Платежный календарь помогает держать под контролем поступления и расходы, заранее видеть дефицит денег и спокойнее планировать платежи. В новой статье от команды проекта 42Clouds разбираем, как использовать платежный календарь в ежедневной работе, чтобы не доводить бизнес до кассовых разрывов.
Когда вы видите остаток на счете «прямо сейчас», но не понимаете, что будет через два дня, появляется тревожное ощущение неопределенности. Сегодня вы выплатите зарплату без проблем, а хватит ли денег на налоги через неделю? Клиент обещает оплату на следующей неделе, а поставщик просит деньги сегодня. Вы не уверены, сможете ли вовремя закрыть обязательства.
Ситуация обычно одна и та же: деньги в бизнесе есть, но они приходят и уходят в разные даты. Именно этот разрыв во времени и начинает «съедать» прибыль: вы берете дорогие займы, срываете сроки, теряете скидки и доверие. Платежный календарь решает проблему. Ниже — как его составить и как с ним работать.
Что такое кассовый разрыв и почему он опасен
Кассовый разрыв — это момент, когда обязательные платежи компании становятся больше, чем доступные деньги на счетах на конкретную дату. Он возникает не потому, что бизнес убыточный. Чаще причина в другом: сроки поступлений не совпадают со сроками выплат.
Если разрывы повторяются, работа «застревает». Становится сложно:
- вовремя рассчитываться с подрядчиками и поставщиками;
- платить зарплату;
- перечислять налоги и взносы;
- выполнять обязательные платежи по договорам.
Главная причина — отсутствие прозрачного управления деньгами. Без планирования руководитель не видит ликвидность по дням и неделям. В итоге бизнес реагирует на проблемы уже после того, как они случились: приходится занимать деньги, просить отсрочки, идти на уступки. Репутация страдает, позиции на рынке слабеют.
Даже при хорошей выручке компания может попасть в кассовый разрыв. Решение простое: платежный календарь. Он показывает финансовую картину заранее, помогает заметить разрыв до наступления и дает время на действия: сдвинуть платежи, ускорить поступления, договориться с контрагентом или найти финансирование.
Что такое платежный календарь
Платежный календарь — это таблица, где вы фиксируете все входящие и исходящие платежи по датам на месяц или квартал. Обычно в документе есть:
- дата платежа;
- сумма;
- контрагент;
- статья платежа;
- статус (план/согласовано/оплачено).
Логика очень простая. Вы видите цепочку событий в одном месте. Например:
- 5-го — зарплата;
- 10-го — оплата от клиента;
- 15-го — платеж поставщику;
- 20-го — налоги.
И главное — вы видите прогноз остатка каждый день.
Без календаря вы управляете деньгами «по факту»: прошел платеж — вы узнали о нем. С календарем вы видите проблему заранее, например за неделю. Тогда вы успеваете:
- ускорить оплату от клиента;
- перенести оплату поставщику;
- заменить платеж на частичный;
- закрыть разрыв кредитной линией, а не срочным дорогим займом.
Платежный календарь превращает хаос в понятный план. Ликвидность перестает быть случайностью.
Платежный календарь: преимущества для вашего бизнеса
Многие предприниматели думают, что календарь нужен только «для учета». На практике он напрямую влияет на качество решений.
1) Поиск скрытых кассовых утечек
Календарь показывает дни, когда остаток резко падает. Вы сразу видите платежи, которые давят на кассу, и находите способы оптимизации. Например:
- переносите даты оплаты;
- договариваетесь о частичных платежах;
- меняете условия поставок;
- пересматриваете внутренние расходы.
2) Более точные финансовые решения
Найм, инвестиции, закупка оборудования, запуск рекламы — все это упирается в ликвидность. Календарь дает факты:
- когда денег достаточно;
- когда наступают критические платежи;
- где есть риск «просадки».
Решения перестают быть интуитивными.
3) Снижение затрат на финансирование
Если разрыв прогнозируемый, вы выбираете более дешевые способы закрытия:
- аванс от клиента;
- краткосрочный кредит;
- перенос неприоритетных расходов.
Вы реже используете «пожарные» займы под высокий процент.
4) Сильнее позиция в переговорах
Когда вы знаете точные даты притока денег, вы уверенно обсуждаете условия:
- предлагаете поставщику понятный день оплаты;
- заранее согласуете график платежей;
- избегаете просрочек и конфликтов.
