Вы всё ещё управляете бизнесом в ворохе Excel-файлов? Пора менять ситуацию. Этот гайд — пошаговый план перехода от хаотичных таблиц к чёткой прикладной системе. К финишу вы получите готовое ТЗ и понимание, какая программа вам нужна.
📌 Шаг 1. Фиксация текущего хаоса
Цель: Увидеть полную картину того, как вы работаете в Excel.
Что делать:
- 📂 Соберите все файлы: реестры, отчёты, справочники.
- 👥 Найдите всех пользователей: кто заполняет, проверяет и использует эти данные.
- 🎯 Поймите назначение: зачем нужен каждый файл, в каком процессе он участвует.
- ⚠️ Зафиксируйте проблемы: ручной ввод, ошибки, версионность, невозможность совместной работы, риски потери данных.
Итог: Чёткое понимание, что и как автоматизировать.
🔍 Шаг 2. Декомпозиция: от столбцов к сущностям
Цель: Выделить «кирпичики» вашей будущей системы — ключевые бизнес-объекты.
Типичные сущности:
- 🏢 Контрагенты (клиенты, поставщики)
- 📄 Документы (договоры, заявки, счета)
- 💰 Сделки / Платежи
- 📦 Товары / Услуги
- 🔄 Процессы (согласования, задачи)
Как искать:
- Смотрите на повторяющиеся столбцы — это часто сущность.
- Найдите ключевые ID: ИНН, номер договора, артикул.
- Определите связи: один клиент — много заказов.
Итог: Список сущностей, их полей и связей — основа ТЗ.
🔄 Шаг 3. Описание процессов
Цель: Перевести рутину работы с файлами в наглядные бизнес-процессы.
Пример: «Менеджер создаёт заявку → запускает маршрут согласования (бухгалтерия, директор) → после одобрения создаётся договор».
Что фиксировать:
- Сценарии работы.
- Точки решений, статусы, ответственных.
- Что уже автоматизировано формулами, а что делается вручную.
Итог: Схема или текстовое описание процессов.
📊 Шаг 4. Требования к данным
Цель: Определить, какие данные и какого качества должна хранить система.
Вопросы для обсуждения:
- Какие поля обязательны?
- Какие нужны форматы и справочники?
- Какие проверки необходимы (уникальность, корректность ИНН)?
- Какие данные нужны для отчётов?
Итог: Словарь данных и правила их валидации.
🧩 Шаг 5. Классификация требований к системе
Цель: Структурировать ТЗ.
Блок
Что включает
⚙️ Операции
Создание, редактирование, смена статусов, уведомления.
🔐 Учёт и контроль
Журнал изменений, роли и доступы, проверка данных.
📈 Отчётность
Список отчётов, срезы данных, периодичность.
🔗 Интеграции
Связь с бухгалтерией, 1С, почтой, импорт/экспорт.
Итог: Структурированная матрица функциональных требований.
🎯 Шаг 6. Расстановка приоритетов
Цель: Определить, с чего начать автоматизацию.
Анализируем:
- Какие данные переносить в первую очередь.
- Где логика Excel не отражает реальный процесс.
- Какие процессы стоит улучшить прямо при внедрении.
Итог: План внедрения от самого критичного к менее важному.
✅ Шаг 7. Критерии выбора программных решений
Цель: Сформулировать чек-лист для оценки программ.
Ключевые критерии:
- Поддержка ваших сущностей и процессов.
- Гибкость и масштабируемость.
- Стоимость владения.
- Удобство для пользователей.
- Наличие поддержки и возможность доработок.
- Перенос исторических данных.
📄 Шаг 8. Подготовка ТЗ
Структура итогового Технического Задания:
- Цели (безопасность, экономия времени, контроль).
- Бизнес-процессы (как есть и как будет).
- Справочники и сущности.
- Требования к данным и интерфейсу.
- Требования по интеграциям и безопасности.
- Отчётность.
- Метрики успеха (например, «Сократить время формирования отчёта с 3 часов до 5 минут»).
🏁 Финиш: что вы получаете
После прохождения всех шагов у вас на руках будет полный пакет документов:
- Чёткое ТЗ
- Карта процессов
- Модель данных
- Критерии выбора ПО
Этот пакет позволяет:
- 🔎 Искать готовое решение на рынке.
- 💬 Внятно обсуждать доработки с разработчиками.
- ⚡ Принимать взвешенное решение о создании собственной системы.
Автоматизация — это не про IT, это про эффективное управление. Начните с анализа, а не с поиска софта.