Автор: Злата Шевелева
«У нас в офисе совещания проходят каждый день. На них шеф подробно разбирает с руководителями отделов, что было сделано, а что нет. Чаще всего я слышу из-за дверей переговорной его резкие комментарии и тихие оправдания провинившихся подчиненных» - рассказывает Ирина, секретарь генерального директора строительной компании. – Шеф все время жалуется, что 70% поручений не выполняется в срок. Он считает, что только его жесткий стиль руководства, постоянный контроль и словесные пинки, способны привести в чувство ленивых и расслабленных руководителей и сотрудников.
Неужели только жесткие меры, постоянная критика и разборки являются единственным действенным способом заставить подчиненных вовремя и качественно выполнять поручения руководителя? И только ли нерадивые сотрудники виноваты в том, что поручения не выполняются?
Трудности перевода
Марине очень нравилась ее новая работа, и особенно генеральный директор, секретарем у которого она работала. Шеф был во всех отношениях положительный человек, только вот Марина с трудом понимала некоторые его распоряжения, поскольку шеф часто давал задания на ходу, или по телефону, бросая короткие фразы. Часто девушка даже не успевала уточнить суть решаемого вопроса, потому что шеф все время куда-то спешил. Если же Марине все же удавалось задержать его на пару минут, то она слышала: «Но вы сами знаете что делать, придумайте что-нибудь», или «посмотрите у меня на столе в синем блокноте» - как правило, блокнота на месте не оказывалось. В итоге работа Марины была полна не только курьезов, но и неверно выполненных заданий.
Одна из самых распространенных причин невыполнения поручений, это банальное отсутствие понимания. Шеф обладает большим количеством информации и ему может казаться, что подчиненным достаточно пары фраз, чтобы понять распоряжение. Но часто им не хватает информации, ведь они не знают того, что знает руководитель.
Так же из-за разницы в образовании, социальном уровне, включенности в бизнес и т.п. люди вкладывают совершенно разный смысл в одни и те же слова.
Что делать?
Сотруднику
Если ваш руководитель такой же неуловимый и занятый как шеф Марины, то вы должны научиться получать более точную информацию самостоятельно.
- Не бойтесь переспрашивать, задавать вопросы. Очень хороший способ, это повторить задание так, как вы его поняли, и получить подтверждение от руководителя в правильности ваших выводов.
- Уточняйте сроки выполнения задания, конкретные результаты, которые хочет получить шеф, и то, в каком виде и в какой форме должна быть сделана работа. По возможности получите всю необходимую информацию, или спросите где и у кого ее можно найти.
- Хороший способ работы с неуловимым шефом, это переписка. Вы можете использовать различные современные способы письменной коммуникации для уточнения заданий, а так сообщать о результатах выполнения.
Так же вы можете попросить руководителя по возможности давать распоряжения в письменной форме. Это не обязательно должен быть официальный документ, вполне достаточно письма по электронной почте. Главное, что письменно мысли можно более четко сформулировать, а так же при возникновении непонимания вы всегда можете обратиться к письменным фактам.
Руководителю
- Что бы быть правильно понятым нужно четко формулировать задания сотрудникам. Обязательно спросите, как он понял задание.
- Ставьте конкретные сроки и оговаривайте форму отчета о выполнении поручения, чтобы не было такого, что задание давно выполнено, а вы ничего об этом не знаете.
- Опишите конкретно результат, который вы хотите получить, а если это имеет значение, то и способ достижения этого результата, в противном случае вы рискуете получить совсем не то, на что рассчитывали. Задайте себе вопрос: Как я пойму, что результат именно тот, которого я хочу? Что конкретно я должен увидеть, услышать и т.п.? После того, как сами ответите на эти вопросы, задайте подчиненному четкие критерии исполнения поручения.
- Наилучший способ постановки задачи это письменное указание. Во-первых, сотрудник всегда может вернуться к описанию задания, а не вспоминать его, так же у вас не будет возникать вопросов по точности выполнения, если есть документ с конкретными формулировками.
