Документооборот — это система создания, обработки, передачи, хранения и архивирования документов в организации. Он охватывает весь жизненный цикл документа: от момента его формирования до списания или передачи в архив.
В современных условиях переход на электронный документооборот (ЭДО) становится не просто трендом, а объективной необходимостью. Автоматизация ускоряет процесс обмена информацией, снижает риски потери документов, сокращает затраты на печать и доставку, а также повышает прозрачность и контроль над бизнес‑процессами.
Актуальность перехода на ЭДО подкрепляется еще и стремительным развитием законодательной базы, расширением возможностей интеграции с учётными системами и растущими требованиями бизнеса к быстрым решениям.
В этой статье сравним два вида документооборота: электронный и бумажный, чтобы вы смогли выбрать для своего бизнеса оптимальный вариант.
Особенности бумажного документооборота
Бумажный документооборот — система работы с документами на физических носителях (бумаге), включающая их создание, согласование, подписание, передачу, хранение и утилизацию.
Процесс предполагает:
- оформление документа на бумаге;
- визирование ответственными лицами;
- передачу между подразделениями или контрагентами (лично, почтой, курьером);
- регистрацию в журналах учёта;
- архивное хранение в течение установленного срока.
Преимущества:
- привычность и наглядность — сотрудники легко ориентируются в бумажных документах;
- нет зависимости от ИТ‑инфраструктуры — не нужны компьютеры, интернет, ПО;
- физическая подпись придаёт документу юридическую весомость в глазах многих пользователей;
- низкий риск несанкционированного удалённого доступа к данным.
Минусы бумажного документооборота:
- высокие затраты на бумагу, печать, доставку и хранение;
- медленная скорость передачи и согласования;
- риск потери, порчи или кражи документов;
- трудоёмкость поиска и дублирования;
- сложности с контролем версий и актуального статуса документа;
- экологический след — расход древесины и ресурсов на производство бумаги.
Сервис для бухгалтеров Entera автоматически распознает документы и загружает их в вашу учетную запись, надежно хранит в облачном архиве и позволяет быстро обмениваться данными с контрагентами.
👉 Узнайте подробнее о всех возможностях!
Особенности электронного документооборота (ЭДО)
Электронный документооборот (ЭДО) — система создания, обработки, передачи и хранения документов в электронной форме с применением специальных сервисов и юридически значимой электронной подписи.
Процесс ЭДО включает:
- формирование документа в электронном виде;
- подписание квалифицированной или простой электронной подписью;
- отправку через оператора ЭДО контрагенту;
- автоматическое протоколирование действий и статусов;
- хранение в электронном архиве с возможностью быстрого поиска.
Преимущества электронного документооборота:
- существенная экономия времени — документы передаются за секунды;
- снижение затрат на бумагу, печать, доставку и архивное хранение;
- высокий уровень защищённости и шифрования данных;
- прозрачность процессов — видимость статуса документа в реальном времени;
- удобный поиск и систематизация по реквизитам;
- интеграция с учётными системами (1С, ERP и др.);
- экологичность — сокращение потребления бумаги.
Минусы ЭДО:
- необходимость первоначальных вложений в ПО и обучение персонала;
- зависимость от интернет‑соединения и ИТ‑инфраструктуры;
- требования к наличию электронной подписи и её обновлению;
- возможные сложности при взаимодействии с контрагентами, не подключёнными к ЭДО;
- риски кибератак и утечки данных при недостаточной защите системы.
Мультисервис Entera позволяет постепенно автоматизировать и упростить работу бухгалтерии. Сотрудники смогут загружать в учетную запись как бумажные, так и электронные документы, чтобы мягко и без стресса перейти на новый формат.
👉 Узнать больше!
Сравнение бумажного и электронного документооборота
Сравним два формата по ключевым критериям:
1. Скорость обработки
- Бумажный: медленная (доставка, согласование, регистрация).
- Электронный: высокая (мгновенная отправка, автоматизация процессов).
2. Стоимость
- Бумажный: высокие затраты (бумага, печать, курьерские услуги, архивы).
- Электронный: ниже (оплата сервиса ЭДО, электронная подпись).
3. Надёжность
- Бумажный: риск потери, порчи, подделок.
- Электронный: защищён шифрованием и электронной подписью; резервное копирование.
4. Юридическая значимость
- Бумажный: признаётся без ограничений.
- Электронный: равнозначен бумажному при наличии квалифицированной ЭП.
5. Удобство работы
- Бумажный: привычность, но трудоёмкий поиск и дублирование.
- Электронный: быстрый поиск, фильтрация, интеграция с учётными системами.
6. Хранение и архивирование
- Бумажный: требует площадей, систематизации, контроля сроков.
- Электронный: компактное хранение, автоматизированный учёт сроков.
7. Экологичность
- Бумажный: высокий расход ресурсов.
- Электронный: минимизация воздействия на окружающую среду.
