Статья для методистов и специалистов, выдающих дубликаты свидетельств о профессии рабочего, должности служащего; дипломов о профессиональной переподготовке и удостоверений о повышении квалификации.
ЧТО ТАКОЕ ДУБЛИКАТ?
Дубликат – это «повторный экземпляр подлинника документа», если говорим о документах о квалификации, то их дубликат – это повторный экземпляр подлинника документа о квалификации, создаваемый с целью замены этого подлинника.
БРАТЬ ЛИ ДЕНЬГИ ЗА ДУБЛИКАТ?
В № 273-ФЗ о дубликатах в сфере дополнительного профессионального образования (ДПО) и профессионального обучения (ПО) сказано в п.16 ст. 60 – ‼️«За выдачу документов об образовании и (или) о квалификации, документов об обучении и дубликатов указанных документов плата не взимается».
КОМУ МОЖНО ВЫДАТЬ ДУБЛИКАТ?
Дубликаты выдаются лицам, утратившим документы, при условии наличия в вашей образовательной организации всех необходимых сведений о прохождении обучения данными лицами..
‼️Дубликат выдается на фамилию, имя, отчество, идентичные подлиннику документа.
В КАКОМ СЛУЧАЕ ВЫДАЕТСЯ ДУБЛИКАТ?
Дубликат документа о квалификации выдается:
➡️ взамен утраченного документа о квалификации (на основании личного заявления, выписки из приказа образовательной организации о выдаче документа, объявления о потере документа в средствах массовой информации и др.);
➡️ взамен документа о квалификации, содержащего ошибки, обнаруженные выпускником после его получения;
➡️ лицу, изменившему фамилию (имя, отчество).
КТО МОЖЕТ ЗАБРАТЬ (ПОЛУЧИТЬ) ДУБЛИКАТ?
Документ о квалификации (дубликат документа) выдается выпускнику:
✅ лично;
✅ другому лицу по заверенной в установленном порядке доверенности, выданной указанному лицу выпускником;
✅ по заявлению выпускника направляется в его адрес через операторов почтовой связи общего пользования заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении.
АЛГОРИТМ ДЕЙСТВИЙ ПРИ РАБОТЕ С ДУБЛИКАТАМИ
В Методических рекомендациях Министерства образования и науки РФ Письмо от 12 марта 2015 года № АК-610/06 (далее – Рекомендации) есть алгоритм действий при работе с дубликатами.
Рассмотрим ПРИМЕР работы с дубликатами на основе ☝️ Рекомендаций.
Помним, что вы, как образовательная организация, выдаете лицам, освоившим дополнительные профессиональные программы (далее – ДПП) и основные программы профессионального обучения (далее – ОППО) документы о квалификации по образцу и в порядке, который устанавливаем самостоятельно. И все образцы документов фиксируете локальным нормативным актом (далее – ЛНА) вашей образовательной организации.
Также в этом ЛНА вы можете прописать порядок и условия выдачи дубликатов выпускникам.
КАК ОФОРМИТЬ БЛАНК ДУБЛИКАТА?
Дубликат выдается на бланке, действующем (актуальном) на момент выдачи дубликата.
На дубликате документа в заголовке на титуле справа вверху (или в другое место, согласно локальному нормативному акту вашей образовательной организации) ставится штамп «дубликат».
Также на документе у вас поменяется дата выдачи и Ф/И/О (если выпускник меняет эти данные).
КАК ВЕСТИ УЧЕТ ВЫДАННЫХ ДУБЛИКАТОВ?
Для учета выдачи документов о квалификации, дубликатов документов о квалификации, иных документов в вашей образовательной организации заводится книга регистрации выдачи дубликатов документов (о регистрации документов о квалификации писала здесь).
Ниже Пример ведомости выдачи дубликатов документов о квалификации.
ЕСЛИ ПОЛУЧАЕТ ДУБЛИКАТ ЗА ВЛАДЕЛЬЦА ДРУГОЙ ЧЕЛОВЕК?
