Вопрос подписчика: «Как ускорить проведение платежей, чтобы контрагенты не жали на просрочку? Деньги есть, но они “блуждают” по цепочке согласований».
Суть проблемы: Деньги на счетах есть, но платежи застревают на многочасовых, а то и многодневных согласованиях: менеджер -> начальник отдела -> финконтролёр -> главбух -> финдир. Каждый участник может быть в отпуске или на встрече. Контрагенты звенят, начисляют пени, портят отношения. Финдиру нужно не просто контролировать итог, а проектировать и автоматизировать сам процесс движения платежа, превратив его из эстафеты в скоростной поток.
Что может 1С ERP?
Система предоставляет полноценный workflow-движок для сквозного процесса «Заявка — Платёжка» с маршрутизацией, делегированием и жёсткими таймаутами.
- Сквозной документооборот «Заявка на расход ДС». Инициация, согласование, проверка на соответствие бюджету и создание платёжного поручения — единый цифровой маршрут.
- Настраиваемые бизнес-процессы. Можно построить сложные ветвящиеся маршруты: если сумма до 100 тыс. — согласует только руководитель, если свыше — плюс финдир; если контрагент из «чёрного списка» — обязательная виза юриста.
- Делегирование и замещение. Можно настроить правила: если согласующий не обработал заявку за 2 часа, она автоматически уходит его заместителю или начальнику.
- Интеграция с мобильным приложением и почтой. Согласующие получают push-уведомления или письма со ссылкой на заявку прямо в 1С. Согласовать можно с телефона за 30 секунд.
Решение и рекомендации
- Картируйте и упростите процесс согласования.
Зафиксируйте текущий процесс (кто, зачем, как долго). Затем смоделируйте новый в 1С: устраните лишние этапы, установите лимиты для автоматического согласования. - Внедрите жёсткие SLA на каждом этапе.
В настройках бизнес-процесса для каждой задачи согласования установите «Плановую длительность» (например, 1 час). Система будет подсвечивать просроченные задачи.
Введите еженедельный отчёт для руководителей «Среднее время согласования заявок по отделу». - Свяжите скорость с мотивацией.
Внесите показатель «Соблюдение SLA по согласованию платежей» в KPI сотрудников, участвующих в процессе. Данные для расчёта берите автоматически из журнала 1С. - Предоставьте поставщикам прозрачность.
Настройте для ключевых контрагентов доступ в «Личный кабинет поставщика» (если используется 1С-ЭДО или есть доработка), где они видят статус своих счетов: «Согласование», «Ожидает оплаты», «Оплачен». Это резко снизит количество неприятных звонков.
Пример
В холдинге среднее время согласования платежа составляло 3 рабочих дня. Поставщики сырья начинали звонить уже на второй день.
- Решение в 1С:ERP: Был настроен новый бизнес-процесс:
Заявки до 500 тыс. руб. в пределах бюджета согласовывались только руководителем инициатора (1 этап).
Свыше 500 тыс. — плюс финконтролёр.
На каждый этап давалось 2 часа. По истечении — автоматическое уведомление вышестоящему руководителю и финдиру.
Для регулярных платежей (аренда, коммуналка) настроили «Шаблонные регламентные платежи», которые проводились вообще без согласования в установленную дату. - Результат: Среднее время согласования упало до 4 часов. Количество просрочек платежей по вине компании сократилось практически до нуля. Отдел закупок смог договориться с поставщиками о скидках за своевременную оплату. Процесс стал предсказуемым и управляемым.
Итог простыми словами
1С:ERP превращает процесс платежа из «квеста» по поиску начальника с подписью в предсказуемый конвейер с зелёной лампочкой на каждом этапе. Вы управляете не людьми, а правилами и сроками. Деньги перестают «гулять по коридорам» и начинают вовремя приходить контрагентам, улучшая вашу репутацию и финансовые условия.