После образования Социального фонда России все компании и ИП, нанимающие сотрудников по ТД или подрядчиков на договорах ГПХ, обязаны отчитываться по кадрам посредством формы ЕФС-1. Расскажем, что представляет собой эта форма и как с ней работать в 2026 году.
Форма ЕФС-1 2026: что нового
Полное название ЕФС-1 — единая форма «Сведений для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведений о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)». Данная форма заменяет четыре кадровых отчета, которые больше не применяются: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и ДСВ-3.
С 2026 года нужно использовать новую форму ЕФС-1, которая утверждена приказом СФР от 17.11.2025 № 1462. Новая версия отчета в целом не меняет порядок его заполнения, но вводит уточнения и корректировки, направленные на упрощение, актуализацию ссылок на законодательство и исключение устаревших элементов.
Перечислим основные изменения.
- Уточнены формулировки для заполнения ИНН, КПП, ОКВЭД, ОГРН: исключено подтверждение основного ОКВЭД по старому порядку через СФР, теперь Росстат определяет его по доле доходов и передает в ФНС ежегодно до 10 апреля, а в форме указывается код из ЕГРЮЛ/ЕГРИП на дату подачи, после обновления ФНС — новый код.
- Уточнены условия представления подраздела 1.1 по трудовым договорам: формулировка упрощена, исключены повторы, акцент на подаче при кадровых изменениях (перевод, установление профессии, отмена мероприятий) и заявлениях по ст. 66 и 66.1 ТК РФ.
- Уточнены условия представления подраздела 1.1 по договорам ГПХ: добавлены ссылки на подп. 1–12 п. 1 ст. 1225 ГК РФ для результатов интеллектуальной деятельности, включая выплаты авторам РИД и договоры управления правами, а также взносы на ОСС от НС и ПЗ.
- Добавлен новый код МДИГ в графу «Статус зарегистрированного лица» для иностранных граждан, подлежащих ОПС и/или ОСС по международным договорам РФ.
- Уточнены мероприятия в графе 3 подраздела 1.1: код «ПЕРЕВОД» теперь включает установление или отмену неполного рабочего времени; коды «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ» и «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ» дополнены ссылками на ст. 53.1 Федерального закона № 79-ФЗ для государственной гражданской службы.
- Упрощены формулировки для начала и окончания договоров ГПХ в графе 3 подраздела 1.1: теперь указывается просто «начало/окончание периода выполнения работ (оказания услуг) по договору ГПХ» без детального перечня видов договоров.
- Уточнены коды в графе 6 подраздела 1.1 для договоров, связанных с интеллектуальной собственностью: код «ДОИП» теперь относится к договору об отчуждении исключительного права на РИД по подп. 1–12 п. 1 ст. 1225 ГК РФ; код «ЛДПИ» — к лицензионному договору о предоставлении права использования РИД по тем же подпунктам, включая выплаты авторам и договоры передачи полномочий по управлению правами.
- Исключены из графы 6 подраздела 1.1 коды «НДОМ» (надомная работа) и «ДИСТ» (дистанционная работа), а также жесткий формат кода трудовой функции «XXXX.X» — теперь код указывается в соответствии с ОК 010-2014 (МСКЗ-08) без дополнительных ограничений.
- Уточнено заполнение при отмене неполного рабочего времени: подается мероприятие «ПЕРЕВОД» без указания кодов «НЕПД» или «НЕПН» в графе 6.
- Добавлены и уточнены коды категорий страхователя — физического лица: «ИП01» (индивидуальный предприниматель), «ИП02» (глава КФХ), «ФЛ01»–«ФЛ07» (физлица, производящие выплаты; адвокаты; нотариусы; арбитражные управляющие; патентные поверенные; оценщики; медиаторы).
- Уточнены и стандартизированы коды причин увольнения в графе подраздела 1.1 при мероприятии «УВОЛЬНЕНИЕ»: приведены точные коды с прямыми ссылками на статьи ТК РФ и федеральные законы (например, «ч1с71тк» — неудовлетворительное испытание, «п1ч1с77тк» — соглашение сторон).
ЕФС-1 Актуальный бланк Скачать
Состав отчета ЕФС-1
Форма ЕФС-1 в 2026 году по-прежнему состоит из титульного листа и двух разделов, каждый из которых включает в себя подразделы.
Кто должен сдавать форму ЕФС-1
Отчет ЕФС-1 сдают организации и ИП, у которых есть:
- сотрудники, которые заключили с работодателем трудовой договор;
- исполнители, с которыми заключен договор гражданско-правового характера (ГПД, ГПХ) или договор авторского заказа.
Порядок сдачи ЕФС-1 следующий: в электронном виде обязаны отчитываться работодатели, у которых численность застрахованных лиц, включая работников на ГПД, больше 10 человек. Прочие работодатели имеют право сами выбирать способ сдачи отчета: в электронном виде или на бумаге.
Социальный фонд России: что нужно знать каждому
Дарья Алексеева
Порядок заполнения ЕФС-1 в 2026 году
Теперь разберем, как правильно заполнять форму ЕФС-1 в 2026 году. Подробно рассмотрим каждый подраздел — от общих сведений о работнике до взносов на травматизм.
Как заполнить раздел 1, подраздел 1
Это раздел со сведениями о зарегистрированном лице. В подразделе 1 указываются ФИО, СНИЛС, ИНН и дата рождения работника, а также статус застрахованного лица и гражданство в соответствии с классификаторами.
Статус застрахованного лица обозначается одним из кодов, приведенных в таблице:
Как заполнить раздел 1, подраздел 1.1
Этот подраздел заполняют все работодатели, у которых с работниками заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера (включая договоры, связанные с интеллектуальной собственностью).