Отсутствие опыта и знаний
Лариса устроилась на работу, немного преувеличив свое знание английского языка. Ей повезло, что на собеседовании ее никто не экзаменовал. Несколько месяцев она спокойно работала, поскольку ее знаний вполне хватало. Но однажды, руководитель поручил ей подготовить сложное деловое письмо. Что бы справиться с этим заданием, знаний у Ларисы не хватало. Девушка не растерялась – она попросила свою подругу переводчика помочь ей. С заданием она справилась, но срочно записалась на курсы английского, что бы больше не попадать в подобные ситуации.
Даже если вы попросили о помощи, очевидно, что постоянно так выходить из положения не получиться, да и не для каждого задания можно найти компетентного помощника. Конечно, лучше всего при устройстве на работу не преувеличивать свои способности, Если вы чего-то не знаете лучше сразу об этом сказать, и предупредить, что вы готовы учиться и повышать свою квалификацию. Но как быть, если вы уже попали в подобную ситуацию?
Что делать?
Сотруднику
В большинстве случаев, если вы нацелены на карьерный рост и действительно являетесь профессионалом, любое незнакомое задание не должно вызвать у вас страха. Какую бы должность вы не занимали, всегда найдется что-то, чего вы не знаете. Выполняя новое задание, вы обучаетесь, развиваетесь и получаете шанс поднять свой авторитет. Но если все же вы ощущаете свою беспомощность действуйте так:
- Не отказывайтесь от решения сложной задачи. Уточните задание и прямо скажите шефу, что у вас нет опыта в решении подобных вопросов, и что вам может понадобиться больше времени, чтобы разобраться в ситуации.
- Если это необходимо попросите разрешения привлечь помощников.
- Если задание выходит за рамки ваших обязанностей и оклада, так же сообщите об этом шефу. Если он планирует использовать вас для более квалифицированной работы, чем было оговорено изначально, то пришло время поговорить о дополнительном обучении или повышении оклада.
Руководителю
При распределении заданий всегда учитывайте уровень опыта и компетентности сотрудника, но в то же время, старайтесь делегировать делегировать те задания, которые будут развивать подчиненных.
Придерживайтесь золотых правил распределения поручений:
- делегируйте важные задания самым надежным
- делегируйте срочные задания самым опытным
- делегируйте несрочные задания обучающимся
- делегируйте неважные задания человеку, которого необходимо оценить.
Проблемы с контролем
Каждое утро Даша собирает у руководителей отделов планы работы на день и относит их генеральному. Вечером она так же методично доставляет ему отчеты о проделанной работе. Руководители считают, что излишняя писанина это пустая трата времени, но директор ввел подобную форму отчета, для осуществления более четкого контроля за исполнением поручений. Теперь он точно знает, что из запланированного сделано, а если нет, то может сразу же поинтересоваться почему.
Если выполнения задания никак не контролируется, то многие сотрудники считают, что задачи просто не существует. Если нет контроля, значит задача не такая уж и важная, думают они. С другой стороны, если задание выполнено, а руководитель не проконтролировал ее исполнение, то он может полагать, что сотрудник плохо работает, ведь он не доложил об исполнении. Все эти вещи подрывают не только доверие между руководителем и сотрудником, но и уменьшают эффективность компании.
Что делать?
Сотруднику
Не дожидайтесь, когда вас спросят о выполнении поручения. Сразу докладывайте о сделанном, желательно в форме письменного отчета или сообщения по электронной почте. Некоторым руководителям необходимо докладывать даже о промежуточных результатах дела, иначе они полагают, что сотрудник вообще не работает. А кого-то может раздражать постоянное оповещение о текучке, этот руководитель требует только сообщения о конечном результате. Разберитесь, к какому типу относиться ваш руководитель и договоритесь с ним заранее о формах и сроках отчетов.
Руководителю
- Помните, что если в вашей организации слабый контроль исполнения, то поручения вряд ли будут выполняться правильно и в срок.
- Наладьте четкую систему контроля за исполнением поручений. Давая задания, вы должны определять сроки выполнения и форму отчетности. Если в назначенное время сотрудник не явился с докладом или не прислал отчет, у вас должен быть человек (чаще всего это секретарь), который обязан контролировать все сроки исполнения поручений.
