Акт внутреннего аудита СМК: оформление шаг за шагом

Акт внутреннего аудита СМК: как оформить Шибалкин Алексей

В этой статье:

• Требования к оформлению акта внутреннего аудита СМК
• Пошаговая инструкция: оформление акта внутреннего аудита СМК
• FAQ: Акт внутреннего аудита СМК — вопросы и ответы
• Выводы
• Аутсорс внутреннего аудита — удобно и прозрачно

Система менеджмента качества (СМК) требует постоянного анализа и совершенствования. Внутренний аудит — ключевой инструмент оценки эффективности СМК, выявления несоответствий и формирования плана корректирующих действий. Формализованный итог такой проверки — акт внутреннего аудита СМК. От того, насколько грамотно и структурированно составлен этот документ, зависит не только внутренняя отчетность, но и возможность отстоять интересы компании при внешних аудитах, сертификации или разбирательствах с контрагентами.

Акт внутреннего аудита СМК снижает риски для бизнеса, позволяя оперативно обнаружить и устранить недочеты в документации или процессах. Четкая структура акта обеспечивает прозрачность результатов аудита для руководства и специалистов, помогает контролировать выполнение стандартов ISO 9001, IIA, учитывать рекомендации COSO, поддерживать соответствие международным требованиям. Для финансовых директоров, бухгалтеров и специалистов по внутреннему контролю этот документ становится надежным инструментом выстраивания системы контроля качества и минимизации операционных потерь.

Требования к оформлению акта внутреннего аудита СМК

Основные принципы составления документа

Согласно международным стандартам ISO 9001 и внутренним регламентам (см. документацию аудита в Базе знаний Baza_vnytr_audit), акт внутреннего аудита СМК должен содержать объективную, достоверную и структурированную информацию. Документ оформляется строго по утвержденной форме, которую необходимо адаптировать под специфику предприятия. Важно обеспечить:

• Наличие уникального номера и даты проведения аудита;
• Указание состава комиссии (ФИО, должности, квалификация);
• Описание объекта аудита и перечень охваченных процессов;
• Критерии, объем и методы аудита;
• Выводы, выявленные несоответствия, потенциальные риски;
• Рекомендации по исправлению и улучшению;
• Подписи всех участников.

Рекомендации по составу и структуре документа

Структура акта складывается из обязательных и дополнительных разделов:

• Шапка документа: наименование предприятия, № и дата акта, реквизиты проверки.
• Цели и задачи аудита (коротко, ссылкой на план/программу аудита).
• Состав комиссии — фамилии, должности, квалификация аудиторов.
• Краткое описание объекта аудита.
• Критерии и объем: стандарты, процедуры, документы, процессы.
• Ход проверки: факты, методы выявления, ссылки на документацию аудита.
• Результаты и выводы: основные находки, степень соответствия критериям.
• Перечень несоответствий и замечаний.
• Рекомендации и предложения по улучшению.
• Приложения: копии актов наблюдений, фото- и видеоматериалы, выписки из журналов, отчеты по тестированиям.
• Подписи аудиторов и руководителя аудируемого подразделения.

Пример структуры акта внутреннего аудита СМК

Раздел Описание Шапка ООО «Радар», Акт №001/2024, 12.06.2024 Состав комиссии Иванов И.И., аудитор, Петрова А.В., риск-менеджер Цели аудита Проверка выполнения процедур контроля закупок Объект аудита Отдел снабжения, процесс закупки и хранения Критерии ISO 9001:2015, ВКП-2, Регламент по закупкам Ход проверки Анализ документов, интервью, наблюдение Выявленные несоответствия Отсутствие подписей на приказе №12, нарушение порядка хранения ТМЦ Рекомендации Актуализировать бланки, провести внеочередной инструктаж Подписи (подписи членов комиссии, руководителя ОСП)

Формальные требования к отчетности

Документация аудита и отчетность должны соответствовать не только внутренним стандартам предприятия, но и требованиям регуляторов, если компания претендует на внешнюю сертификацию. Рекомендуется хранить акты в бумажном и электронном виде не менее 3–5 лет. Каждая версия документа фиксируется в реестре отчетности, а приложения и методические материалы — в отдельном архиве.

Недопустимо исправлять акт задним числом без согласования с руководителем аудита и внесения изменений в журнал регистрации. Любое выявленное несоответствие, отмеченное в акте, должно сопровождаться планом корректирующих действий.

