Как написать ответ на жалобу клиента? Какие фразы и выражения использовать? Как построить письмо?
📚Как построить письмо
- Betreff
- Begrüßung (Sehr geehrter Herr… / Sehr geehrte Frau …)
- Bezug auf die Beschwerde
- Anerkennung des Problems
- Ursache. Warum das Problem entstanden ist?
- Maßnahmen. Was nun getan wird
- Abschluss
- Grußformel (Mit freundlichen Grüßen)
- Vorname Nachname
📚 Redewendungen
- Es tut uns leid, dass es zu Problemen gekommen ist.
- Zu unserem Bedauern …
- Wir entschuldigen uns für die Unannehmlichkeiten.
- Wir versichern Ihnen, dass unser Service zukünftig besser kontrolliert wird.
- Als Entgegenkommen bieten wir Ihnen einen Preisnachlass von 5 % an.
- Vielen Dank für Ihr Verständnis.
- Bei weiteren Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
📚 Betreff: Antwort auf Ihre Beschwerde
Sehr geehrter Herr Stemmler,
wir haben Ihre E-Mail gestern erhalten. Es tut uns sehr leid, dass Sie mit der Qualität unserer Leistungen nicht zufrieden sind.
Zu unserem Bedauern haben wir seit drei Wochen Personalausfälle. Viele Mitarbeiter waren krank, deshalb mussten wir Auszubildende einsetzen. Sie haben noch keine Erfahrung und können unseren Qualitätsstandard nicht einhalten.
Wir entschuldigen uns für die Unannehmlichkeiten und schicken Ihnen sofort unsere erfahrenen Mitarbeiter, die vor allem die Konferenzräume in Ordnung bringen. Wir versichern Ihnen, dass unser Service zukünftig besser kontrolliert wird.
(Als Entgegenkommen bieten wir Ihnen einen Preisnachlass auf die nächste Rechnung von 15 % an.)
Wir danken Ihnen für Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen
Sveta Rudek