Вопрос пользователя: «Наши кладовщики иногда закрывают заказы на перемещение, даже если отгрузили не всё. Потом недостающие позиции теряются. Можно ли сделать так, чтобы система не давала закрыть невыполненный заказ?»
Суть проблемы: Ручное закрытие заказов без полного выполнения ведет к тому, что неотгруженные позиции «выпадают» из поля зрения. Потребность в них считается удовлетворенной, хотя фактически товар остался на складе и может быть необоснованно использован для других целей. Это нарушает планирование и ведет к срыву сроков.
Что может 1С ERP? Для борьбы с этой проблемой в системе предусмотрены функциональные опции строгого контроля. Это настройки, которые администратор системы может включить, чтобы наделить документы заказов статусом «Закрыт» и сделать их закрытие зависимым от полного фактического исполнения.
Суть подхода:
- Включение контроля: Администратор активирует опцию, например, «Не закрывать частично отгруженные заказы на перемещение».
- Автоматизация статуса «Закрыт»: После включения опции заказ может получить статус «Закрыт» только автоматически при выполнении одного из условий:
Товары отгружены и приняты полностью.
Неотгруженные позиции официально отменены с помощью специальной команды. - Запрет ручного закрытия: Пользователь лишается возможности просто поставить галочку или изменить статус заказа на «Закрыт» вручную. Система будет блокировать это действие.
- Специальные команды для отмены: Для обработки невыполнимых позиций предусмотрены команды «Отменить неотработанные строки», которые явно фиксируют, почему заказ закрыт не полностью.
Преимущества подхода:
- Жесткая дисциплина: Исключает человеческий фактор и небрежность.
- Полнота данных: В системе всегда актуальная информация о том, что было реально отгружено, а что нет.
- Основание для анализа: Отмененные строки служат материалом для анализа причин недовыполнения заказов (нет товара, ошибка в заказе и т.д.).
Решение и рекомендации
- Обратитесь к администратору 1С с просьбой включить функциональные опции контроля закрытия для заказов на перемещение, внутреннее потребление и сборку.
- После включения опций обучите сотрудников правильному порядку закрытия заказов: не через смену статуса, а через полное исполнение или отмену невыполненных строк.
- Внедрите процедуру ежедневной или еженедельной работы с «висящими» заказами: анализировать, почему они не закрываются, и принимать решение — либо догружать, либо отменять остатки.
- Используйте команду «Заполнить – Отменить неотработанные строки» для тех позиций в заказе, которые выполнить невозможно (товара нет и не будет).
Итог простыми словами: Включение этой опции — это как установка умного замка на складскую клеть. Раньше кладовщик мог написать в журнале «заказ выполнен», даже если взял только половину, и уйти. Теперь замок (система) не даст ему поставить печать «закрыто», пока он физически не вынесет все позиции из клети или не предъявит официальную справку (команду на отмену), почему какую-то позицию взять нельзя.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий: Включена опция «Не закрывать частично отгруженные заказы». По заказу на перемещение нужно было отгрузить 100 единиц товара А. Отгружено только 80, потому что больше нет в наличии. Кладовщик не может просто закрыть заказ. Ему нужно либо найти и отгрузить оставшиеся 20, либо использовать команду «Отменить неотработанные строки» для этих 20 единиц. Только после этого система автоматически закроет заказ.
- Сценарий: Заказ на внутреннее потребление для ремонта включал 15 позиций. 14 выданы, одна (специальная краска) не поступила от поставщика. Ответственный использует команду отмены для строки с краской, указывая причину «Нет в наличии». Заказ автоматически закрывается по выполненным 14 позициям, а потребность в краске снимается.