С 2022 года в новом федеральном стандарте бухгалтерского учета введено понятие «оправдательного» документа.
Оправдательный документ – это документ, который содержит информацию о факте хозяйственной жизни организации. В отличии от первичного документа оправдательный может не иметь всех реквизитов, обязательных для первичного. На основании оправдательного документа составляется первичный документ, в котором обязательно указать на основании какого именно оправдательного документа он заполнен.
Главным примером такой конструкции можно считать авансовый отчет. Сотрудник купил билеты на поезд, чтоб ехать в командировку, принес чеки и билеты, которые будут являться оправдательными документами. На их основании будет составлен авансовый отчет, который будет являться первичным документом и на основании которого будут выплачены деньги сотруднику за билет (или закрыт его долг перед фирмой, если деньги выплатили авансом) и учтены билеты в расходах компании.
В случае если оправдательный документ содержит все обязательные реквизиты первичного документа, то составлять еще один первичный документ не обязательно.
Иногда бывают высказывания о «нелепых» требованиях бухгалтерии предоставить накладную с подписью поставщика. Дескать начальник же подписал со стороны покупателя накладную, он ответственный за факт хоз. жизни, зачем вам еще и подпись поставщика? Но это так не работает. Потому что поставка товара – это сделка, в которой участвуют две стороны: продавец передает товар, а покупатель его принимает. Подпись поставщика подтверждает, что он передал именно этот товар, именно в этом количестве и по такой цене. Покупатель своей подписью подтверждает получение этого товара, его количество и согласие с ценой поставщика. Без подписи обоих сторон (всех лиц, участвующих в сделке) документ не может являться первичным.
Но и как оправдательный документ его нельзя использовать в учете: для учета необходим первичный документ, который может быть составлен по оправдательному. Но первичным документом будет служить подписанная с обоих сторон товарная накладная, составлять которую по неподписанной накладной, как по оправдательному документу, весьма нелепо, ведь проще подписать у поставщика первоначальную накладную. Иначе мы получаем так называемую неотфактурованную поставку, о которой поговорим чуть позже.