Аннотация: В статье рассмотрен пошаговый алгоритм использования встроенного механизма обезличивания (анонимизации) персональных данных в конфигурациях 1С:ЗУП 3, ERP 2 и аналогичных. Инструмент позволяет легитимно уничтожить ПДн после истечения срока хранения, сохранив всю финансовую и налоговую аналитику, что критически важно для выполнения требований ФЗ-152 «О персональных данных» и Приказа Роскомнадзора № 179.
Зачем это нужно? Правовой контекст и бизнес-логика
Согласно закону, оператор ПДн обязан уничтожить или обезличить данные по истечении срока их хранения (часто 5 лет после увольнения сотрудника). Простое удаление записей в 1С недопустимо — оно приведет к потере исторических данных о начислениях, налогах и отчетности, что нарушит требования фискального законодательства.
Встроенный механизм в 1С решает эту дилемму:
- Выполняет закон: ПДн (ФИО, телефоны, адреса, паспортные данные) удаляются или заменяются на неидентифицирующие коды.
- Сохраняет аналитику: Все суммы начислений, удержаний, страховые взносы, данные для отчетов в ФНС, ПФР и ФСС остаются неизменными и привязанными к обезличенной записи.
- Автоматизирует процесс: Позволяет массово обрабатывать данные с формированием юридически значимого акта об уничтожении.
Пошаговая инструкция по настройке и выполнению
Шаг 1: Активация механизма и настройка политики хранения
- Перейдите в раздел «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» → «Защита персональных данных».
- Установите флажок «Уничтожать персональные данные».
- Задайте срок хранения персональных данных в системе (по умолчанию — 5 лет). Именно по истечении этого срока после увольнения данные можно будет обезличить.
Шаг 2: Формирование списка и создание акта
- Перейдите в раздел «Сервис» → «Уничтожение персональных данных».
- Система автоматически сформирует список сотрудников, уволенных ранее указанной граничной даты. Выберите из списка необходимые записи.
- Нажмите «Создать акты». Для каждого объекта (Физическое лицо, Сотрудник) будет создан отдельный акт.
Шаг 3: Заполнение и проведение акта уничтожения
- Откройте созданный акт. В нем необходимо указать:
Причину: «Окончание срока хранения».
Способ уничтожения: «Стирание с машинных носителей».
Ответственное лицо (например, администратор БД). - Проведите и сохраните акт. В этот момент происходит физическое обезличивание: ФИО заменяется на уникальный код (например, ID-9b5cba10-2f3b-11ef-a5e6-0050569a2cd7), а поля с контактной и персональной информацией очищаются.
Важно: Акт является подтверждающим документом для проверяющих органов.
Специфика применения в разных релизах и важные ограничения
- Поддерживаемые конфигурации: Функция полностью встроена в актуальные версии 1С:ЗУП 3.1.23+ и 1С:ERP 2.5.12+. После обезличивания данные скрываются во всех формах, отчетах и справочниках.
- Для устаревших версий потребуется использование внешних обработок (.epf).
- Обрабатываемые объекты: Механизм работает для физических лиц, сотрудников и кандидатов.
- Требования к правам: Для выполнения операций необходимы права «Администратор» или эквивалентные.
- Главная рекомендация: Всегда тестируйте процедуру на полной копии базы данных (образе копии), прежде чем выполнять в рабочей системе.
Дополнительные инструменты и примеры
Пример запроса для анализа данных перед обезличиванием
Для предварительного анализа и формирования списка физлиц, готовых к анонимизации (не имеющих активных ссылок в справочнике «Сотрудники»), можно использовать следующий запрос в консоли или внешней обработке:
bsl
ВЫБРАТЬ
Физ.Ссылка КАК ФизическоеЛицо,
Физ.Наименование КАК ФИО,
Физ.ДатаУвольнения
ИЗ
Справочник.ФизическиеЛицы КАК Физ
ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ Справочник.Сотрудники КАК Сотр
ПО Физ.Ссылка = Сотр.ФизическоеЛицо
ГДЕ
Сотр.Ссылка ЕСТЬ NULL // Нет активной записи сотрудника
И Физ.ДатаУвольнения < &ДатаГраница // Уволены ранее граничной даты
Последующий программный цикл по результатам выборки может заменить Физ.Наименование на сгенерированный код.
Использование внешних обработок (EPF)
Для релизов, где функция не встроена, существуют готовые внешние обработки.
- Скачайте и откройте файл .epf через «Файл» → «Открыть» в толстом клиенте (для интерфейса Taxi может потребоваться запуск с параметром /RunModeOrdinaryApplication).
- В открывшейся форме выберите объекты для обработки (справочники ФизическиеЛицы, Сотрудники).
- Выберите алгоритм обезличивания (замена на случайные символы, уникальный ID и т.д.).
- Обязательно выполните тестовый запуск на копии базы.
Заключение: Встроенный механизм обезличивания в 1С — это эффективный и легальный способ приведения базы данных в соответствие с требованиями законодательства о ПДн без ущерба для целостности финансового и управленческого учета. Правильная его настройка и применение минимизируют риски для компании при проверках и обеспечивают ответственное обращение с данными.