Куча разом навалившихся дел — реальность, знакомая многим. Пока разбираешься с одним, забываешь про другое, и дела копятся, словно снежный ком. Но есть хорошие новости — все «висяки» безотказно помогает разобрать визуализация. Пример такого метода — японская система тайм-менеджмента Kanban. Кстати, это не только эффективно и просто, но и красиво.
О том, как правильно использовать чудо-доску, планировать и выполнять задачи поэтапно, «Красному Северу» рассказала психолог, бизнес-коуч и гипнотерапевт Ирина Самсонова.
Что такое Kanban
Kanban — это метод визуального представления задач с помощью простых инструментов — доски и карточек. Доска делится на колонки по стадиям выполнения задачи, а карточки представляют собой сами задачи. Метод позволяет организовывать работу наглядно. Это, в свою очередь, дает возможность разгрузить голову и взглянуть на проект со стороны, а значит и повысить эффективность в работе и в личных делах.
Для системы не обязательно иметь специальную доску. Подойдет любая поверхность, даже дверца холодильника. Вместо карточек или стикеров можно использовать магниты.
Фото: Thomas Bethge / Shutterstock / Fotodom
Привет из 1940-го: кто придумал Kanban
Идея принадлежит одному из лучших инженеров компании Toyota. Тайити Оно придумал метод Kanban в конце 1940-х годов, когда искал способ снизить затраты и сделать производство более динамичным.
На мысль Тайити натолкнуло распределение товаров в супермаркетах, где полки забиты продуктами, но склады не перегружены излишками. Принцип «ровно столько, сколько нужно» лег в основу производственной системы Toyota.
«Точно вовремя»: как Toyota использовала Kanban
Компания перестала выпускать детали «на склад» и начала производить их по фактическом спросу. На производстве ввели специальные карточки Kanban (с японского «карточка» или «сигнал»). Когда материалы заканчивались, рабочий отправлял карточку на склад, где формировалась новая партия, а поставщики получали уведомление о необходимости пополнить запасы. Так появилась система непрерывного пополнения ресурсов по принципу Just-in-Time («точно вовремя»).
Логика производства изменилась: вместо слепого выброса продукции на рынок ее стали поставлять по запросу. Темп работы определяли клиенты.
Благодаря методу Toyota могла сократить нагрузку на склады, снизить расходы и быстрее реагировать на изменения рынка. Kanban стал неотъемлемым инструментом производства, нацеленного на бережливость.
В 2000-х годах метод начали использовать не только в промышленности, но и в сферах маркетинга, HR, логистики и в бизнесе. То есть везде, где нужно наглядно управлять потоком задач.
Фото: Cobalt S-Elinoi / Shutterstock / Fotodom
Как пользоваться доской Kanban
Главный принцип Kanban — в наглядности. Задачи располагаются на поверхности (доске, стене) разделенной на колонки. Каждая колонка имеет условные названия: «План», «Исполняется», «Проверка», «Готово». То, как будет называться колонка, зависит от фантазии.
Например, доска списка книг, которые мы обещаем себе прочитать, могла бы выглядеть так: «Конь не валялся», «Приобретена», «Читаю», «Прочитано и рассказано всем близким против их воли». А карточки, стикеры или картинки — это сами книги, то есть задачи.
Наглядный метод в решении задач точно поможет, и дела пойдут намного быстрее. Кроме того, благодаря стикерам можно понять, на каком именно этапе задачи застревают и копятся.
Гибкое планирование с помощью метода Kanban
По мнению бизнес-коуча и психолога Ирины Самсоновой, перемещение задач из одной в другую колонку значительно повышает самооценку и продуктивность.
Это работающая история. Недаром японцы — самый организованный народ, потому что они не за жесткое, а за гибкое планирование. По своему опыту могу сказать, что как только я стала делать люфты между задачами и спокойно менять их местами, скажем, по значимости, я стала более продуктивной. Прокрастинация уменьшилась значительно.Ирина Самсоновапсихолог
В итоге перемещение задач из одной колонки в другую становится неким ритуальным действием, которое неизбежно повышает настроение. Особенно, когда карточка «переезжает» в раздел «Сделано».
Ты как бы поощряешь себя за каждую выполненную часть работы, и от этого открывается второе дыхание. Это так круто и так мотивирует! Я считаю этот метод работает лучше любой аффирмации.Ирина Самсоновапсихолог
Фото: NicoElNino/Shutterstock/Fotodom