Вы делаете качественный продукт, даете хорошую цену и вкладываетесь в рекламу. Но если в работе с клиентами царит хаос, деньги уплывают сквозь пальцы. 💸
Потерянный договор, неконтролируемый счет, «забытый» клиент — это не мелочи, а прямые убытки. Чаще всего руководитель даже не может ответить: «Сколько у нас сейчас активных сделок?»
Продажа — это цепочка процессов, а не лотерея. И если данные разбросаны по почте, Excel и головам менеджеров, управлять невозможно.
Решение — посмотреть на клиентский учет как на систему из 5 реестров.
📇 1. Справочник клиентов — фундамент
Проблема: Контакты клиентов — в телефоне менеджера, в почте, в мессенджерах. Уволился сотрудник — ушла база.
Решение: Единый реестр всех, с кем вы когда-либо работали.
Что это дает:
- Сохраняет корпоративные знания.
- Ускоряет работу с реквизитами.
- Позволяет сегментировать базу для точечных предложений.
👉 Клиентская база — это не просто список. Это инструмент для роста.
📊 2. Реестр продаж — картина в реальном времени
Проблема: Непонятно, на каком этапе каждая сделка, что «висит», какие доходы ожидать.
Решение: Таблица, где видна вся воронка продаж: от заявки до оплаты, с этапами, суммами и ответственными.
Что это дает:
- Управление не «по ощущениям», а по данным.
- Видны «узкие места» в процессах.
- Прогноз денежного потока и оценка эффективности менеджеров.
👉 Без этого реестра вы управляете бизнесом вслепую.
📑 3. Реестр первичных документов — зона риска
Проблема: Договор подписан, но не учтен; счет выставлен, но оплату не проверили; акт не подписан — деньги зависли.
Решение: Обязательная регистрация каждого документа (договор, счет, акт) с привязкой к сделке и клиенту.
Что это дает:
- Снижение юридических и финансовых рисков.
- Контроль сроков оплат и исполнения обязательств.
- Спокойствие для бухгалтерии и руководителя.
👉 Потеря документа = потенциальная потеря денег.
🗣️ 4. Реестр отношений — история диалога
Проблема: Не помним, о чем договаривались с клиентом полгода назад. Сменился менеджер — история коммуникаций утеряна.
Решение: Фиксация всех контактов: звонки, встречи, переписка, ключевые договоренности.
Что это дает:
- Клиент не чувствует себя «чужим» при общении с новым сотрудником.
- Анализ ошибок и улучшение сервиса.
- Основа для повторных и дополнительных продаж.
👉 Каждая точка контакта укрепляет или рушит доверие. Без истории вы не учитесь.
📈 5. Аналитические отчеты — зеркало эффективности
Проблема: Непонятно, как именно работают менеджеры, какие каналы приносят деньги, где происходят потери.
Решение: Регулярные отчеты по воронке продаж, конверсии, источникам заявок, задачам и срокам.
Что это дает:
- Объективная картина работы отдела.
- Возможность принимать решения на основе данных, а не интуиции.
- Выявление проблем ДО того, как они стали критичными.
👉 Без аналитики управление продажами — это гадание на кофейной гуще.
🤖 Excel — уже не панацея
На старте таблиц достаточно. Но когда бизнес растет, Excel начинает тормозить:
- Неудобно для командной работы.
- Ошибки в формулах.
- Часы на подготовку отчетов.
Выход — специализированные программы для учета клиентов и заказов. Они автоматизируют все 5 реестров, экономя ваше время и нервы.
💎 Вывод
Задайте себе вопрос: «Могу ли я прямо сейчас за 5 минут понять, что происходит со всеми клиентами, заявками и деньгами?»
Если ответ «нет» или «не совсем», — ваш бизнес теряет деньги.
Системный учет — это не бюрократия. Это управляемость, предсказуемость и прибыль. Иногда, чтобы сделать рывок, достаточно просто навести порядок в данных.
P.S. А у вас выстроена система этих 5 реестров? Или до сих пор работаете в режиме «авось»? Делитесь в комментариях!
#малыйбизнес #бизнессоветы #продажи #управление #деньги #CRM #яндексдзен #стартап