Основным понятием в бухгалтерии является факт хозяйственной жизни. 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» определяет его так:
Факт хозяйственной жизни - сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств
В данном случае сделка – это договоренность двух или более лиц о каких-то действиях: о поставке товара или об оказании услуг. Событие случается само по себе и не зависит от компании. Примером события может быть списание товара, утраченного в результате пожара. Операция – это одно из ряда действий в рамках сделки или обособленное действие, не имеющее отношение к сделке. В рамках сделки по поставке товаров можно выделить следующие операции: отправка товаров покупателю, получение оплаты товар, расчет и списание себестоимости, подсчет финансового результата сделки. Отдельной от сделок операцией может быть выпуск продукции на производстве «на склад», а не сразу под конкретного клиента.
Все факты хозяйственной жизни должны быть оформлены документально. Такие документы называются первичными учетными документами (или просто первичными документами или «первичкой»). Для оформления первичных документов есть унифицированные формы, которые разработаны государством. В большинстве случаев использование унифицированных форм не обязательно и компания может самостоятельно разработать удобную ей форму, однако она должна содержать все обязательные реквизиты первичного документа.
Обязательными реквизитами первичного документа являются:
· наименование документа
· дата составления
· наименование экономического субъекта, составившего документ
· содержание факта хоз. жизни, величина натурального и/или денежного измерения факта хоз. жизни
· наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события, а так же его (их) подписи и ФИО.
Первичные документы, необходимые для бухгалтерского учета, могут служить документами для налогового учета. Так товарная накладная не только фиксирует факт получения товара, но и используется для подтверждения себестоимости проданных товаров при расчете налога на прибыль.