Товарный запас – совокупность единиц продукции, находящихся на балансе компании и готовых к продаже либо использованию в производстве. Объем таких запасов измеряется в натуральных показателях: штук, килограммов, упаковок и т. п. При грамотном подходе «разрозненные» остатки превращаются в актив, которым легко управлять: вы всегда в курсе, какие позиции есть на складе, по каким товарам нужно срочно делать допоставку и какие позиции не пользуются спросом.
Современные IT-решения полностью меняют правила игры: они автоматизируют учет, гарантируют актуальность цифр в реальном времени и предоставляют подробную аналитику для отчетов. Аналитика основана не на догадках, а на фактических данных, что снижает риски товарных недостач и перепроизводства, а значит — улучшает маржинальность. Четкий контроль всех остатков делает бизнес-процессы понятными и прозрачными: вы видите, что происходит на складе, детализацию по отдельным позициям, что особенно важно для роста и масштабирования.
Виды товарных запасов
Запасы делятся на 3 группы:
Оборотные (операционные)
Это товары постоянного спроса. Они должны быть вналичии в офисе, продукты первой необходимости в магазине. Недостаток таких позиций сразу отражается на непрерывности производства или торговли.
Сезонные
Их потребность связана с временем года или событиями. Пример: солнцезащитные средства летом, елки и игрушки зимой. Закупка требует прогноза спроса, чтобы не оказаться с избытками, когда сезон завершится.
Резервные (страховые)
Это запас «на черный день» — страховой фонд. С ним не будет простоев при срыве поставок или внезапном всплеске спроса. Его роль заключается в минимизации рисков, связанных с непредвиденными обстоятельствами.
Управление всеми тремя типами запасов — основа эффективной логистики и торговли. При большом ассортименте на помощь приходят специализированные системы: они автоматически контролируют оборотные позиции, отслеживают сезонность, вовремя сигнализируют о приближении «подходящего» момента для закупки и поддерживают резервную подушку.
Главные принципы управления запасами
В данном процессе есть две крайности:
– Избыток запасов: переполненный склад ведет к росту затрат на аренду и хранение, риск того, что товар испортится или морально устарееет.
– Дефицит: работа «в режимах форс-мажора» (закупка по факту нулевого остатка) грозит срывами поставок и упущенной выручкой.
Оптимальным считается уровень, покрывающий потребности между заказами при минимальных издержках на хранение. Здесь ключевую роль играет «неснижаемый остаток» — порог, при котором необходимо формировать новый заказ. Его рассчитывают с учетом среднесуточных продаж и времени доставки. Для скоропорта (продукты питания, лекарственные и косметические позиции) контроль должен быть ежедневным. А для товаров длительного хранения или редкого спроса (антиквариат, коллекционные изделия) запас можно держать более внушительным.
Ручной расчет этих параметров в случае сотен артикулов занимает много времени и чреват ошибками. Автоматизированные системы в режиме онлайн отслеживают остатки и при приближении к критическому минимуму создают оповещение, давая время на оформление заявки и предотвращая дефицит. В итоге управление переходит от интуиции к системным данным, а возможность настроить индивидуальный минимум для каждого артикула делает процесс гибким и надежным.
Способы контроля товарных запасов
Выбор метода зависит от масштабов бизнеса и ассортиментного ряда:
Ручные записи в журнале
Наиболее простая схема, при которой сотрудник вручную фиксирует приходы, расходы и остатки, а при достижении «минимума» формирует заказ. Подходит лишь для малого бизнеса с ассортиментом до 10–15 однотипных позиций. При росте количества товаров метод становится неэффективным из-за трудоемкости и высокого риска ошибок.
Электронные таблицы (Excel, Google Sheets)
Пошаговое улучшение бумажного учета: формулы автоматически рассчитывают средние остатки, оборачиваемость, точки заказа. Однако данные все еще вводятся вручную после каждой операции, остается риск опечаток, удаления формул или несвоевременного обновления. Интеграции с другими системами нет, поэтому оперативный контроль затруднен.
Программные решения для складского учета
Полноценные платформы обеспечивают мгновенное обновление остатков, особенно при интеграции с онлайн-кассой. Каждая продажа автоматически списывается, система в фоновом режиме рассчитывает ключевые метрики и при достижении порогов сама отправляет уведомления о необходимости заказа. Ручной труд сводится к минимуму, а персонал освобождается для задач более высокого уровня.
Преимущества автоматизации учета
Переход на специализированный софт имеет несколько важных преимуществ:
• Синхронизация с торговой техникой: интеграция с онлайн-кассами позволяет моментально обновлять остатки после каждой продажи, устраняя задержки и возможные ошибки ручного ввода.
• Автоматический контроль порогов. Задав неснижаемый уровень для отдельных позиций, вы получаете уведомления (email, push-сообщения) вовремя для оформления заказа. Настройка займет пару минут.
• Централизованный документооборот. Приемка, отгрузки, внутренние перемещения, инвентаризации создаются в системе по готовым шаблонам. Бумажная рутина уходит в прошлое, а недочеты и опечатки при создании документов сводятся к нулю.
• Контроль сроков годности. Система автоматически отслеживает даты окончания срока годности.
• Понятность и прозрачность. Руководитель получает доступ к актуальной информации по остаткам, перемещениям продукции и истории операций из любого места.
Настройка оптимальных уровней запасов
Грамотное задание минимального и максимального порогов позволяет держать остатки в безопасных границах.
Неснижаемый остаток — минимальный объем товара, ниже которого нельзя опускаться, чтобы избежать дефицита.
Максимальный запас — верхний лимит, превышение которого влечет за собой лишние расходы на хранение, замораживание оборотных средств и риск потерь от устаревания.
При расчете размера заказа пользуются формулой:
Заказ = Неснижаемый остаток – Текущий остаток + Прогноз потребности
Где прогноз потребности строится на среднем объеме продаж за время от заказа до его поставки. Специализированные системы хранят всю историю продаж, текущие остатки и заданные вами показатели «минимум/максимум», после чего автоматически предлагают оптимальный объем заказа с учетом сезонных колебаний.
Эффекты внедрения систем складского учета
Переход на программный учет генерирует сразу несколько ощутимых результатов:
• Централизованное хранилище данных. Данные о наименованиях, артикулах, штрихкодах, ценах и поставщиках доступна в одном окне и обновляется онлайн.
• Ускорение операций. Приемка через сканеры штрих- и QR-кодов, автоматическое списание при продажах, всплывающие акты инвентаризации позволяют экономить рабочее время и исключают ошибки.
• Полная история транзакций. Каждый приход, расход, перемещение или корректировка сохраняются и доступны для анализа, что помогает выявлять узкие места и оптимизировать работу.
• Сокращение потерь. Контроль сроков годности и автоматические предупреждения минимизируют объем испорченной продукции.
В результате затраты на складское обслуживание снижаются, оборачиваемость улучшается, а управление запасами из рутинной работы превращается в инструмент стратегического роста.