Хотя в России постепенно снимают ограничительные меры, эпидемиологическая обстановка в ряде регионов остаётся напряжённой, а зарубежные поездки всё ещё ограничены. В связи с этим многим организациям приходится отказываться от отправки сотрудников в служебные поездки.
В данном материале рассмотрим особенности документального оформления и финансового учёта при аннулировании командировок по причине COVID-19.
Этап первый: оформление распоряжения об отмене поездки
Первоочерёдной задачей является издание внутреннего приказа о приостановке командировок в связи с эпидемиологической ситуацией. В документе необходимо конкретизировать основания для отмены каждой поездки — например, введение карантинных мер на территории Российской Федерации или страны назначения. Целесообразно сослаться на соответствующие постановления правительства, региональные нормативные акты и рекомендации Всемирной организации здравоохранения.
Альтернативный вариант — отзыв ранее выпущенного приказа о направлении в командировку. Однако такая процедура допустима только при отсутствии фактических расходов на суточные, транспорт или проживание сотрудника.
Пример распоряжения об отмене деловой поездки в связи с коронавирусом
Этап второй: расторжение договоров бронирования
При наличии предварительно оформленных заказов на билеты или номера в гостинице после отмены командировки потребуется их официальное расторжение. Все финансовые операции, связанные с этим процессом, должны быть правильно отражены в бухгалтерском учёте.
Многие перевозчики и отели предусматривают штрафные санкции за отказ от брони — такие издержки учитываются как внереализационные расходы организации.
Дебет Кредит Содержание хозяйственной операции
60 51 Перечисление средств за проживание сотрудника
51 60 Возврат средств от гостиницы после отмены бронирования (за вычетом штрафа)
91.02 60 Отражение штрафных сумм в составе прочих расходов
При международных поездках отдельной статьёй затрат часто выступает оплата визовых сборов. Эти расходы могут уменьшать налогооблагаемую базу даже при отмене командировки, но потребуется документальное подтверждение вынужденного характера отмены. Для предупреждения вопросов со стороны налоговых органов рекомендуется собрать пакет документов:
- Официальный приказ руководства с указанием причин отмены поездки и ссылками на нормативные акты;
- Подтверждения аннулирования билетов и бронирования мест проживания;
- Справки консульских учреждений о действующих въездных ограничениях (при наличии).
При выдаче сотруднику авансовых средств требуется их полный возврат в кассу предприятия или на корпоративный банковский счёт.
Дебет Кредит Содержание хозяйственной операции
71 51,50 Авансовая выдача средств на командировочные нужды
51,50 71 Зачисление возвращённых сумм при отмене поездки
Этап третий: налогообложение и страховые отчисления
Расходы на аннулированную командировку не формируют налогооблагаемый доход сотрудника. Это правило распространяется на все сопутствующие затраты: визовые сборы, отменённые билеты, гостиничные брони.
Поскольку указанные расходы не связаны с выполнением трудовых обязанностей, они полностью относятся на затраты работодателя и не облагаются страховыми взносами.
Компенсация сотруднику затрат на самостоятельную покупку и последующий возврат билетов также не считается доходом. НДФЛ и страховые взносы с таких сумм не начисляются.