Компании с платежным календарем управляют финансами осознанно, а не «доживают до зарплаты» на кредитах.
Как составить платежный календарь
Единого формата не существует. Выбор зависит от масштаба бизнеса, количества операций и готовности к автоматизации.
Ручные методы: Excel, Google Sheets, бумага
Начните с простой структуры:
- колонки: даты месяца;
- строки: статьи платежей и контрагенты.
Дальше заполните календарь:
- внесите регулярные платежи: зарплата, аренда, налоги, кредиты;
- добавьте переменные платежи: поставщики, услуги, закупки;
- внесите ожидаемые поступления: оплаты клиентов, авансы, возвраты.
Следите за остатком по дням. Если баланс уходит в минус — это и есть кассовый разрыв. Отметьте эти даты, чтобы успеть среагировать.
Минус метода понятный: вы обновляете таблицу руками. Данные нужно вносить часто, лучше ежедневно. Но Google Sheets помогает упростить контроль:
- можно дать доступ команде;
- видно историю изменений;
- проще согласовывать корректировки.
Полуавтоматические приложения
Здесь сервис подтягивает выписки из банка и может связаться с учетной системой. Обычно вы:
- один раз задаете регулярные платежи;
- отмечаете плановые поступления;
- получаете автоматический расчет остатков на основе реальных данных.
Такие решения работают быстрее, чем ручная таблица, но требуют настройки и чаще всего идут по подписке. Зато обновление близко к реальному времени.
Полная автоматизация
Полная автоматизация связывает календарь с договорами, заказами и банком. Система сама подтягивает платежи, пересчитывает остаток и помогает согласовывать оплату перед отправкой в банк.
Если вы ведете учет в 1С, удобно использовать сервис «Платежный календарь»:
- платежи из договоров и заказов подтягиваются автоматически;
- остаток пересчитывается в реальном времени;
- вы согласовываете платежи до отправки;
- история изменений сохраняется.
Вместо нескольких часов в неделю на ручные обновления вы получаете актуальную картину каждый день.
Если платежей немного и команда небольшая — начните с таблицы. Если платежей много — выбирайте полуавтоматические сервисы или автоматизацию в 1С.
Частые ошибки при ведении платежного календаря
Многие компании заводят календарь, но потом делают его бесполезным. Ниже — ошибки, которые ломают инструмент.
1) Путают дату счета и дату платежа
Счет выставили 1-го числа, а по договору оплата через 30 дней. Деньги придут в следующем месяце, но в календаре стоят в текущем. Итог: вы видите «бумажные» деньги и пропускаете разрыв.
Правило простое: ставьте дату, когда деньги реально попадут на счет.
2) Забывают про налоги
НДС, налог на прибыль, страховые взносы и другие платежи идут по фиксированным датам. Вы не договоритесь с налоговой «на недельку позже». Внесите даты заранее и проверяйте их каждый месяц.
3) Ориентируются на плановый остаток вместо фактического
В календаре одна сумма, в банке — другая. Часто причина такая:
- платеж ушел с задержкой;
- не учли комиссию;
- забыли обязательный расход.
Сверяйте календарь с выпиской минимум раз в неделю.
4) Ведут календарь нерегулярно
Календарь не работает как «разовая таблица на месяц». Он требует постоянного обновления:
- добавляйте новые платежи;
- корректируйте даты;
- уточняйте суммы.
5) Планируют остаток “в ноль”
Если вы оставляете ноль на счете, один сдвиг оплаты ломает план. Держите резерв. Практичный ориентир:
- минимум 10–20% от месячных расходов.
6) Ничего не делают, даже когда календарь показывает разрыв
Календарь — это не отчет «для галочки». Если вы видите минус 500 000 руб. на 20-е число, нужны действия:
- ускорить поступления;
- перенести несрочные выплаты;
- договориться о частичной оплате;
- заранее выбрать источник финансирования;
- пересмотреть расходы.
Итог
Платежный календарь помогает, только если вы:
- ставите реальные даты платежей;
- обновляете документ регулярно, лучше еженедельно;
- принимаете решения на основе цифр, а не ощущений.
Тогда вы видите разрывы заранее, спокойно договариваетесь с контрагентами, выбираете дешевые способы финансирования вместо дорогих. Финансовое планирование превращается в понятную рутину, а касса остается под контролем.