Каждая правка в закрытых периодах перед сдачей годового отчета может привести к ошибкам, расхождениям и штрафам от налоговых органов. В статье от команды проекта 42Clouds расскажем, как компания «Вектор» из «цифрового черновика» превратила бухгалтерию в защищенную систему, где каждый документ имеет свой статус и не может быть изменен после утверждения.
Представьте ситуацию: на дворе декабрь, и до сдачи годового отчета осталось всего несколько дней. Главный бухгалтер вдруг замечает, что кто-то случайно изменил сумму в акте за ноябрь. Однако период уже закрыт, и данные в 1С не соответствуют декларации, которая уже отправлена в налоговую. Но самое неприятное — никто не знает, кто это сделал, когда и какие еще документы могут быть затронуты.
Такую проблему пережила компания «Вектор». Эта история не о сложных интеграциях, а о том, как с помощью двух простых, но мощных сервисов из Маркет42, можно создать надежную систему внутреннего контроля.
Система контроля данных до внедрения
До внедрения системы в компании «Вектор» с управлением документами возникали несколько проблем. В результате бизнес сталкивался с постоянным стрессом, а подготовка к аудиторским проверкам требовала масштабных усилий для сверки данных.
Существует три основные трудности:
- Невозможность найти автора правок. Каждый сотрудник с доступом мог отредактировать документ, не оставив следов изменений, что затрудняло восстановление контекста.
- Неясность текущего состояния документа. Не было возможности быстро узнать, согласован ли договор или проверена ли накладная.
- Высокий риск ошибок в закрытых периодах. Внесение изменений в данные за отчетные месяцы, по которым была уже подана декларация, приводило к критическим расхождениям. Это создавало финансовые и юридические риски.
В результате рабочий процесс стал непрозрачным, и бухгалтерия была вынуждена решать проблемы, а не работать над развитием.
Путь к решению: внедрение системы статусов и пломбировки
Решение о внедрении системы статусов и пломбировки документов в компании «Вектор» пришло не сразу. Это было продиктовано анализом проблем и формулировкой четких требований.
1. Анализ причин проблем. В результате глубокой диагностики команда пришла к выводу, что дело не в людях, а в процессе. Отсутствие четких и обязательных правил игры в бухгалтерии порождало неразбериху. Были выделены три нерешаемые задачи:
- Обеспечение подотчетности.
- Видимость этапов работы.
- Защита уже завершенных и утвержденных документов.
2. Формулировка принципов нового подхода. Основными принципами стали:
- Прозрачность, а не строгий контроль. Каждый шаг работы должен быть видимым для коллег, чтобы снизить количество вопросов и ускорить взаимодействие.
- Защита результата. Вместо того чтобы ограничивать процесс работы, необходимо обеспечить неизменность данных, которые уже стали частью официальной отчетности.
3. Выбор знакомого инструмента. Вместо внедрения отдельной системы документооборота, что могло бы создать дополнительные сложности, было решено использовать платформу 1С, которая уже использовалась для работы с финансовыми документами.
4. Разработка поэтапной системы. Решение было разбито на два этапа:
- Этап активности (Статусы). Для обеспечения прозрачности был создан механизм смены статусов, который показывал, на каком этапе работы находится документ, без необходимости дополнительных запросов.
- Этап архивации (Пломбировка). Для защиты результата был внедрен механизм блокировки изменений, чтобы документы, ставшие частью отчетности, становились неприкосновенными.
Результаты внедрения системы
После внедрения связки сервисов система контроля данных стала эффективным инструментом, который принес компании конкретные выгоды.
- Прозрачность и порядок. Рабочие процессы стали прозрачными, а вопросы по статусу документов исчезли. Каждый сотрудник знал, на каком этапе находится его задача.
- Защита от ошибок в закрытых периодах. Благодаря внедренной системе, после ее установки не было зафиксировано ни одного инцидента с изменением данных в закрытых периодах.
- Спокойствие при проверке ФНС. При подготовке годового отчета бухгалтер уверенно знал, что все данные, отмеченные статусом «Проверено и утверждено» и защищенные пломбой, окончательны и не расходятся с отчетностью.
- Повышение финансовой дисциплины. Процесс работы с первичными документами стал строго регламентированным и контролируемым, что помогло избежать случайных ошибок.
Вывод
Опыт компании «Вектор» показал, что учет — это не просто внесение данных, а еще и управление жизненным циклом этих данных. С помощью связки сервисов «Установка статусов» и «Пломбировка» из Маркет42 бухгалтерия может работать в защищенной среде, где каждый документ имеет четкий статус и не может быть изменен после утверждения.
Если в вашей компании вопрос «Кто последний менял этот документ?» становится актуальным, возможно, стоит не искать виновных, а внедрить систему, которая сделает такие вопросы неуместными.