Вывод: ЭДО выигрывает по скорости, стоимости и удобству, но требует цифровой инфраструктуры. Бумажный формат сохраняет значимость в отдельных сферах, где пока нет полной цифровизации.
Достоинства электронного документооборота
Переход на электронный документооборот (ЭДО) даёт бизнесу весомые преимущества. Прежде всего, он существенно экономит время: обмен документами сокращается с дней или недель до нескольких минут, а автоматизация рутинных операций освобождает сотрудников для решения стратегических задач. Одновременно снижаются материальные затраты — отпадает необходимость в бумаге, печати, курьерской доставке и физическом хранении архивов.
ЭДО повышает точность и безопасность: минимизируется риск человеческих ошибок при вводе данных, а электронная подпись и шифрование гарантируют юридическую значимость и защиту от несанкционированного доступа. Кроме того, система ведёт прозрачный аудит всех действий с документами.
Наконец, ЭДО упрощает взаимодействие как между компаниями, так и с государственными органами: интеграция с ФНС, СФР и другими ведомствами позволяет сдавать отчётность в электронном виде, оперативно получать ответы и снижать административные барьеры.
Так, например, программа Entera загружает ваши документы в компьютер за считанные секунды, проверяет математические операции и контрагентов по базе ЕГРЮЛ, существенно сокращая ошибки и опечатки в данных.
Недостатки и ограничения ЭДО
Переход на электронный документооборот сопряжён с рядом сложностей. Сначала необходимо внедрить систему: выбрать оператора ЭДО, настроить интеграции, закупить лицензии и средства электронной подписи. Неизбежны затраты времени и ресурсов на обучение персонала работе с новым ПО — сотрудникам нужно освоить интерфейс, порядок подписания и обмена документами.
Существуют и технические нюансы: зависимость от качества интернет‑соединения, необходимость регулярного обновления программного обеспечения, совместимость с системами контрагентов. С юридической стороны важно учитывать требования к видам электронных подписей, сроки действия сертификатов, правила хранения и архивирования электронных документов.
Среди рисков — возможные кибератаки и утечки данных при недостаточной защите, сбои в работе сервисов, а также сложности взаимодействия с партнёрами, которые пока не перешли на ЭДО. Всё это требует продуманного подхода к выбору решений и выстраиванию процессов безопасности.
Мы используем для шифрования проверенные протоколы и сертификаты, чтобы исключить любую утечку коммерческой информации, поэтому работа в Entera полностью безопасна.
👉 Попробовать бесплатно!
Практические рекомендации по переходу на ЭДО
Переход на электронный документооборот требует чёткой последовательности действий.
Этапы внедрения:
- Начните с аудита текущих процессов: определите типы используемых документов, участников документооборота и другие нюансы процесса обмена бумагами в вашей компании.
- Затем разработайте регламент ЭДО, утвердите порядок подписания и сроки обработки.
- Следующий шаг — подключение к оператору ЭДО и настройка интеграции с учётной системой (например, 1С).
- После тестового обмена запустите процесс в полном объёме, обеспечив мониторинг и корректировку.
При выборе платформы ориентируйтесь на:
- совместимость с вашими ИТ‑системами;
- поддержку нужных видов электронных подписей;
- удобство интерфейса;
- стоимость тарифов и объём хранилища.
Проверьте репутацию оператора, отзывы клиентов и наличие сертификатов соответствия. Для малого бизнеса подойдут облачные решения с готовыми шаблонами, для крупных компаний — кастомные платформы с расширенной функциональностью.
Обучение сотрудников проводите поэтапно: сначала теоретический блок (цели перехода, правовые основы, безопасность), затем практику на тестовых документах. Подготовьте краткие инструкции и чек‑листы, назначьте «кураторов» из числа продвинутых пользователей. Организуйте обратную связь: собирайте вопросы и сложности, корректируйте программу обучения. Важно подчеркнуть выгоды ЭДО для каждого сотрудника — экономию времени и снижение рутинной нагрузки.
Автоматизируйте документооборот в Entera
В статье мы провели наглядное сравнение электронного и бумажного документооборота. У каждого вида есть свои достоинства и недостатки. Если вы хотите сократить рутину и минимизировать ошибки в документах, внедрите автоматизацию в свой бизнес. С мультисервисом Entera работа с документами из ЭДО становится максимально простой и эффективной. Система всего за 2 минуты вводит в учётную систему как бумажные, так и электронные документы, с точностью до 98%.
Как это упрощает вашу работу?
- Существенно снижается риск ошибок, связанных с ручным вводом данных: Entera автоматически извлекает реквизиты и проверяет корректность заполнения;
- Процесс обработки документов ускоряется в разы — вам не нужно тратить время на перепечатывание или многократную проверку данных;
- Система напрямую интегрируется с 1С: после распознавания документы автоматически отправляются в учётную программу. Вы получаете возможность сразу работать с ними в привычной среде — проводить проводки, формировать отчёты и контролировать движение документов без лишних переключений между системами.