Правильное оформление документов в логистике необходимо для корректного бухгалтерского учета и налоговой отчетности. Разберем, какие акты используются при грузоперевозках, что они фиксируют и зачем нужны заказчикам.
1. Акт выполненных работ
Это первичный учетный документ, который подтверждает факт оказания услуги. Он подтверждает, что исполнитель выполнил свои обязательства перед заказчиком в полном объеме и стороны не имеют претензий друг к другу по качеству или срокам работ.
Акт выполненных работ формируется после оказания услуги. В случае с транспортной компанией, это происходит, когда груз выдан получателю. Также акт формируется при оказании дополнительных услуг, например, по завершении периода ответственного хранения или после выполнения погрузо-разгрузочных работ. На основании этого документа бухгалтерия принимает расходы к учету.
2. Акт сверки взаиморасчётов
Документ отражает состояние финансовых отношений между Деловыми Линиями и клиентом за определенный период (месяц, квартал или год). В нем фиксируется перечень всех оказанных услуг и совершенных оплат.
Акт сверки особенно актуален для бухгалтеров и финансовых директоров. Он помогает:
● проконтролировать задолженности или переплаты;
● проверить наличие всех первичных документов;
● подтвердить корректность бухгалтерского учета.
3. Прочие сопроводительные документы
Помимо актов, в документообороте используются:
● Счет-фактура. Документ, необходимый плательщикам НДС для подтверждения суммы налога и получения вычета.
● Универсальный передаточный документ (УПД). Объединяет функции счета-фактуры и первичного учетного документа (акта выполненных работ). Использование УПД сокращает объем бумаг.
● Экспедиторская расписка. Подтверждает факт приема груза экспедитором от клиента.
4. Акт расхождений: если что-то пошло не так
Если при получении груза выявлены несоответствия, составляется коммерческий акт (акт об установленном расхождении). Он нужен в случаях, когда нарушена целостность упаковки, поврежден сам груз или количество грузомест не совпадает с заявленным в накладной.
Что обязательно зафиксировать в акте:
● фактическое состояние упаковки и груза;
● подробное описание повреждений или недостачи;
● дату и время составления документа;
● подписи представителей получателя и транспортной компании (водителя или сотрудника склада).
Этот документ служит основанием для подачи претензии и дальнейшего разбирательства.
Электронные акты и ЭДО
Бумажный документооборот требует времени на доставку оригиналов почтой или курьером, а также затрат на хранение архива. Система электронного документооборота (ЭДО) решает эти задачи.
В ЭДО акты и счета-фактуры подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью. Они имеют ту же юридическую силу, что и бумажные аналоги с печатью. Переход на электронный формат позволяет получать закрывающие документы в день оказания услуги, исключает риск их утери и упрощает представление документов в налоговые органы.
Практические рекомендации
Чтобы документооборот был прозрачным и не отнимал лишнего времени, следуйте простым правилам.
Проверяйте реквизиты. Перед оформлением заказа убедитесь, что в карточке контрагента указаны актуальные данные. Это избавит от необходимости переделывать документы задним числом.
Используйте ЭДО. Это ускорит возмещение НДС и упростит сверку взаиморасчетов.
Следите за сроками. Заказывайте акты сверки регулярно, например, по итогам каждого квартала, чтобы оперативно устранять возможные разногласия.
Частые вопросы об актах и закрывающих документах
Где найти документы? Скачайте скан-копии в личном кабинете на сайте. Оригиналы можно получить в офисе, по почте или через оператора ЭДО.
Что делать, если в акте ошибка? Если вы обнаружили неверные реквизиты или сумму, подайте заявку на корректировку документов через форму обратной связи на сайте или обратитесь к менеджеру.
Нужна ли печать на акте? Для юридических лиц наличие печати (при ее использовании в организации) или подписи уполномоченного лица обязательно.