Звонок от неизвестного номера: «К вам едет инспектор Роспотребнадзора с проверкой».
Паника, суета, желание спрятать «неудобные» бумаги — самые частые и самые ошибочные реакции. Проверка — это не катастрофа, а процедура. И от ваших действий в первые 24 часа зависит 90% ее исхода. Этот алгоритм — ваша шпаргалка на экстренный случай. Его основа — не импровизация, а наличие готовых и грамотных документов для Роспотребнадзора.
п.с. Звонок может быть заменен на скан уведомления о проверке, с основаниями, плановая, внеплановая, случайно вас заметили и решили проверить.
ЧАС 0-1: Получение информации и мобилизация.
- Уточните детали. Кто инспектор (ФИО, должность)? Основание проверки (плановая, внеплановая по жалобе)? Какие документы и объекты будут проверяться? Вы имеете право попросить предъявить распоряжение (приказ) о проведении проверки — это первый и главный документ. Сфотографируйте его.
- Соберите «кризисную группу». Немедленно созвонитесь с юристом (если есть), ответственным за качество/безопасность и руководителем. Задача группы — координация, а не паника.
- Оповестите персонал. Спокойно объявите: «Идет проверка. Работаем в штатном режиме. На вопросы инспектора отвечает только [ФИО ответственного]». Это предотвратит неловкие ситуации.
ЧАС 1-3: Подготовка «документационного фронта».
Пока инспектор едет, у вас есть драгоценное время. Ответственный сотрудник должен выложить на стол в отдельном кабинете (не на проходной!) полный комплект документов для Роспотребнадзора, разложенный по папкам:
- Папка 1. Учредительные и разрешительные документы: Свидетельства ОГРН, ИНН, договор аренды, СЭЗ (санитарно-эпидемиологическое заключение), выписка из ЕГРЮЛ.
- Папка 2. Организационные приказы: Приказ о назначении ответственного за соблюдение санправил, приказ о проведении производственного контроля, приказ о создании бракеражной комиссии.
- Папка 3. Журналы (обязательно за последние 1-3 месяца): Журналы уборок, бракеража, контроля температур холодильников, учета дезинфекции, здоровья персонала. Они должны быть заполнены до сегодняшнего дня!
- Папка 4. Договоры с подрядчиками: Договоры для Роспотребнадзора на дезинфекцию, дератизацию, вывоз ТКО и медицинских отходов (если есть), стирку белья, лабораторный контроль. Плюс акты выполненных работ по ним.
- Папка 5. Инструкции для персонала: По уборке, дезинфекции, мытью посуды, правилам личной гигиены. Все с листами ознакомления и подписями сотрудников.
- Папка 6. Жалобы и претензии (если есть): Книга отзывов и предложений с вашими ответами.
ЧАС 3-6: Взаимодействие с инспектором.
- Встречайте профессионально. Назначьте одного сопровождающего (из «кризисной группы»). Он ведет инспектора, отвечает на вопросы, фиксирует замечания в свой блокнот.
- Фиксируйте всё. Заранее приготовьте диктофон (предупредите о записи) или второй сотрудника, который будет вести протокол посещения. Записывайте вопросы и ответы.
- Не давайте лишней информации. Отвечайте строго на поставленный вопрос. Если вопрос неясен — уточните. Если не знаете ответа — так и скажите: «Я уточню этот вопрос и предоставлю информацию позже в письменном виде».
- При осмотре помещений следите, чтобы инспектор не нарушал ваши техпроцессы (например, не заходил без халата в производственный цех). Вежливо напомните о правилах.
- Не поддавайтесь на провокации. Сохраняйте спокойный, деловой тон, даже если тон инспектора повышенный.
ЧАС 6-24: После ухода инспектора.
- Проведите разбор. Соберите «кризисную группу» и восстановите ход проверки по записям. Какие замечания были озвучены устно?
- Подготовьте письменные объяснения. Если инспектор потребовал предоставить какие-то дополнительные документы для Роспотребнадзора или письменные пояснения, подготовьте их в отведенный срок (обычно 10 дней). Каждое пояснение подкрепляйте ссылками на документы из ваших папок.
- Начните работу над устранением. Если были выявлены реальные недочеты (незаполнен журнал, нет мыла в диспенсере), устраните их немедленно и задокументируйте это (заполните журнал, купите мыло, сделайте фото). Это будет доказательством доброй воли, если дело дойдет до штрафа.
- Проконсультируйтесь с юристом по итогам. Особенно если проверка была внеплановая и вы считаете ее необоснованной. Оспорить действия можно в течение 15 дней.
Что НИКОГДА нельзя делать:
- Подкупать инспектора. Это уголовное преступление.
- Грубить или угрожать. Это гарантировано усугубит ситуацию.
- Скрывать или уничтожать документы. Это приведет к максимальным штрафам.
- Заполнять журналы «задним числом» в присутствии инспектора. Это прямой путь к протоколу о подлоге.
Заключение:
Внезапная проверка — это тест на зрелость вашего бизнеса. Наличие систематизированных, актуальных документов для Роспотребнадзора и четкого алгоритма действий превращает этот стресс-тест в рутинную процедуру. Помните: инспектор пришел не «закрыть» вас, а проверить соблюдение норм. Ваша задача — профессионально и спокойно продемонстрировать, что все нормы соблюдаются, а каждый процесс подтвержден договорами, журналами и инструкциями. Готовьтесь не тогда, когда звонят «с дороги», а сегодня. Положите эту инструкцию в свою «кризисную папку» и начните формировать те самые 6 папок. Завтра может быть уже поздно.
Друзья, вы всегда можете задать уточняющие вопросы по теме, мы с радостью проконсультируем и поможем разобраться. Контакты вы можете найти на сайте Санмосдез, или написав нам в Телеграм.
Телеграмм канал с инсайдерской уникальной информацией.
Кейсы, поправки в законах, Лайфхаки, шаблоны и памятки к документам, живой чат с экспертами для подписчиков. Подписывайтесь.