов). Хоть платить налог на прибыль с неотфактурованной поставки не нужно, но и в расходах по налогу на прибыль эту себестоимость учитывать нельзя.