Главный бухгалтер, бухгалтеры и экономисты часто сталкиваются с непониманием со стороны коллег из смежных отделов. "Бухгалтеры слишком строгие, медленные, вечно пугают штрафами!" — претензии звучат регулярно. Но за конфликтом с главным бухгалтером часто скрывается фундаментальная разница в подходах: сотрудники отделов продаж или закупок ориентированы на оперативность бизнеса, а бухгалтеры — на соблюдение закона.
Давайте разберемся: где проходит грань между человеческим фактором и объективными, законодательно обусловленными ограничениями? Почему бухгалтер в интересах компании не может пойти навстречу коллегам, даже если очень хочет?
🤦♂️ Бухгалтер действует строго по закону: какое законодательство – таковы и требования бухгалтера
Бухгалтер работает на основании:
- Налогового кодекса РФ (НК РФ);
- Федерального закона "О бухгалтерском учете" № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.;
- Гражданского кодекса РФ;
- иных законов, поставленный и тп. нормативно-правовых актов.
Эти документы формируют право-применительную практику, где каждая хозяйственная операция должна быть документально подтверждена. С точки зрения НК РФ (ст. 252) расходы должны быть экономически оправданы и документально подтверждены.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Практический пример. Отдел закупок заключает договор с ИП на услуги. Менеджер, желая быстрее закрыть задачу, берет с ИП только счет на оплату. Бухгалтер отказывается проводить платеж, требуя акт на оказанные услуги. Коллега в ярости: «Что ты цепляешься, это распоряжение гендиректора!» Счет — не первичный документ, он не подтверждает факт оказания услуги. Проведя оплату только на основании счета, бухгалтер создает риск непризнания расходов при налоговой проверке, что приведет к доначислению налога, пени и штрафу. Ситуация решается просто – менеджер должен запросить у ИП акт оказанных услуг, подписать приемку услуг у гендиректора и предоставить акт бухгалтеру.
Практический пример. Под обоснованными расходами в трактовке НК РФ понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Экономист выявил значительный рост трудозатрат на продукцию для заказчика ООО «Сигма». Рост трудозатрат в сумме 500 часов/200 тыс.руб. только прямой заработной платы (без учета косвенных расходов) связан с доработками под индивидуальные требования заказчика. Заказчик доработки согласовал и обязался по договору оплатить. Чтобы исключить риски, технолог и главный конструктор должны:
- дополнительные трудозатраты включить в технологическую карту изготовления изделия;
- так как изделия типовые, предусмотреть вариативность изделий в соответствии с требованиями конструкторско-технологической документации.
Риски:
- налоговые НК РФ (ст. 252);
- если заказчик компании и сама компания попадает в цепочку кооперации по госооборонзаказу, дополнительную трудоемкость и связанные с ней затраты могут признать экономически не обоснованными и не оплатить.
Решение за руководством, но требования экономиста о надлежащем оформлении технологических карт важно учитывать.
📝 Профстандарт бухгалтера: учет готовых документов, а не их создание
Согласно профстандарту "Бухгалтер" его основные трудовые функции:
Ведение бухгалтерского учета:
- Принятие к учету первичных учетных документов о фактах хозяйственной жизни экономического субъекта
- Денежное измерение объектов бухгалтерского учета и текущая группировка фактов хозяйственной жизни
- Итоговое обобщение фактов хозяйственной жизни
Составление и представление бухгалтерской (финансовой) отчетности:
- Составление бухгалтерской (финансовой) отчетности
- Внутренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности
- Ведение налогового учета, составление налоговых расчетов и деклараций, налоговое планирование
- Проведение финансового анализа, бюджетирование и управление денежными потоками
Бухгалтер принимает к учету оформленные первичные документы и составляет отчетность (раздел 3, трудовые функции 3.1–3.3). Закон о бухучете (п. 1 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ) предполагает, что первичку готовят те, кто осуществляет операцию: «Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.»
Практический пример: кладовщик склада подписывает «Накладную о передачи запасов в производство» в графе «Сдал», а начальник цеха в графе «Принял». Соответственно после принятия материальных ценностей, ответственность за их сохранность (переработку, списание и тд.) несет начальник цеха. Бухгалтер проводит накладную в учете при наличии подписей в графах Сдал и Принял.
⚠ Ограничения бухгалтера: нельзя превышать полномочия
На любом участке учета бухгалтер ограничен законом. Выполнить «простую просьбу» коллеги: «ну сделай это как-нибудь в обход» — значит рисковать уголовной ответственностью по ст. 201 УК РФ (злоупотребление полномочиями) или ст. 292 (служебный подлог).
Бухгалтер или экономист не имеет права:
- Подписать документ за другого сотрудника (это подлог).
- Внести исправления в первичный документ от другой организации без их согласования, например, исправить дату. При встречной проверке это легко обнаружить.
- Принять к учету документ, оформленный с грубыми нарушениями (отсутствуют подписи, печати, даты, иные реквизиты).
- Скрыть операцию или отразить ее в учете методом, противоречащим законодательству.
