Дать обратную связь можно как устно, так и в текстовом формате. Это может быть аудиосообщение, письменный комментарий или другой удобный формат. Важно учитывать профессиональную этику, не переходить на личности и не грубить, чтобы человек мог принять информацию и услышать ее без негатива, отрицания или сопротивления. Тогда в следующий раз он сможет скорректировать свои действия с учетом полученных комментариев, рассказала Александра Авдеева, персональный PR-менеджер, основатель бутикового PR-агентства «ЗНАТЬ».
Я предпочитаю давать обратную связь в текстовом формате – так человек может в любой момент вернуться к информации и перечитать ее, а еще текстовая информация не содержит эмоциональной окраски интонации, поэтому воспринимается более спокойно и нейтрально. Дающему фидбэк может быть проще изложить мысли четко и по существу с выделением акцентов в письменном виде. Часть таких моментов я прошу фиксировать в регламентах, чтобы не приходилось повторять одно и то же несколько раз. Достаточно сформулировать правило, которое будет системно выполняться.
Эффективная обратная связь указывает на то, что именно человек должен скорректировать в своей работе, и при этом не влияет на его самооценку и не вредит самовосприятию. В этом случае не возникает саботажа и внутреннего сопротивления. Если обратная связь дается устно, желательно дополнительно проверить понимание: спросить, как человек понял информацию и что именно он планирует скорректировать или сделать после разговора. Это позволяет сверить ожидания и избежать искажений в ходе диалога.
«Когда я даю обратную связь, я также оцениваю, насколько доступно излагаю свою мысль. Я ориентируюсь на то, что задача должна быть сформулирована так, чтобы ее мог понять и выполнить любой человек. Если это удается, значит информация изложена достаточно ясно», – поделилась специалист.
Если есть цель усилить мотивацию сотрудника, полезно задать вопрос: как бы ты сделал в следующий раз, чтобы достичь нужного результата? Например, сотрудник отправил письма, но не получил ответа. Формально работа выполнена, процесс запущен, но результата нет. В этом случае руководитель может спросить, что еще можно сделать, чтобы получить обратную связь от адресата. Сотрудник начинает анализировать ситуацию и предлагать варианты: написать в социальных сетях, позвонить, воспользоваться формой обратной связи, найти дополнительные контакты, электронную почту или другие каналы коммуникации.
Таким образом проявляется инициатива. А там, где есть инициатива, появляется внутренняя мотивация, и это уже другой уровень взаимодействия. Речь идет не о простом спуске задач сверху, а о включении творческого и креативного ресурса сотрудника, который может более осмысленно, интересно и качественно подходить к решению поставленных задач.
Автор: Диана Гатауллина