На практике я убедился, что нужно правильно заверять документы, чтобы подписать исполнительную документацию. Это помогает избежать споров, недоразумений и экономия времени. В этой статье мы рассмотрим основные правила заверения документов.
Не все документы нужно заверять.
Например, те, что уже имеют синие печати и подписи (оригиналы паспортов, сертификатов на продукцию и т.д), не нужно заверять, берегите их. Для подписания акта входного контроля достаточно приложить только оригинал. При сдаче ИД в первую папку вложить оригинал, а в другие заверенные копии.
Заверение копий документов
Штамп «Копия верна» используется для заверения копий документов, а не оригинальных документов с печатями и подписями. Заверение копии должно включать:
- указание должности и ФИО лица, заверяющего копию;
- подпись этого лица;
- печать организации (если применимо);
- место нахождения оригинала;
- дата заверения документа.
Также можно полностью от руки написать, но штамп облегчает. Требования такие же.
Разбираем пример
Нам нужное сделать входной контроль на арматуру 12 мм вес 1000 кг. Нам предоставили оригинальный паспорт качества на 18000 кг. Не нужно сразу прикладывать оригинал к первому акту входного контроля! За период стройки ещё не раз понадобится, объем в паспорте позволяет его использовать неоднократно (пока не превысит общий вес подписанной арматуры по всем актам). Делаем скан, и прикладываем копии заверенные.
Если предоставили паспорт качества с печатью поставщика, то это тоже приравнивается к "оригиналу"
Приколы от технадзора
Каждый объект интересен по своему и попадаются технадзоры и заказчики с юмором. Когда с первого раза не понимают или лень объяснять, а может попался противный, то они ставят свои "печати с приколом".
Заключение
Штамп «копия верна» сам по себе ничего не значит. Для официального заверения нужна синяя круглая печать или специальная печать компании.
Согласно ГОСТ Р 7.0.97—2016, чтобы заверить копию, нужно поставить надпись «Верно» под подписью, указать должность, подпись, ФИО и дату.
Заверять документы может только тот, кто имеет на это право по доверенности (приказу). Подписи инженеров ПТО без синей печати могут быть приняты, но юридически они не так сильны.
Используйте штампы самонаборные на несколько строк.
Всегда делаем скан оригиналов! Пригодятся в период сдачи для эксплуатации, технадзора, мастерам, составление писем и восстановление ИД при порчи (утери).
Если есть вопросы — спрашивай, пишите в комментариях, помогу!
Я предлагаю свои услуги в сфере ПТО. Моя цель — помочь вам эффективно решать задачи, сформировать и сдать в срок документацию, обеспечивая высокое качество работы!