Работаете в централизованной бухгалтерии (центре обслуживания) и устали быть «крайними»? Запомните 3 вещи: бухгалтер не материально ответственное лицо, бухгалтер не совершаете хозоперации, а бухгалтерия не служба закупок по 44ФЗ. Ваша сила — в правильных процессах. Разбираем на цитатах из законов и решений госорганов, как распределить ответственность, создать регламент взаимодействия с и защитить себя и коллектив от несправедливых претензий. Плюс — готовый план действий для главного бухгалтера ЦБ.
Должностные обязанности по закону: Что ДОЛЖНА делать централизованная бухгалтерия:
1. Прием и проверка первичных учетных документов: миссия не выполнима, если учреждение не сдает документы
Принимать, обрабатывать, отражать. Задача бухгалтера — работать с первичными учетными документами, которые предоставлены учреждениями. Согласно в п.3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете":
"Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания".
Вы составляете документ, только если он является внутренним (бухгалтерской справкой) на основе данных учреждения, которое передано на обслуживание.
2. Сдача отчетности обслуживаемыми учреждениями: ваш график документооборота нерушим
Соблюдать сроки сдачи отчетность и следование установленным регламентам — это базовый минимум. Сроки сдачи отчетности в казначейство, ФНС, органы статистики — интегрировать в ваш график документооборота. Основа — Приказы Минфина России и Федерального казначейства. Руководитель Централизованной бухгалтерии в составе учетной политики утверждает График документооборота. Обслуживаемые учреждения обязаны его соблюдать.
3. Консультации для учреждений: быть навигатором, а не двигателем Цифры и конкретика.
Консультировать и разъяснять. Быть маяком в море инструкций. Разъяснять порядок оформления документов, применения КОСГУ, соответствия требованиям Бюджетного кодекса РФ и Федерального закона № 44-ФЗ (контрактная система).
4. Контролировать формальную сторону.
Проверять первичные учетные документы на наличие обязательных реквизитов (ст. 9 402-ФЗ), арифметическую правильность, соответствие плановым назначениям.
Четкие границы: Что НЕ входит в обязанности ЦБ (по закону!):
Подлог документов: красная линия, которую нельзя переходить Конкретные страхи и ситуации.
Вы не совершаете факты хозяйственной жизни. Вы их отражаете. Приобретает товар, нанимает сотрудника, несет материальную ответственность — учреждение. Согласно в п.3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете":
«Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.»
Бухгалтер не отвечает за законность самой сделки, если документы оформлены формально верно.
Материальная ответственность и имущество — зона риска учреждения
Вы не являетесь материально ответственными лицами за имущество учреждений. Вы учитываете его.
Конфликт с учреждением по 44-ФЗ: подготовка технических заданий, проведение закупок, приемка результатов
Вы не должны исполнять функции заказчика по 44-ФЗ. 44-ФЗ не имеет отношения к бухгалтерскому учету. Подготовка технических заданий, проведение закупок, приемка результатов — зона ответственности учреждения. Централизованная бухгалтерия лишь отражаете их решения в учете. Исключение – распорядительным документом органа, который выполняет функции и полномочия учредителя (далее - учредитель), централизованной бухгалтерии (центру обслуживания) переданы строго определённые функции, которые одновременно закреплены в Уставе Централизованной бухгалтерии (центра обслуживания). Например, в Уставе Централизованной бухгалтерии Московской области указано, что учреждение создано для:
- осуществления полномочий заказчика – Учредителя и подведомственных ему учреждений по планированию и осуществлению закупок, включая определение поставщиков (подрядчиков, исполнителей);
- заключения государственных контрактов, их исполнения, в том числе с возможностью приемки поставленных товаров, выполненных работ (их результатов), оказанных услуг.
Ваш щит: Нормативная база и цитаты из решений учредителя. Защита Централизованной бухгалтерии от обвинений в бездействии.
Ваша роль Централизованной бухгалтерии (Центра учета) определена свыше — актами учредителя:
1.«Решило:
1. Передать функции по ведению бюджетного (бухгалтерского) учета и формированию отчетности Администрации … района … области, подведомственных казенных и бюджетных учреждений …. района … области в Муниципальное казенное учреждение «Центр бюджетного учета …».
