Кадровый учёт — это не набор папок на полке, а система, от которой зависит ваша налоговая и кадровая безопасность. Правильно оформленные трудовые договоры, приказы и табели минимизируют риск доначислений, блокировок и штрафов. Для бизнеса в Москве и регионах это особенно важно: плотность проверок и требования к первичке выше, значит ошибок быть не должно.
Что в ваших кадровых бумагах может превратиться в проблему при проверке?
Ошибки в кадровых документах часто незаметны до момента требования от контролёров — и тогда они становятся причиной штрафов и претензий.
Здравствуйте, я Маргарита Кирилловна Бескровная, эксперт по налоговому учёту и бухгалтерскому сопровождению бизнеса.
Частые ошибки — не только оплошности кадровика: это отсутствие приказов о приёме, неверные формулировки в трудовых договорах, ошибки в табельном учёте рабочего времени и неполные личные дела. Если хотите проверить конкретный кейс по агентским договорам — посмотрите разбор у нас на блоге: учёт по агентским договорам.
Как это выглядит в реальности: два схожих бизнеса и разный итог?
Краткое сравнение
Компания A и компания B работают в одной нише: салон и клиника в Москве. Обороты — похожие, штат — похожий. Разница — в систематике кадрового учёта.
У компании A табели велись вручную, приказы оформлялись с задержками, а часть сотрудников была оформлена по ГПХ без должного анализа фактических трудовых отношений. При камеральной проверке возникли вопросы по фонду оплаты труда и страховым взносам — доначисления и штрафы.
У компании B внедрили порядок: корректная первичная документация, понятная учётная политика и регулярный внутренний аудит. Всё оформлено «как будто завтра придёт проверка» — проблем не было.
Чем помогла автоматизация
В компании B автоматизация табельного учёта и шаблоны приказов снизили человеческий фактор. Это классический эффект от внедрения цифрового документооборота: меньше ошибок при проверках и ясность при расчётах зарплат.
Если вашей отрасли опасно работать с наличностью или большим штатом — полезен разбор типичных рисков для клиник: что делать при требовании ФНС.
Что конкретно нужно сделать — 5 простых и рабочих шагов
Ниже — практические рекомендации, которые реально уменьшат риск и повысят прозрачность учёта.
- Упорядочите первичную документацию. Проверьте, чтобы в каждой сделке были договор, акт/УПД и приказ при необходимости. Первичная документация — это основание для всех расчётов; если её нет или она формально некорректна, риск доначислений растёт.
- Приведите табельный учёт в порядок. Ведите табель так, чтобы можно было быстро доказать часы работы и отсутствие переработок. Автоматизация уменьшает ошибки и споры по зарплате.
- Определите учётную политику и используйте её последовательно. Учётная политика фиксирует правила и снижает разночтения при проверках — это важная защита в споре с контролёрами.
- Проведите внутренний аудит кадровых дел. Регулярные проверки помогают обнаружить фатальные ошибки до внешней ревизии и избежать штрафов до 50 000 рублей за нарушения хранения документов.
- Настройте ответственность и обучение. Назначьте ответственного за кадровый учёт, дайте ему инструкции и регулярное обучение — это снижает риск человеческой ошибки.
При этом обращайте внимание на ключевые термины: проверка ФНС — это камеральная или выездная проверка, которая анализирует первичку; кассовая дисциплина влияет на банковские требования и риски блокировок; документальная безопасность — это порядок в архивах и сроках хранения.
Частые вопросы по кадровому учёту
Как долго хранить личные дела и табели? Сроки зависят от типа документов; табели обычно хранятся 5 лет, личные карточки — тоже в соответствии с правилами хранения. Нарушение сроков может привести к штрафам.
Что важнее: договор или акт? Оба документа важны: договор фиксирует условия, акт/УПД подтверждает факт выполнения работ или услуг — без акта спор о доходах и расходах сложнее защитить.
Как подготовиться к выездной проверке? Проведите внутренний аудит, соберите приказы и табели, проверьте соответствие оформления трудовых договоров и документов по ГПХ простыми и понятными формулировками.
Можно ли автоматизировать кадровый учёт быстро? Да — внедрение типовой системы и шаблонов сокращает ошибки и ускоряет оформление сотрудников; важно настроить правила и обучение персонала.
Готовы убрать риски и привести кадры в порядок?
Если хотите — мы можем провести аудит кадровой документации и показать, где скрываются ошибки и как их исправить быстро.
- Свяжитесь для предварительной диагностики: мы проверим первичку и табели.
- Получите план исправлений с приоритетами и оценкой стоимости риска.
- Внедрим порядок: шаблоны договоров, приказы, учётная политика.
Эксклюзивный гайд по работе с НДС при УСН: Сэкономьте до 1,2 млн ₽. [Ограниченный тираж]