Почта в Outlook часто превращается в бесконечный забег: письма сыплются нескончаемо, и разобраться с ними почти невозможно. Но мало кто знает, что за привычной оболочкой Outlook скрывается целый набор незаметных полезных инструментов. Как только я их открыл и начал использовать — сортировка, ответы и организация писем стали в разы проще.
Автоматизируйте рутину с помощью быстрых действий
Много времени уходит на повторяющиеся операции: по несколько раз перемещаю, помечаю и раскладываю одни и те же письма. Outlook позволяет избавить себя от этой рутины благодаря функции «Быстрые действия» — теперь любые частые действия я делаю одним кликом, а целые сценарии объединяю в одну кнопку. Усталость от работы с почтой исчезла буквально на глазах.
Чтобы всё настроить, захожу на вкладку «Главная», нажимаю на маленькую стрелку в группе «Быстрые действия» внизу справа. Затем — «Создать», выбираю нужные действия или придумываю собственный сценарий во вкладке «Пользовательское». После сохранения — пользуюсь: десятки движений теперь заменяет одно нажатие.
Все важные письма — в одном месте с «Папками поиска»
Иногда нужно срочно найти письма по определённому условию и не хочется вручную пробегаться по разным папкам. Например, непрочитанные сообщения обычно разбросаны по всей почте, и собрать их в кучу вручную — та ещё морока. «Папки поиска» экономят кучу времени: я просто создаю нужную папку — и все важные письма сразу у меня перед глазами, структура отсекать не нужно.
После создания такой папки вижу все непрочитанные письма одним списком: как только прочёл — исчезают из папки поиска и остаются отмеченными в своём месте. Для тонкой настройки ввожу параметры поиска в строке сверху и сразу убеждаюсь, что показано ровно то, что нужно.
Дальше захожу в «Папка» > «Создать папку поиска», выбираю «Пользовательская папка поиска» и «Выбрать». Придумываю имя, нажимаю «Критерии» и выставляю свои условия. Результат — все важные письма теперь на расстоянии одного клика.
Наведите порядок в почтовом хаосе — цветовые метки как спасение
Не все письма одинаково важны: какие-то требуют немедленного ответа, другие — просто рассылки. Когда всё это лежит вперемешку, найти нужное письмо сложно. Я стал использовать цветовые метки: теперь письма, например, от начальства, сразу бросаются в глаза.
Outlook сам подсвечивает письма по моим условиям. Для этого захожу в «Вид», жму на шестерёнку «Настройки вида» и выбираю «Условное форматирование».
Далее жму «Добавить», ввожу название, задаю «Условие» и настраиваю фильтр. Затем выбираю шрифт и цвет для писем, которые попадают под правило.
Шаблоны и отложенная отправка — чтобы письма всегда приходили вовремя
Постоянно копировать и вставлять одинаковые ответы — напрасная трата времени. Я делаю шаблоны для стандартных писем — подтверждения, отчёты, напоминания — и добавляю их в сообщение одним щелчком.
Создать шаблон просто: пишу письмо, выбираю Файл > Сохранить как, выбираю тип «Шаблон Outlook», даю название — и всё готово.
Если нужно, чтобы письмо отправилось строго в нужное время и не переживать, забуду ли я — на помощь приходит «Отложенная отправка». Пишу ответ, нажимаю стрелочку рядом с «Метки», отмечаю «Не доставлять до», выбираю дату и время — и письмо отправится само в нужный момент.
Письмо дождётся своего часа в «Черновиках» и уйдёт точно в срок — даже если вы забудете о нём совсем.
Забудьте о мышке: ускорьтесь с горячими клавишами Outlook
Я часто ловил себя на мысли: зачем тянусь к мышке, если всё можно сделать быстрее? Outlook поддерживает целую армию горячих сочетаний, которые реально ускоряют работу! Ответить, создать новое письмо, отметить флагом или найти нужное — теперь хватает пары клавиш.
Примеры: Ctrl R — ответ на письмо, Ctrl Shift M — создать новое, Ctrl Shift K — поставить флажок, Ctrl E — сразу переключиться на поиск. Выучил ещё несколько комбинаций — теперь могу рассортировать почту за минуты и уже не отвлекаюсь на лишние щелчки.
Мгновенный поиск: находите нужные письма за секунды
Даже если у вас идеальный порядок, найти конкретное письмо бывает сложно. Тут выручает «умный» поиск Outlook: если ввести что-то слишком общее — результата будет море, и найти нужное затеряется. Гораздо удобнее использовать точные поисковые команды.
Подпишитесь на рассылку — делюсь своими приёмами оптимизации Outlook
Например, введите from:abc@outlook.com или to:abc@outlook.com — покажутся все письма от или для нужного адреса. hasattachments: — ищет только письма с вложениями, received:this month — только полученные за этот месяц, subject:meeting — все с упоминанием встреч.
Эти запросы можно комбинировать логическими операторами (например, “AND”). Советую попробовать разные варианты и сохранить те, что используете чаще всего — тогда нужное письмо найдёте буквально за несколько секунд.
Игнорировать скрытые возможности Outlook — значит сознательно усложнять себе жизнь. Если почта уже достала — обязательно попробуйте эти приёмы. Я убедился на практике: работа стала проще и почтовый хаос сошёл на нет.
Если вам понравилась эта статья, подпишитесь, чтобы не пропустить еще много полезных статей!
Премиум подписка - это доступ к эксклюзивным материалам, чтение канала без рекламы, возможность предлагать темы для статей и даже заказывать индивидуальные обзоры/исследования по своим запросам!Подробнее о том, какие преимущества вы получите с премиум подпиской, можно узнать здесь
Также подписывайтесь на нас в:
- Telegram: https://t.me/gergenshin
- Youtube: https://www.youtube.com/@gergenshin
- Яндекс Дзен: https://dzen.ru/gergen
- Официальный сайт: https://www-genshin.ru