В подразделе 1.1 указывают вид кадрового мероприятия: «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД» (в том числе установление или отмена неполного рабочего времени), «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ», «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ», «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ», «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ» и прочие.
В графу 5 вписывают должность сотрудника, структурное подразделение, в котором он будет работать, и код вида трудового договора, который определяется так:
- «0» — для бессрочного трудового договора;
- «0.1» — для срочного трудового договора на срок до шести месяцев;
- «0.2» — для срочного трудового договора на срок свыше шести месяцев;
- «1» — для трудового договора по совместительству;
- «1.1» — для договора по совместительству на срок до шести месяцев;
- «1.2» — для договора по совместительству на срок свыше шести месяцев.
Для договоров ГПХ графа 5 не заполняется!
В графе 6 указывают код выполняемой функции по ОК 010-2014 (МСКЗ-08), а жесткий формат «ХХХХ.Х» больше не обязателен. Для договоров ГПХ нужно указывать один из следующих буквенных кодов:
При установлении неполного рабочего времени в графе 6 указываются специальные коды:
- «НЕПД» — неполный рабочий день;
- «НЕПН» — неполная рабочая неделя.
При отмене неполного рабочего времени подается мероприятие «ПЕРЕВОД» без указания кодов «НЕПД» или «НЕПН» в графе 6.
Коды «ДИСТ» (дистанционная работа) и «НДОМ» (надомная работа) из графы 6 исключены и больше не применяются.
Как заполнить раздел 1, подраздел 1.2
Подраздел заполняют и представляют не на всех работников, а только в отношении застрахованных лиц из подпунктов 1–10 пункта 3 статьи 11 Закона № 27-ФЗ. То есть на тех работников, которые в отчетном периоде выполняли работу, дающую право на досрочное назначение страховой пенсии, занимали государственные должности или имели другие особенности, влияющие на стаж. Также с помощью подраздела 1.2 подают сведения о назначении выплат по ОСС сотрудницам, которые подали заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам.
В Подразделе 1.2 Раздела 1, в отличие от СЗВ-СТАЖ, есть новые графы для отражения:
- районного коэффициента за работу в регионах со сложными климатическими условиями — графа 5, она заполняется в случае наличия в графе 4 «Код» кодов «РКС», «МКС», «РКСР», «МКСР», «МКС-РКСР», «ОКУ»;
- занятости — графа 10, где указываются доля ставки для медиков и педагогов, время пребывания под водой для водолазов, налет часов для летчиков;
- данных о результатах спецоценки условий труда (СОУТ): в графе 11 указывается индивидуальный номер основного рабочего места работника в соответствии с картой СОУТ, а установленный класс (подкласс) условий труда по степени вредности отражается в графе 12.
Как заполнить раздел 1, подраздел 1.3
Подраздел заполняют и представляют только государственные (муниципальные) учреждения, которые осуществляют виды деятельности из приказа Минтруда от 28.12.2023 № 900н (например, образование, здравоохранение, культура, наука, социальные услуги и т.д.).
Подраздел служит для мониторинга системы оплаты труда работников бюджетной сферы. Аналог форм СИоЗП и СИоРУн. Большую часть граф заполняют с применением соответствующих классификаторов.
Как заполнить раздел 1, подраздел 2
Заполнять и представлять подраздел 2 нужно вместе с подразделом 1.2 подраздела 1 при подаче сведений о застрахованных лицах, занятых на определенных видах работ. Тут речь о работах, которые предусмотрены ч. 1 ст. 30 и ст. 31 закона № 400-ФЗ (досрочная пенсия по старости: подземные работы, горячие цеха, локомотивные бригады, авиация, педагоги, медики и т.д.).
Как заполнить раздел 1, подраздел 3
Подраздел 3 заполняют и представляют страхователи, которые перечисляют дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию застрахованных лиц и взносы работодателя в пользу застрахованных лиц (в случае их уплаты).
Как заполнить раздел 2
Раздел 2 отчета ЕФС-1 заполняют и представляют:
- юридические лица любой организационно-правовой формы;
- иностранные организации, которые ведут деятельность на территории РФ и нанимают граждан РФ на работу;
- физические лица, которые нанимают лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
В разделе также есть поле «Льгота». Его заполняют только те компании, которые имеют право платить взносы на травматизм в размере 60% от установленного тарифа.
Сроки сдачи ЕФС-1 в 2026 году
Разделы и подразделы формы ЕФС-1 сдаются в виде отдельных отчетов, каждый из которых имеет свои установленные сроки. В таблице приведены сроки сдачи ЕФС-1 на 2026 год:
Если крайний срок представления сведений выпадает на выходной или праздничный день, допускается его перенос на ближайший рабочий день. Так, 25 января 2026 года — это воскресенье. Следовательно, крайний срок сдачи переносится на 26 число. Аналогичный перенос наблюдается и в апреле 2026 года: 27 число взамен 25, выпадающего на субботу.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли подавать ЕФС-1 при заключении с физлицом договора гражданско-правового характера?
Нужно. Сведения о заключении или расторжении ГПД отражаются в подразделе 1.1 раздела 1.
Обязательно ли подавать ЕФС-1 в электронном виде?
Электронная отчетность в СФР обязательна для работодателей, у которых среднесписочная численность работников превышает 10 человек. Исполнители по договорам ГПХ тоже входят в категорию ССЧ.
Надо ли сдавать ЕФС-1, если сотрудник выходит на пенсию?
В случае выхода сотрудника на пенсию требуется заполнить и сдать подраздел 1.2 раздела 1, отметив тип сведений «Назначение пенсии».