Архив клиента: хранить нельзя уничтожить

Архив клиента: хранить нельзя уничтожить. Где ставим запятую?

У многих из нас есть те самые 🗂️«коробки из прошлого». Период закрыт, срок хранения истек, но первичка за 2017–2018 годы продолжает лежать. «Пусть будет, хлеба не просит».

Свежее Постановление АС Северо-Западного округа от 23 декабря 2025 г. по делу N А56-11782/2025 наглядно показывает, почему такая «запасливость» опасна.

📂 Фабула:

Налоговая направила требование компании (ООО «Псковагропромснаб») в феврале 2023 года.

Инспекторы запросили карточки счетов, оборотки и первичку по взаимоотношениям с конкретным контрагентом за период с 01.01.2018 по 31.12.2020.

Позиция налогоплательщика (отказ):

Бухгалтерия компании отказала в предоставлении документов за 2018–2019 годы.

Аргумент железный (как им казалось):

«Глубина выездной проверки ограничена тремя годами (ст. 89 НК РФ). 2018 и 2019 годы в этот срок в 2023 году уже не попадают. Требование незаконно».

⚖️ Что решил суд?

Суды трех инстанций поддержали налоговую и оштрафовали компанию. Логика проста:

1️⃣Разделяйте статьи. Ограничение в 3 года, прописанное в ст. 89 НК РФ, касается только проведения выездных проверок.

2️⃣ Вне рамок проверки — другие правила. Инспекция запрашивала документы по конкретной сделке (п. 2 ст. 93.1 НК РФ). В этой статье нет ограничений по периоду времени, за который могут быть истребованы документы.

3️⃣ Есть документ — обязан сдать. Суд подчеркнул: обязанность предоставить документы сохраняется, пока сохраняется обязанность их хранить.

➡️ По закону о бухучете — минимум 5 лет.

➡️ Налогоплательщик не заявил, что документы уничтожены в связи с истечением срока хранения. Он просто отказался их давать.

4️⃣ Вывод суда: Если документы у вас фактически есть (или должны быть по закону о бухучете), ссылка на пропуск трехлетнего срока проверки не работает.

✅ Как защитить себя и клиента (это может быть как в рамках базового пакета услуг, так и за отдельную плату):

1️⃣ Следить за сроками. 5 лет прошло? Документы должны быть уничтожены.

2️⃣ Оформить Акт. Единственный законный способ не давать документы за старые периоды — ответить налоговой:

«Документы за 2018 год отсутствуют, так как были уничтожены по акту №... от... в связи с истечением сроков хранения».

3️⃣ Объяснить клиенту, что чистка архива — это не прихоть, а элемент безопасности и что как раньше, "авось пригодиться", уже не работает.

👇 Коллеги, вопрос к вам:

Напоминаете ли вы клиентам о сроках хранения документов, даете ли вы инструкции как уничтожить документы и шаблоны Актов?