2.«Руководителям департамента …, муниципальных учреждений, указанных в приложении, заключить с Централизованной бухгалтерией Соглашение на осуществление следующих централизуемых полномочий:
- ведение бухгалтерского и налогового учета, составление отчетности, включая открытие и ведение лицевых, расчетных и других банковских счетов, операций по ним;
- представление необходимой налоговой, статистической отчетности, отчетности по персонифицированному учету застрахованных лиц в ПФР;
- представление интересов учреждения в различных организациях (ФНС, СФР и др.);
- составление актов сверок расчетов с контрагентами и осуществление контроля за состоянием дебиторской и кредиторской задолженностей учреждения;
- представление экономического анализа исполнения Плана финансово-хозяйственной деятельности учреждения, результатов его финансово-хозяйственной деятельности.»
Как главному бухгалтеру ЦБ организовать работу с учреждениями: порядок действий
Порядок действий для главного бухгалтера Централизованной бухгалтерии:
Шаг 1. Создайте Регламент взаимодействия с учреждениями — вашу главную конституцию
Если Вы главный бухгалтер Централизованной бухгалтерии, разработайте и утвердите у учредителя детальный Регламент взаимодействия. (Отдельные учредители принимают такой Регламент самостоятельно! – проверьте, возможно он уже действует). Регламентация по пунктам должна содержать:
- Какие документы, в каком виде и в какие сроки учреждения обязаны передавать в ЦБ.
- График сдачи отчетности, который зависит от сроков предоставления документов обслуживаемыми учреждениями.
- Перечень функций, которые остаются за учреждением - заключение договоров, утверждение смет, ПФХД, инвентаризация на местах, закупки по 44 ФЗ и 223 ФЗ.
Шаг 2. Ведите Журнал регистрации: факты против эмоций
Ведите Журнал регистрации поступления первичных учетных документов. Внедрите систему электронного документооборота или простой журнал регистрации в Excel с отметками: "Документ запрошен", "Получен", "На проверке", "Возвращен на доработку". Каждая запись — дата, время, ФИО сотрудника учреждения. Это не контроль ради контроля, это фиксация процесса.
Шаг 3. Пишите официальные письма (с копией учредителю!)
При нарушении сроков сдачи "первички" или отчетности — направляйте официальное письмо на имя руководителя учреждения с копией учредителю. Формально, без эмоций: "Сообщаем, что в связи с непредоставлением вашим учреждением документов... отчетность в ФНС будет сформирована с ошибками/несвоевременно. Ответственность, согласно статье 120 НК РФ, несет учреждение как налогоплательщик".
Шаг 4. Проводите рабочие совещания, а не разборки
Проводите Совещания (Беседы без гнева). Регулярные встречи с сотрудниками учреждений – отделы кадров и закупок, технические службы. Не обвиняйте, а разъясняйте последствия: "Если приказ на установление надбавки не предоставлен за три дня до установленной даты выплаты заработной платы, мы не можем принять документ к учету. Заработная плата будет начислена сотруднику не корректно, без надбавки".
Шаг 5. Регулярно информируйте учредителя. Это не стукачество, это отчёт
Докладывайте Учредителю (Чистая правда). Ежеквартально направляйте учредителю аналитическую записку: "Из 30 учреждений 10 систематически срывают сроки на 5-7 дней. Перечень прилагается. Риски: несвоевременная зарплата, штрафы по налогам". Централизованная бухгалтерия — источник информации для принятия управленческих решений.
Ответственность централизованной бухгалтерии: Суть
Централизованная бухгалтерия — это зеркало. Она отражает дисциплину или хаос подведомственных учреждений (зона ответственности учредителя!). Ваша сила не в том, чтобы брать на себя обязанности учредителя или обслуживаемого учреждения (которые вам никто не передавал!), а в том, чтобы ясно, методично и документально фиксировать процессы. Когда каждый на своем месте, в системе царит гармония. Когда учреждение не выполняет свою часть функций и обязанностей — задача не сделать за него (это наказуемо при проверках), а сделать так, чтобы этот сбой был виден как день.
Как вы выстраиваете работу? Пишите в комментарии — обменяемся опытом.