В сети представлено множество материалов, посвященных организации служебных поездок. Часто в них перечисляются различные бумаги для фиксации таких поездок, однако сейчас часть из них утратила обязательный статус. В данном обзоре рассмотрим актуальный перечень необходимых при командировании документов.
Обязательные бумаги для служебной поездки
Основой для любой командировки служит распорядительный документ — Приказ о направлении. Он оформляется в обязательном порядке, используя либо типовой бланк Т-9а, либо внутренний образец компании. В содержании указывают полное имя и позицию работника, место назначения и сроки поездки.
Еще одним необходимым элементом является авансовый отчет. Этот документ формируют по завершении деловой поездки для отражения расходов, понесенных сотрудником при выполнении рабочих задач за счет организации.
В отчете фиксируют наименование предприятия, регистрационный номер, дату оформления, структурное подразделение и должность командированного. Также отмечают назначение документа (командировка), размер выданного аванса и фактические затраты.
К отчетной форме прикрепляются подтверждающие чеки и билеты на транспорт, проживание и другие целевые расходы.
Факультативные документы по завершении поездки
Ранее к обязательным бумагам относилось служебное поручение (форма Т-10а). Сейчас его оформление носит рекомендательный характер, но отдельные компании продолжают его использовать для внутреннего учета. Важной частью этого документа остается отчетная часть, которая заполняется работником после возвращения.
Командировочное удостоверение с 2015 года исключено из перечня обязательных документов. Тем не менее организация вправе его оформлять. При наличии такого удостоверения сотрудник отмечает в нем даты прибытия в каждом пункте, а принимающая сторона заверяет эти записи подписью и печатью (при наличии).