Чего вы ждете? (предисловие)
«Ваши ожидания – ваши проблемы.» (Андрей Аршавин)
Мы давно задумали серию статей о том, как MS Project может быть полезен каждому заказчику. Задумка эта возникла во время очередного кейса внедрения. Наш заказчик, негодуя, сообщил, что его главная проблема – необходимость по полдня корректировать план проекта. И что если он не будет это делать – то план можно выкинуть в урну на следующий день после утверждения. И если бы такая возможность была – он бы с радостью так и сделал.
Не знаю, как у кого, а в нашей практике 100% заказчиков на входе в проект имеют эту ситуацию. Дальше начинаются частности:
- "У нас компания большая, стандарты требуют вести план и отчитываться по нему. Поэтому приходится делать."
- "У нас компания небольшая, но мы на подряде у федерального холдинга, который навязывает нам свои стандарты. Поэтому приходится делать, если хотим с ним работать."
- "У нас компания небольшая, на мне держится управление производством. Поэтому я все держу в уме."
- "У нас компания небольшая, я доверяю своим сотрудникам, они делают все, что в их силах. Возникающие проблемы разруливаем по мере их возникновения."
И так далее.
Эти варианты порождают следующие утверждения:
- "Обстоятельства вынуждают меня вести план проекта независимо от моего желания."
- "Если обстоятельства не давят, то главным становится мое желание вести план. "
- "Наличие желания обуславливается двумя факторами: сколько я времени и энергии трачу на это и что я получаю в результате."
В большинстве своем ничто, из перечисленного выше, не греет душу менеджера – любое из обстоятельств пересиливает Ее Величество Рутина. И планы проектов летят в мусорку, если у менеджера есть такая опция.
Если не рутина, то обязательно будет еще что-то поважнее, чем верстка и поддержание в актуальном состоянии плана проекта, красивой диаграммы Ганта. Проверено.
В этом месте следует задать читателю самый главный вопрос, ответ на который, поверьте, нужен не нам вовсе, а именно читателю:
Чего Вы ожидаете от системы управления проектами?
По нашему мнению, ответ на этот вопрос должен быть настолько концептуальным и оторванным от инструментов, насколько это возможно. При этом совершенно нормально задавать этот вопрос и боссам компании, и менеджерам, и исполнителям. Через качественный ответ на этот вопрос формируется связность звеньев системы, взаимная выгода от ее внедрения и использования всеми ее участниками. Лишите профита хотя бы одно звено пользователей – получите высокий риск провала проекта внедрения.
Получается, что «полет фантазии заказчика» имеет ключевое значение.
Еще мы хотели бы сообщить, что у нас, внедренцев-консультантов, тоже есть собственные ожидания. Главное наше ожидание – чтобы «полет фантазии» заказчика вообще имел место. Потому что мы, как правило, работаем в атмосфере заниженных ожиданий заказчика. В ситуации, когда заказчик не знает, чего ему вообще ожидать от системы. Не знает, какой профит он от системы желает иметь.
А чего это мы вдруг про наши ожидания заявляем?
Ну как минимум, потому что мы считаем, что ожидания заказчика и подрядчика должны согласоваться друг с другом.
Тут какой-то суровый читатель заметит, что вообще-то наше дело – это продать софт или услуги. Поэтому мы работаем со всеми, кто желает автоматизировать бизнес. И будет прав.
Еще он заметит, что правильно выявить потребность – это круто, но создать потребность – еще круче. И поэтому наша цель – создать потребность у заказчика, а затем продать софт или услуги. И снова будет прав.
Однако, мы хотели бы напомнить такому читателю, что именно под его столом (а не под нашим) стоит та мусорка, в которую он продолжает каждый божий день выбрасывать свои календарные и ресурсные планы.
И вслед за этим, мы хотели бы задать еще один вопрос-предложение:
А что, если MS Project прекратит забирать ваше время и энергию, и начнет помогать вам?
По нашему глубокому убеждению, сформированному из многолетней практики использования и внедрения MS Project, этот продукт является одним из самых недооцененных заказчиками. При правильном подходе к использованию, MS Project не просто будет помогать в работе, а делать большой объем работы за пользователя.
Как?
Об этом будет серия наших статей. Мы очень надеемся, что она пробудит у уважаемого читателя тот полет фантазии, о котором мы писали выше.
Но, прежде чем начать, давайте договоримся об одной важной вещи.
Материал, изложенный в статьях — не линейная инструкция «сделай раз, сделай два, – получи результат». Это пирамида знаний, где каждая следующая ступень открывает новые возможности, но как правило, требует понимания предыдущей.
Представьте, что мы проходим путь от простого инструмента к сложному прибору:
🔨 Уровень 1: Кувалда. Ломаем стереотипы. Вы поймете, почему планы летят в урну, и чего на самом деле ждут от системы управления проектами. Ваша главная добыча здесь — правильный вопрос, который нужно задать себе и своей команде.
🔧 Уровень 2: Набор гаечных ключей. Собираем каркас. Вы научитесь строить не «план-документ», а живую модель проекта, которая умеет автоматически пересчитывать сроки. Это резко сократит рутину «перепланирования».
📊 Уровень 3: Точные измерители. Подключаем приборную панель. Вы встроите в модель финансы и научитесь в реальном времени отслеживать самый важный KPI — маржинальность. Теперь вы управляете не сроками, а прибылью.
🎯 Уровень 4: Калибровочный стенд. Настраиваем эталон. Подключаем к модели проекта методику EVM (освоенный объем), чтобы при оценке эффективности проекта оперировать не ощущениями, а объективными цифрами.
🔬 Уровень 5: Электронный микроскоп. Конструируем систему прогнозирования. Вы сможете математически обосновать прогноз завершения проекта, используя глубокие (но базовые!) возможности MS Project. Это может служить инструментом для точечных переговоров с заказчиком и принятия стратегических решений.
🗺️ Уровень 6: Итоговая карта. Говорим на языке руководства.
Вы научитесь упаковывать всю сложность вашей точной модели в кристально ясные S-кривые и дашборды. Здесь ваша мощная аналитика превращается в силу убеждения и ясность для руководства.
Не обязательно идти до самого верха. Каждый уровень — это самоценный навык, который сделает вашу работу лучше. Остановитесь там, где вам комфортно и достаточно. Возможно, позже вы захотите подняться выше.
Главное — начать. Поехали.