- Никогда не оставляйте без внимания невыполненные и выполненные с опозданием без веских на то причин задания. Разработайте систему взысканий, выговоров и т.п., в зависимости от тяжести нарушения и ошибки. Так же помните о таком действенном методе как личная беседа с провинившимся подчиненным. Но никогда прилюдно не распекайте сотрудника, это не только не приносит результатов, но и снижает эффективность его работы.
У руководителя нет авторитета в глазах сотрудников
Когда Лену только назначили руководителем отдела, большинство ее поручений сотрудниками просто игнорировалось. Девушке потребовалось время, что бы завоевать авторитет среди подчиненных и добиться исполнения заданий.
Отсутствие авторитета, и как следствие саботаж и расслабленность подчиненных беда молодых и только что назначенных в новый коллектив руководителей.
Что делать?
- Сразу четко определите границы между собой и сотрудниками. Не допускайте никакого панибратства и дружеских бесед по душам. Не старайтесь всем сразу понравиться - излишне демократичный стиль управления расслабляет сотрудников и провоцирует их на увиливание от работы, обман, формирование завышенных требований.
- Никогда не делайте работу за сотрудника, даже если боитесь, что он не выполнит задания. Не повторяйте свои задания несколько раз, особенно просящим и извиняющимся тоном. Вы должны быть уверены в себе и в том, что делаете, иначе вас никто не станет слушать.
- Всегда контролируйте деятельность сотрудников и не бойтесь делать взыскания за ошибки и наказывать за более серьезные просчеты и нарушения, вплоть до увольнения.
- Помните, что ваша задача достичь целей поставленных перед вами как перед руководителем, а не понравиться всем и каждому.
Отсутствие мотивации
В компании, где работала Таня, царил настоящий хаос. Большинство сотрудников тянули с выполнением заданий, занимались своими делами и совершенно не обращали внимания на приказы руководства. «Почему вы так себя ведете? Не боитесь, что вас уволят?» - поинтересовалась девушка у одной из служащих. –«Да кто к ним на такую зарплату работать пойдет!» - радостно ответила та.
Когда у человека нет мотивации, не стоит ждать от него эффективной работы. Мотивация может выражаться не только в материальных факторах, но и в профессиональном и личном росте, авторитете руководителя, причастности к деятельности компании, хорошим отношениям с сотрудниками и руководством, с клиентами и т.п..
Иногда при наличии всех положительных мотивирующих факторах, сотрудники могут не выполнять поручения только потому, что не понимают важности и необходимости задания не для компании, ни для себя. У них нет мотивации именно к выполнению конкретного задания.
Что делать?
У сотрудника, реально отвечающего за свой участок, наделенного полномочиями и определенной свободой, значительно усиливается мотивация для выполнения задания качественно и в срок.
- Одним из основных качеств руководителя является умение мотивировать и убеждать подчиненных. Поэтому именно вашей задачей является правильно объяснить выгоды задания для компании, и что самое важное, для самого сотрудника.
- Старайтесь направить мысли и действия людей в нужном вам направлении. Расскажите исполнителю о том, как важно для компании и для него в частности выполнение данного поручения и , что выиграет в этом случае фирма и он сам. Если есть возможность, озвучьте конкретные суммы или перспективы карьерного роста.
Личные качества сотрудника
Иногда поручения не выполняются только потому, что сам сотрудник оказался в компании случайно. Он ленив, неисполнителен, ему неинтересна не работа компании, не своя собственная. Если поручения не выполняются постоянно, то возможно, дело именно в характере сотрудника. Тогда пришло время расстаться с ним и освободить место для человека более подходящего к работе в вашей компании. Помните, что нерадивый сотрудник, способен демотивировать и других подчиненных.
Если же вы сотрудник, и ощущаете нежелание игнорировать задания своего руководителя, вас преследуют усталость и лень, то возможно, вы занимаете не свое место, и работа в другой компании, а может и другая профессия значительно поднимут вашу мотивацию.
Статья опубликована в журнале "Секретарь референт"