Практический пример: Менеджер просит "подправить" дату реализации мебели в 1С с 30 декабря на 5 января, чтобы "уложиться в план". Бухгалтер отказывает — по учетной политике дата реализации фиксируется моментом передачи прав - актом приема-передачи. Изменение даты в уже подписанном документе приведет к доначислениям НДС и пени при проверке ФНС.
Практический пример: Директор департамента приносит договор с авансом 100% и просит: «Давай сразу спишем всю сумму на расходы, чтобы красивая прибыль была в этом квартале». Бухгалтер отказывает, так как согласно НК РФ (метод начисления) расход признается по мере выполнения работ (принятия товара). Если бухгалтер согласится, это будет:
1. Нарушение НК РФ → налоговые риски для компании.
2. Искажение бухгалтерской отчетности (ст. 15.11 КоАП РФ) → штраф для должностного лица (бухгалтера) до 20 000 руб., а при грубом нарушении — дисквалификация.
3. Персональная финансовая ответственность. В случае доначисления налогов, суд может взыскать сумму ущерба с бухгалтера, доказав его вину.
✒ Под грубым нарушением понимаются:
- занижение сумм налогов и сборов не менее чем на 10% вследствие искажения данных бухучёта;
- искажение любого показателя бухгалтерской (финансовой) отчётности, выраженного в денежном измерении, не менее чем на 10%
- регистрация в регистрах бухгалтерского учёта мнимого объекта (в том числе неосуществлённых расходов, несуществующих обязательств, не имевших места фактов хозяйственной жизни) или притворного объекта;
- ведение счетов бухучёта вне применяемых регистров бухучёта;
- составление бухгалтерской (финансовой) отчётности не на основе данных, содержащихся в регистрах бухучёта.
📌🕙 Сроки и штрафы: кто платит — бухгалтер или директор?
Бухгалтер требуется предоставить «первичку» в сжатые сроки? Коллегам-смежникам и руководству, при конфликте с бухгалтерией, важно учитывать, что даже опытному бухгалтеру требуется время на:
- Прием первичных учетных документов;
- Проверку "первички" в отношении формы, полноты оформления, реквизитов;
- Систематизацию первичных учетных документов текущего отчетного периода в соответствии с учетной политикой;
- Составление на основе "первички" сводных учетных документов.
И только после этих действий бухгалтер непосредственно формирует бухгалтерскую, налоговую и статистическую отчетность.
Бухгалтер не может нарушать сроки сдачи отчетности: действуют штрафы даже за несвоевременную сдачу статотчетности. Если респондент не представил отчетность или сдал ее позже установленного срока, к нему применяют санкции по ст. 13.19 КоАП. Для юридического лица штраф за первое нарушение составит 20–70 тыс. рублей, должностного лица или предпринимателя – 10–20 тыс. рублей. За повторное нарушение штрафы выше: для организации от 100 до 150 тыс. рублей, для руководителя или ИП – от 30 до 50 тыс. рублей.
Бухгалтер настаивает на сроках чтобы защитить компанию от штрафов.
✔ Заключение: От конфликта с бухгалтерией к сотрудничеству
Ненавидеть друг друга и конфликтовать — тупиковый путь. Выход — в понимании законодательства и налаживании процессов.
✅Рекомендации для бухгалтеров и финспециалистов:
- Говорите на языке последствий. Вместо «нельзя» говорите: «Если мы это сделаем, налоговая не примет расходы, и компания заплатит штраф в 100 000 рублей».
- Создавайте шпаргалки. Разработайте для отдела продаж памятку «Какие документы нужны для оплаты по договору», для сотрудников — «Как оформить командировку» и тд.
- Инициируйте процесс. Не ждите, когда принесут «кривой» документ. Проведите обучающий семинар для коллег, внесите правки в документ заранее, например в Акт списания запчастей на ремонт, до его визирования.
✅Рекомендации для руководителей и смежных отделов:
- Примите правила игры. Финансово-учетный блок — это не служба препятствий, а система защиты компании от рисков, штрафов, а руководства – еще и от уголовной ответственности.
- Подключайте бухгалтерию на ранних этапах. При обсуждении нового проекта, схемы работы с контрагентом — запросите мнение главного бухгалтера о документальном и налоговом оформлении.
- Четко распределяйте зоны ответственности. Утвердите регламент, где черным по белому будет написано, кто и какой документ создает. Например, УПД от поставщиков в бухгалтерию предоставляют специалисты по закупкам, а накладные на внутренне перемещение запасов печатает бухгалтер склада, рабочее место которого в складе, а визируют материально-ответственные лица в момент приема-передачи.
Вывод: Финслужба и бухгалтерия — не препятствие к развитию бизнеса. Это навигаторы в мире финансового права, которые помогают компании достигать целей безопасным и законным путем. Понимание этого — первый шаг к превращению «ненависти» в уважение и эффективное взаимодействие.
---
Материал подготовлен с использованием актуальной правовой базы и профессионального стандарта «Бухгалтер». Конкретные решения принимайте с учетом особенностей вашей компании и после консультации с юристом.
#профстандартбухгалтер #ответственностьзапервичные документы #обязанностибухгалтера #конфликтсбухгалтерией #новостибухгалтера