Вопрос пользователя: «В материалах часто упоминается забалансовый учет. Что это такое и почему он важен для учета выданного имущества?»
Суть проблемы
Стоимость ТМЦ, переданных в эксплуатацию, сразу списывается на расходы и не отображается на балансовых счетах компании. Это соответствует стандартам ФСБУ. Однако компания теряет количественный контроль: бухгалтерский учет не показывает, сколько физических единиц имущества фактически находится у сотрудников, что затрудняет внутренний контроль и инвентаризацию.
Что может 1С ERP?
Для количественного контроля в 1С ERP предусмотрена возможность ведения учета на специальных забалансовых счетах (МЦ.02, МЦ.03, МЦ.04). Эти счета не влияют на бухгалтерский баланс, но отражают физическое наличие и движение каждой единицы инвентаря, спецодежды или спецоснастки. Количество на забалансовом счете будет отображаться до тех пор, пока не будет оформлен ручной документ «Списание из эксплуатации».
Решение и рекомендации
- Примите решение: Определите в учетной политике, необходимо ли вашей организации вести забалансовый учет для усиления контроля.
- Настройте счета: В настройках «Категорий эксплуатации» укажите соответствующие забалансовые счета учета.
- Контролируйте списание: Помните, что автоматического списания при истечении срока нет. Для снятия с учета обязательно оформляйте документ «Списание из эксплуатации».
Итог простыми словами
Забалансовый учет – это «дополнительная тетрадь» для строгого учета. В основной бухгалтерской «тетради» стоимость инструментов уже списана. Но чтобы не забыть, кому и что именно выдано, вы ведете параллельную запись в «дополнительной тетради» (забалансовый счет). Там вы видите: Иванову выдали 2 отвертки, 1 молоток; Петрову – 1 дрель. Это помогает ничего не потерять.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий 1: Подготовка к инвентаризации
Ситуация: Необходимо провести инвентаризацию имущества у сотрудников.
Проблема: В основном бухгалтерском учете данных об остатках нет, так как стоимость списана.
Решение: Ответственное лицо формирует отчет по забалансовым счетам, где виден полный список имущества с указанием МОЛ. Этот список является основой для проверки.
Результат: Инвентаризация проходит быстро и целенаправленно.
- Сценарий 2: Контроль за возвратом при увольнении
Ситуация: Сотрудник увольняется из компании.
Проблема: Нужно проверить, сдал ли он всю числящуюся за ним спецодежду и инструменты.
Решение: Кадровик или бухгалтер проверяет остатки по забалансовому счету, сформированные на это физическое лицо, и формирует акт на возврат.
Результат: Исключаются потери имущества при смене персонала.