В случае получения документа (дубликата документа, дубликата приложения к диплому) по доверенности в графе «Приложение» указывается фамилия, имя и отчество (последнее – при наличии) лица, которому выдан документ;
ЕСЛИ СОТРУДНИКОМ ДОПУЩЕНА ОШИБКА В КНИГЕ УЧЕТА?
Если была допущена ошибка в книге (ведомости) выдачи документов, то повторно запись не делается.
Неверно сделанная запись корректируется посредством вписывания рядом новой записи и внесения дополнительной записи «Исправленному верить». Ставится подпись и делается расшифровка подписи.
Книга регистрации документов прошнуровывается, пронумеровывается и хранится у руководителя образовательной организации.
Специалист, ответственный за документы строгой отчетности, по окончании календарного года оформляет книгу регистрации (написала здесь).
ЕСЛИ ДУБЛИКАТ ЗАБИРАЛ ДРУГОЙ ЧЕЛОВЕК, ГДЕ ХРАНИТЬ ДОВЕРЕННОСТИ И ИНЫЕ ДОКУМЕНТЫ?
Уведомление о вручении хранится вместе с ведомостью выдачи документов группы, где учился слушатель.
Доверенность и (или) заявление, по которым был выдан (направлен) документ (дубликат документа), хранятся:
🎓 по программам профессиональной переподготовки в личном деле выпускника;
🎓 по программам повышения квалификации совместно с ведомостью выдачи документов (дубликата документа).
КАК ВЫДАВАТЬ ДУБЛИКАТЫ ПРИЛОЖЕНИЙ?
В случае утраты только диплома либо в случае обнаружения в нем ошибок после его получения выпускником‼️выдаются дубликат диплома и дубликат приложения к нему.
В случае утраты только приложения к диплому либо в случае обнаружения в нем ошибок после его получения выпускником ‼️выдается дубликат приложения к диплому.
‼️ Диплом (дубликат диплома) без приложения к нему действителен.
‼️ Приложение к диплому недействительно без диплома.
‼️ Дубликат приложения к диплому недействителен без диплома или без дубликата диплома.
КАК И КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ ХРАНИТЬ О ВЫДАЧЕ ДУБЛИКАТА?
Дубликат документа о квалификации выдается на основании личного заявления выпускника.
Лицо, изменившее фамилию (имя, отчество), вправе обменять имеющийся у него документ о квалификации на дубликат документа о квалификации с новой фамилией (именем, отчеством).
Обмен производится на основании заявления лица, изменившего свою фамилию (имя, отчество), с приложением копий документов, подтверждающих изменение фамилии (имени, отчества) лица.
Заявление о выдаче дубликата документов о квалификации, копии дубликата документа и документы, подтверждающие изменение фамилии (имени, отчества) (при наличии таких документов), хранятся в личном деле выпускника по программам профессиональной переподготовки, по программам повышения квалификации формируются в отдельное дело.
Сохранившийся подлинник диплома и подлинник приложения к диплому изымаются образовательной организацией и уничтожаются в установленном порядке.
ИТОГ ПО РАБОТЕ С ДУБЛИКАТАМИ
При работе с дубликатами у вас в учебном центре должно быть Положение о порядке выдачи, хранения дубликатов документов установленного образца, в котором прописан весь механизм и указаны в том числе:
- причины выдачи дубликатов;
- лица, которые могут получить дубликат, и порядок получения (например, на основании доверенности, почтой РФ, курьером и проч.);
- форма заявления на выдачу дубликата;
- форма приказа о выдаче дубликата;
- порядок оформления бланка документа дубликата;
- форма ведомости выдачи дубликатов (книги учета выдачи дубликатов);
- порядок подачи данных о выданных дубликатах лицу, ответственному за внесение сведений в ФИС ФРДО;
- порядок уничтожения изъятых оригиналов документов.
Остались вопросы? Пишите в комментариях или приходите на консультацию https://t.me/metod_vz
#дубликат_свидетельства_о_профессии_рабочего
#дубликат_диплома_о_профессиональной_переподготовке
#документооборот_учебного_центра
#дополнительное_профессиональное_образование
#документы_о_квалификации
#дубликат_документа_о_квалификации