Эра цифрового контроля уже наступила. Роспотребнадзор активно внедряет технологии, что кардинально меняет правила игры для бизнеса. Если раньше инспектор приходил с папкой и проверял бумажные журналы, то теперь всё чаще запрашивает электронные данные. Готовы ли вы к проверке в новых реалиях? В этой статье разберем ключевые цифровые тренды и расскажем, как адаптировать ваши документы для Роспотребнадзора к требованиям цифровой эпохи.
Электронные больничные и журналы здоровья.
С 2023 года все больничные листы оформляются только в электронном виде (ЭЛН). Для работодателей это означает обязанность корректно их принимать и хранить. Но главное для Роспотребнадзора — журналы здоровья сотрудников, особенно в сферах общепита, торговли продуктами, образования. Цифровизация здесь неизбежна: уже сейчас востребованы электронные системы учета периодических медосмотров и ежедневных «фильтров» (осмотров на признаки заболеваний). Риск: отсутствие цифрового следа или несинхронизированные данные между вашими внутренними записями и государственными системами (ФСС, ЕГИСЗ) могут трактоваться как сокрытие информации. Решение: внедряйте внутренний цифровой реестр (даже в виде простой защищенной таблицы), который дублирует ключевые данные и привязан к датам ЭЛН.
Маркировка товаров: Честный ЗНАК и не только.
Система маркировки «Честный ЗНАК» — это не только инструмент борьбы с контрафактом, но и мощный источник данных для контролирующих органов. Роспотребнадзор, проверяя магазин, может запросить не только бумажные накладные, но и данные об обороте маркированных товаров (обувь, одежда, молочная продукция, вода и т.д.) в системе. Несоответствие фактического наличия, данных в вашем учете и в системе ЕГАИС/Честный ЗНАК — прямое основание для штрафа. Ваши документы (приказы, инструкции для сотрудников по работе с маркированными товарами) должны регламентировать процедуры сканирования, приема и списания. Без этого — хаос и штрафы.
Цифровые журналы уборок, бракеража, контроля температур.
Бумажные журналы, заполняемые «задним числом», теряют доверие. Тренд — на системы с цифровой фиксацией (фото, QR-коды, электронные подписи, данные с датчиков). Например, цифровой журнал уборок с геометками и timestamp (временной меткой) — неопровержимое доказательство для инспектора. Что важно: такие электронные журналы должны быть юридически значимыми. Это достигается за счет использования усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) ответственного лица или выбором облачного сервиса, соответствующего 152-ФЗ «О персональных данных». Простая таблица в Google Docs без регламента доступа и подписи — слабое доказательство.
Дистанционные проверки (ВКС) и электронный документооборот.
Пандемия ускорила переход на дистанционный формат. Теперь запрос документов часто происходит через портал «Госуслуги для бизнеса» или по защищенным каналам связи. Готовность означает:
- Наличие всех документов для Роспотребнадзора в актуальных редакциях в электронном виде (сканы с подписями и печатями).
- Назначенного ответственного сотрудника, который оперативно реагирует на такие запросы.
- Понимание, какие документы можно передавать, а какие содержат коммерческую тайну (и как это юридически оформлять).
Заключение: Цифровизация Роспотребнадзора — это не будущее, а настоящее. Бизнес, который продолжает работать исключительно с бумагой, рискует не только получить штраф за отсутствие данных, но и прослыть «отстающим» в глазах контролеров. Ключ к успешной цифровой проверке — проактивная подготовка. Это значит не ждать требований, а уже сейчас:
- Провести аудит всех процессов, попадающих под контроль.
- Разработать внутренние регламенты по работе с цифровыми системами (маркировка, ЭЛН, электронные журналы).
- Назначить ответственных за цифровое взаимодействие с госорганами.
Инвестиции в грамотную цифровую инфраструктуру документооборота сегодня — это надежная страховка от проблем на завтрашней проверке.
Друзья, вы всегда можете задать уточняющие вопросы по теме, мы с радостью проконсультируем и поможем разобраться. Контакты вы можете найти на сайте Санмосдез, или написав нам в Телеграм.
Телеграмм канал с инсайдерской уникальной информацией
Кейсы, поправки в законах, Лайфхаки, шаблоны и памятки к документам, живой чат с экспертами для подписчиков. Подписывайтесь.