Пошаговая инструкция: оформление акта внутреннего аудита СМК

Подготовительный этап

1. Разработайте форму акта с учетом типовых образцов (рекомендуется ознакомиться с примерами в документации аудита организации).
2. Определите состав комиссии и объект проверки.
3. Актуализируйте критерии: международные стандарты (ISO 9001, IIA, COSO), корпоративные нормы.
4. Согласуйте даты и участников аудита.

Этап проведения аудита

• Соберите доказательства: акты, отчеты, регистры, рабочие документы.
• Зафиксируйте все выявленные несоответствия с указанием фактов и ссылкой на документацию аудита.
• Определите потенциальные риски и влияние на бизнес-процессы.

Оформление акта

• Внесите в акт все найденные данные, выделите главные проблемы и предложения по их устранению.
• Проверьте полноту заполнения разделов, приложите необходимые подтверждающие документы.
• Передайте на подписание всем членам комиссии и ответственным лицам.
• Зарегистрируйте акт в системе документации аудита и обеспечьте доступ для заинтересованных сторон.

Типовые ошибки при оформлении акта внутреннего аудита СМК

• Формальное копирование прошлых актов без учета реальных проблем и изменений в СМК.
• Отсутствие конкретных ссылок на стандарты и процедуры.
• Указание субъективных суждений вместо фактов.
• Недостаточное описание несоответствий или отсутствующая детализация.
• Пропущенные подписи, отсутствие даты утверждения.

Чек-лист для ответственных за оформление

• Проверен состав комиссии и полномочия аудиторов.
• Получено согласование объекта аудита и критериев.
• Собрана полная доказательная база.
• Акцент на фактах, проверка формулировок — никаких размытых утверждений.
• Приложены все приложения и рабочие материалы.
• Подписи и согласования оформлены в срок.

Практический совет

Регулярно проводите самооценку качества оформления документации аудита с помощью независимых экспертов (например, внешних аудиторов или специальных инструментов контроля). Это позволит обнаружить слабые места в отчетности до проверки со стороны и минимизировать риски санкций или несоответствий при сертификации.

Читайте также про аудит закупок и организацию внутреннего контроля — это поможет выстроить эффективную систему взаимодействия между отделами.

📷

Получить консультацию

FAQ: Акт внутреннего аудита СМК — вопросы и ответы

Как должна храниться документация аудита?
Акты и приложения хранятся в соответствии с внутренним регламентом не менее 3–5 лет, в электронном и/или бумажном виде с ограничением доступа.

Обязателен ли отдельный отчет по каждому выявленному несоответствию?
Да, каждое несоответствие фиксируется с указанием плана корректирующих мероприятий; отчетность формируется по установленной форме согласно нормативам компании.

Кто подписывает акт внутреннего аудита СМК?
Документ подписывают все члены комиссии и руководитель проверяемого подразделения, что обеспечивает юридическую силу документа.

Можно ли использовать электронную подпись?
Использование электронной подписи допускается при наличии соответствующего регламента и если это не противоречит требованиям внешних аудиторов и стандартам.

Какие ошибки чаще всего встречаются?
Часто встречаются: отсутствие ссылок на нормативные документы, невнимательное заполнение разделов, недостаточная детализация несоответствий и формальный подход при подаче выводов.

Выводы

Правильно оформленный акт внутреннего аудита СМК — залог прозрачности процессов, минимизации рисков и возможности оперативно корректировать несоответствия в системе менеджмента качества. Такой документ становится инструментом постоянного улучшения и основой для принятия стратегических решений. Не стоит пренебрегать четкой структурой и детальностью акта — это выгодно отличает зрелую функцию внутреннего контроля.

Следите за актуальными рекомендациями и кейсами по вопросам внутреннего аудита в нашем телеграм-канале.

Аутсорс внутреннего аудита — удобно и прозрачно

Если вы хотите выстроить эффективную систему внутреннего контроля или оптимизировать процессы составления отчетности, обратитесь к профессионалам. Аутсорс внутреннего аудита поможет подготовить все документы, провести независимую оценку СМК и внедрить лучшие международные практики.

Если у вас остались вопросы, вы можете задать их аудитору на бесплатной консультации. Главное отличие от других аудиторских фирм — вас сразу консультирует аудитор, а не менеджер. Обратиться можно по телефону: +7 (495) 070 35 14.