Вопрос пользователя: «В документе на признание расходов есть колонка «Коэффициент». Что это такое и в каких случаях его нужно указывать?»
Суть проблемы
При распределении накопленных затрат по этапу может возникнуть ситуация, когда их нужно разделить между разными статьями, подразделениями или направлениями деятельности не поровну, а в определенной пропорции. Например, 70% затрат списать на одну статью, а 30% – на другую. Простое создание двух одинаковых строк с разными статьями без указания пропорций не даст нужного результата.
Что может 1С ERP?
Для точного управления пропорциями распределения в документе на вкладке «Отнесение расходов» в режиме «Списком» предусмотрено поле «Коэффициент». Этот коэффициент определяет долю затрат по этапу (теме), которая будет распределена по правилам, указанным в данной строке. Коэффициенты по всем строкам, относящимся к одному этапу, в сумме должны давать 1 (или 100%). Система использует эти коэффициенты при выполнении регламентной операции закрытия месяца для расчета сумм, которые попадут на каждую статью, подразделение и т.д.
Решение и рекомендации
- Определите пропорции: Решите, в каком соотношении нужно распределить затраты. Например, 60% на статью «Расходы на НИР» и 40% на статью «Общехозяйственные расходы».
- Создайте строки с коэффициентами: В документе на вкладке «Отнесение расходов» в режиме списком создайте две строки для одного и того же этапа. В первой строке укажите нужную статью и коэффициент 0.6. Во второй строке укажите другую статью и коэффициент 0.4.
- Проверьте сумму коэффициентов: Убедитесь, что сумма коэффициентов по всем строкам для одного этапа равна 1. Если сумма меньше, часть затрат останется нераспределенной; если больше – система выдаст ошибку.
- Используйте для сложных распределений: Коэффициенты полезны, когда затраты по этапу нужно разделить между несколькими подразделениями или направлениями деятельности пропорционально какому-либо базису (например, времени, затраченному сотрудниками разных отделов).
Итог простыми словами
Коэффициент в документе – это как «регулятор громкости» для каждого правила распределения. Если вы хотите, чтобы на одно правило пришлось больше суммы, вы увеличиваете его коэффициент. На другое правило – уменьшаете. В сумме все регуляторы дают 100% громкости, то есть всю сумму затрат.
Типичные сценарии использования
- Сценарий: Распределение затрат на совместный проект между двумя ЦФО
Ситуация: Над этапом «Тестирование прототипа» совместно работали сотрудники из двух департаментов: Разработки (70% трудозатрат) и Обеспечения качества (30% трудозатрат). Общие затраты по этапу (включая зарплату, материалы) составили 1 млн руб.
Проблема: Нужно списать эти затраты, распределив их между двумя департаментами в пропорции 70/30.
Решение: В документе «Признание расходов...» на вкладке «Отнесение расходов» создаются две строки для этого этапа. В первой строке указывается подразделение «Департамент разработки», статья «Расходы на НИОКР» и коэффициент 0.7. Во второй строке – подразделение «Департамент обеспечения качества», та же статья и коэффициент 0.3.
Результат: При закрытии месяца 700 тыс. руб. будет списано на расходы департамента разработки, 300 тыс. руб. – департамента качества. Это позволит корректно оценить затраты каждого ЦФО.